# Worki

:::info Zusatzleistung
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie in Ihrem Workist-Vertrag enthalten ist (**Worki**). Ihre Ansprechperson bei Workist schaltet sie für Sie frei.
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Worki ist der KI-Assistent in der Workbench. Sie schreiben eine Frage oder Aufgabe in normaler Sprache. Worki sucht die passenden Daten, antwortet und erledigt Aufgaben wie das Anlegen einer Bestellung oder das Erstellen einer Excel-Datei.

Worki greift dabei nur auf die Kanäle Ihrer Teams zu, mit deren Dokumenten und Stammdaten. Für **Admins** sind das alle Kanäle des Unternehmens.

## Wer Worki nutzen kann

Ein Benutzer kann Worki nutzen, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Worki ist in Ihrem Vertrag enthalten.
2. Der Benutzer hat die Rolle **Chat user** oder **Admin**. Die Rollen **Member**, **Manager** und **IT** enthalten Worki nicht. Vergeben Sie bei Bedarf zusätzlich **Chat user**, siehe [Benutzer, Rollen & Teams](/docs/administration/users-and-roles.md).
3. Ein Admin hat Worki für das Unternehmen nicht ausgeschaltet, siehe [Worki für das Unternehmen ein- und ausschalten](#worki-ein-ausschalten).

Fehlt eine dieser Bedingungen, zeigt der Navigationseintrag **Worki** einen Hinweis statt des Chats. Hat ein Admin Worki ausgeschaltet, sagt der Hinweis das ausdrücklich; Ihre Gespräche bleiben erhalten.

Benutzer, die nur die Rolle **Chat user** haben, sehen in der Workbench ausschließlich Worki und ihre eigenen Einstellungen.

## Worki öffnen

Klicken Sie unten in der linken Navigation auf **Worki**. Links stehen Ihre Gespräche, in der Mitte das aktuelle Gespräch mit dem Eingabefeld.

Über das Plus-Symbol im Eingabefeld hängen Sie Dateien an und wählen vor der ersten Nachricht ein [Projekt](#projekte). In einem Gespräch mit Projekt schalten Sie dort auch einzelne Werkzeuge ab.

## Was Worki kann

Welche Werkzeuge Worki hat, hängt davon ab, was in Ihrem Konto eingerichtet ist.

| Bereich | Beispiele | Voraussetzung |
| --- | --- | --- |
| Dokumente in Workist | „Welche Bestellungen brauchen gerade meine Unterstützung?" · Ein Dokument mit seiner Vorgangsnummer vollständig lesen · Das Originaldokument anzeigen · Ein Dokument verwerfen oder in einen anderen Kanal verschieben | Kanäle Ihrer Teams |
| Belege anlegen | Bestellung, Preisanfrage, Auftragsbestätigung, Rechnung oder Lieferschein aus einer Nachricht, E-Mail oder Datei anlegen · Aus einer Datei mit mehreren Belegen je Beleg ein eigenes Dokument anlegen · Eine hochgeladene Datei, eine E-Mail aus Ihrem Posteingang oder das Original eines vorhandenen Dokuments unverändert als neues Dokument einreichen | Ein Kanal des Belegtyps, den Sie sehen. Sehen Sie mehrere, fragt Worki nach dem Kanal. |
| Auswertungen | Anzahl und Wert verarbeiteter Belege · Automatisierungsquote · Stärkste Kunden · Vergleich pro Monat · Gründe für Unterstützung · Diagramme | Abgeschlossene Dokumente in Ihren Kanälen |
| Stammdaten | Artikelnummer zu einer Beschreibung finden · Kunde und Kundennummer suchen · Offene Angebote · Offene Bestellungen | Stammdaten, die in Ihren Kanälen hinterlegt sind |
| E-Mail | Posteingang nach Absender oder Betreff durchsuchen · Antwort senden oder als Entwurf speichern · E-Mail als gelesen markieren | Ihre eigene, verbundene Persönliche [Smart Inbox](/docs/smart-inbox.md) |
| ERP-Livedaten | Preis, Verfügbarkeit, Liefertermin und Sendungsverfolgung · Mit microtech büro+ zusätzlich Belege lesen, anlegen, ändern und weiterführen sowie Kunden, Adressen und Ansprechpartner pflegen · Mit [Sage 100](/docs/data-exchange/connectors/sage-100.md#erp-funktionen-der-agenten) zusätzlich offene Angebote und Belege, Auftragsstatus, Belege lesen und anlegen, Angebote in Aufträge übernehmen und Kunden anlegen | Ein Projekt eines [Inbox-Agenten](/docs/agents/inbox-agents.md) mit ERP-Anbindung, siehe [Projekte](#projekte) |
| Dateien erstellen | Excel-Tabelle, Word-Dokument oder PDF, z. B. aus einer Auswertung | – |
| Gedächtnis | „Merke dir, dass ich hauptsächlich im Kanal Bestellungen Süd arbeite." Worki merkt sich bis zu 50 solcher Hinweise pro Benutzer. | – |

Belege, die Worki anlegt, durchlaufen die normale Verarbeitung des Kanals wie ein per E-Mail eingegangenes Dokument.

## Aktionen bestätigen

Bevor Worki etwas verändert, zeigt es eine Karte mit allen Angaben zur Aktion. Erst wenn Sie bestätigen, führt Worki sie aus. Das gilt für:

- Belege anlegen und Dateien als Dokument einreichen,
- Dokumente verwerfen oder in einen anderen Kanal verschieben,
- E-Mails senden oder als gelesen markieren (die Karte zeigt, ob die E-Mail sofort gesendet oder als Entwurf gespeichert wird),
- Änderungen direkt im ERP.

## Dateien anhängen

Ziehen Sie Dateien in das Eingabefeld oder hängen Sie sie über das Plus-Symbol an. Worki liest:

- PDF, CSV und E-Mails (.eml),
- Excel (.xlsx, .xls),
- Bilder (PNG, JPEG, GIF, WebP).

Eine Datei darf höchstens 5 MB groß sein.

## Beispiele

Die Beispielsammlung enthält fertige Fragen, sortiert nach Themen wie Fälle und Dokumente, Auswertungen, Dateien erstellen, Stammdaten, E-Mail und ERP-Livedaten. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Werte. Beispiele, die ein Postfach oder ein ERP brauchen, sind entsprechend gekennzeichnet.

## Gespräche verwalten

- **Suchen und anheften:** Die Gesprächsliste lässt sich durchsuchen. Angeheftete Gespräche stehen oben.
- **Nachricht ändern:** Bearbeiten Sie eine eigene Nachricht und senden Sie sie erneut. Worki antwortet ab dieser Stelle neu.
- **Feedback:** Bewerten Sie ein Gespräch als hilfreich oder nicht hilfreich.
- **Teilen:** Sie teilen ein ganzes Gespräch oder nur eine Frage mit Antwort. Empfänger sind Personen oder Teams aus Ihren eigenen Teams, die Worki nutzen dürfen. Sie erhalten eine Momentaufnahme zum Lesen; spätere Nachrichten sind nicht enthalten. Auf Wunsch geben Sie eine Notiz mit. Empfänger können die Momentaufnahme in einem eigenen Gespräch fortsetzen. Sie können die Freigabe jederzeit entziehen.

## Projekte

Ein Projekt bündelt Anweisungen und Wissen für Gespräche zu einem Thema, etwa „Vertriebsinnendienst". Jedes Gespräch, das Sie in einem Projekt führen, nutzt dessen Anweisungen und Wissensdateien. Ein Projekt erweitert nie den Datenzugriff: Jedes Mitglied sieht weiterhin nur die Dokumente und Auswertungen, die es auch ohne Projekt sehen darf.

Ein Projekt hat drei Bereiche:

| Bereich | Inhalt |
| --- | --- |
| Grundlagen | Name und Beschreibung. Die Beschreibung erscheint auf der Projektkarte und bei der Projektauswahl. |
| Wissen | Anweisungen an Worki, wie es in diesem Projekt antworten soll, sowie Wissensdateien, Webseiten und die SharePoint-Verbindung, siehe unten. |
| Freigabe | Nur ich, alle Mitglieder eines Teams oder bestimmte Personen. Zur Auswahl stehen nur Ihre eigenen Teams und deren Mitglieder (Admins: alle Teams). Das Standardteam des Unternehmens wird nicht angeboten. |

Wissen in einem Projekt:

- **Wissensdateien:** .c, .cpp, .cs, .css, .csv, .doc, .docx, .go, .html, .java, .js, .json, .md, .pdf, .php, .pptx, .py, .rb, .sh, .tex, .ts, .txt. Jedes Mitglied darf Dateien hinzufügen und seine eigenen wieder löschen.
- **Webseiten:** bis zu 10 Adressen, die mit `https://` beginnen, z. B. Produktkataloge oder Datenblätter auf Ihrer Website. Workist aktualisiert den Inhalt alle paar Stunden.
- **SharePoint-Verbindung:** Ordner und Dateien aus Microsoft SharePoint, z. B. Preislisten oder technische Dokumentation. Synchronisierte Dateien erscheinen in der Dateiliste. Die Verbindung im Projekt richten nur Benutzer ein, die zusätzlich Agenten oder Integrationen konfigurieren dürfen (**Manager**, **IT**, **Admin**); alle anderen sehen, was synchronisiert wird.

Name, Anweisungen und Freigabe ändert der Eigentümer des Projekts oder ein Admin. Ein gelöschtes Projekt entfernt auch seine Wissensdateien; Gespräche, die es genutzt haben, laufen ohne Projekt weiter.

Um ein Projekt zu nutzen, wählen Sie es vor der ersten Nachricht über das Plus-Symbol im Eingabefeld aus. Ein laufendes Gespräch lässt sich keinem anderen Projekt zuordnen.

### SharePoint verbinden

Die Verbindung zu SharePoint legt ein Benutzer mit der Rolle **IT** oder **Admin** einmal für das Unternehmen an:

1. Öffnen Sie **Einstellungen** › **Integrationen** › **Microsoft SharePoint**.
2. Klicken Sie auf **SharePoint verbinden**, vergeben Sie einen **Namen der Integration** und klicken Sie auf **Mit Microsoft verbinden**.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.

Danach wählen Sie im Projekt die **SharePoint-Verbindung**, die **Website**, die **Dokumentenbibliothek** und die Ordner oder Dateien, die Worki kennen soll.

### Projekte von Inbox-Agenten

Jeder [Inbox-Agent](/docs/agents/inbox-agents.md) hat ein eigenes Projekt. Es ist in Worki mit dem Namen des Agenten gekennzeichnet und lässt sich dort nur lesen; eingerichtet wird es beim Agenten. Führen Sie ein Gespräch in diesem Projekt, nutzt Worki zusätzlich die ERP-Anbindung des Agenten.

## Zeitpläne

Mit einem Zeitplan führt Worki eine Anfrage regelmäßig aus, z. B. jeden Montag eine Auswertung der Vorwoche.

1. Fahren Sie über eine eigene Nachricht und klicken Sie auf das Uhr-Symbol. Alternativ legen Sie in der Gesprächsliste im Bereich der geplanten Anfragen einen neuen Zeitplan an.
2. Vergeben Sie einen Namen und prüfen Sie den Text der Anfrage.
3. Wählen Sie die Häufigkeit: täglich zu einer Uhrzeit, wöchentlich an einem Wochentag, stündlich oder alle X Minuten (mindestens alle 5 Minuten). Uhrzeiten gelten in der Zeitzone Ihres Unternehmens.
4. Wählen Sie die Werkzeuge für diesen Zeitplan.

Das Ergebnis erscheint im Gespräch. Jeder Benutzer kann bis zu 10 aktive Zeitpläne haben.

:::warning Keine Rückfrage
Ein geplanter Lauf fragt nicht nach Bestätigung. Werkzeuge, die Sie für den Zeitplan auswählen, führt Worki direkt aus, auch solche, die im Chat eine Bestätigung verlangen, etwa das Senden einer E-Mail.
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Schlägt ein Lauf fehl, zeigt das Gespräch den Fehler; der Zeitplan bleibt aktiv. Ist Ihr Nutzungslimit erreicht oder Worki ausgeschaltet, entfällt der Lauf.

## Automationen

Eine Automation lässt einen [Inbox-Agenten](/docs/agents/inbox-agents.md) E-Mails bestimmter Absender bearbeiten, statt sie normal zu verarbeiten. Automationen anlegen können Worki-Benutzer, die zusätzlich Agenten konfigurieren dürfen (**Admin**, oder **Manager** mit zusätzlicher Rolle **Chat user**). Es muss mindestens ein aktiver Inbox-Agent existieren. Sie öffnen die Automationen über das Blitz-Symbol in der Gesprächsliste.

Pro Automation legen Sie fest:

| Einstellung | Bedeutung |
| --- | --- |
| Name | Frei wählbar. |
| Agent | Der Inbox-Agent, der die Anweisung ausführt (nur bei mehreren Agenten). |
| Auslöser | Eingehende E-Mail. |
| Kanal | Der Kanal, den die Automation überwacht. Zur Auswahl stehen die Kanäle, die Sie sehen. |
| Absender | Eine oder mehrere E-Mail-Adressen oder Domains. Eine genau passende Adresse hat Vorrang vor einer Domain. |
| Anweisung | Was der Agent mit der E-Mail tun soll. |
| Aktiv | Schalten Sie die Automation aus, um sie zu pausieren, ohne sie zu löschen. |

:::warning Die normale Verarbeitung entfällt
Trifft im überwachten Kanal eine E-Mail von einem der Absender ein, verarbeitet Workist sie nicht als Dokument. Workist verwirft das Dokument und übergibt die E-Mail dem Inbox-Agenten, der Ihre Anweisung ohne Rückfrage ausführt. Das Ergebnis steht im Verlauf des Inbox-Agenten.
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## Nutzungslimit

Jeder Benutzer hat ein monatliches Budget für Worki. Wie viel davon verbraucht ist, zeigt die Gesprächsliste in Prozent.

- Bei 100 % beantwortet Worki keine neuen Nachrichten mehr, und Ihre Zeitpläne laufen nicht. Ab dem ersten Tag des nächsten Monats steht Worki wieder zur Verfügung. Ihre Gespräche bleiben erhalten.
- Auch ein einzelnes Gespräch hat ein Limit. Ist es erreicht, beginnen Sie ein neues Gespräch.

## KI-Hinweis

Worki erzeugt Antworten mit KI. Unter dem Eingabefeld steht deshalb der Hinweis, dass die Antworten KI-generiert sind und Fehler enthalten können. Prüfen Sie Zahlen und Angaben, bevor Sie sie weitergeben.

## Worki für das Unternehmen ein- und ausschalten {#worki-ein-ausschalten}

Worki ist für das Unternehmen eingeschaltet, sobald es in Ihrem Vertrag enthalten ist. Ein **Admin** kann Worki für alle Benutzer ausschalten:

1. Öffnen Sie **Einstellungen** und im Bereich Ihres Unternehmens den Eintrag für Agenten.
2. Schalten Sie Worki aus oder ein.
3. Klicken Sie auf **Speichern**.

Solange Worki ausgeschaltet ist, kann niemand im Unternehmen Worki nutzen, und Zeitpläne laufen nicht. Gespräche bleiben erhalten und sind nach dem Einschalten wieder verfügbar.