# Kanal-Konfiguration Diese Anleitung beschreibt die **Kanal-Konfiguration** in der Workbench. Jeder Kanal in Workist (z. B. ein Bestellungs-, Rechnungs- oder Preisanfragen-Kanal) bündelt alle Einstellungen, die für die Verarbeitung eines bestimmten Dokumentenstroms benötigt werden: wie Dokumente **eintreffen**, wie sie **verarbeitet** werden und wohin die fertig verarbeiteten Daten **exportiert** werden. In der Kanal-Konfiguration legen Sie unter anderem fest, welches Team für den Kanal zuständig ist, welche Felder Workist aus dem Dokument extrahieren soll, ab welcher Konfidenz die Automatisierung greift, welche Stammdaten verwendet werden und wie die fertige Ausgabedatei in Ihr System gelangt (SFTP, AS2, API oder ERP-Integration). Da die Konfiguration umfangreich ist, ist sie auf mehrere Themenbereiche aufgeteilt. Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick und verlinkt auf die jeweiligen Detailseiten. ## Voraussetzungen - Ein Workbench-Konto mit der Berechtigung, Kanäle zu konfigurieren. Diese Berechtigung haben die Rollen **Manager** und **Admin**, siehe [Benutzer, Rollen & Teams](/docs/administration/users-and-roles.md). Ohne diese Berechtigung ist der Menüeintrag **Kanal verwalten** ausgegraut. - Mindestens ein angelegter Kanal (siehe [Kanäle anlegen und duplizieren](#kanaele-anlegen-und-duplizieren)). ## Kanal-Konfiguration öffnen 1. Wählen Sie in der linken Navigation Ihr Produkt aus (z. B. **Bestellungen**) und öffnen Sie den gewünschten Kanal. 2. Öffnen Sie oben rechts das Drei-Punkte-Menü (⋮). 3. Wählen Sie **Kanal verwalten**. Sie sehen anschließend die Konfigurationsseite mit dem Navigationsmenü in der Mitte. Über den Kanalnamen oben links kehren Sie zur Dokumentenübersicht des Kanals zurück. Die mittlere Spalte enthält die **Navigation** der Kanal-Konfiguration. Die Einträge sind in vier Bereiche gruppiert: | Bereich | Einträge | Was darin konfiguriert wird | | --- | --- | --- | | **[Allgemein](/docs/channel-configuration/general.md)** | Allgemein | Kanalname, zuständiges Team, E-Mail-Postfachadresse, Zeit pro Dokument vor Workist. | | **[Eingehende Dokumente](/docs/channel-configuration/incoming-documents.md)** | Email, Selbstbedienungsformulare | Wie Dokumente in den Kanal kommen. Selbstbedienungsformulare gibt es nur in Bestellkanälen. | | **[Dokumentenverarbeitung](/docs/channel-configuration/document-processing.md)** | Dokument, Kopffelder, Positionzeilenfelder, Agentische Kopfzeilenextraktion, Agentische Positionsextraktion, Stammdaten, Verwerfen | Was Workist mit den eingehenden Dokumenten macht. Zusätzlich erscheint ein Eintrag für Anpassungsparameter. Er ist nur relevant, wenn Workist für Ihre Organisation eine kundenspezifische Anpassung gebaut hat; sonst enthält er keine Einstellungen. | | **[Exportierte verarbeitete Dokumente](/docs/channel-configuration/exported-documents.md)** | AS2, SFTP, Upload, Ausgabedatei | Wie die Ergebnisse in Ihr System gelangen und welches Format die erzeugte Datei hat. | Je nach Produkt können einzelne Einträge fehlen. Kanäle für Leistungsverzeichnisse haben zum Beispiel keine Einträge unter *Eingehende Dokumente*. :::note Sprachagenten Sprachagenten richten Sie nicht in der Kanal-Konfiguration ein, sondern in einem eigenen Bereich. Siehe [Sprachagenten](/docs/agents/voice-agents.md). ::: ## Kanäle anlegen und duplizieren {#kanaele-anlegen-und-duplizieren} Für beide Aktionen brauchen Sie dieselbe Berechtigung wie für die Kanal-Konfiguration. **Neuen Kanal anlegen:** Klicken Sie in der linken Navigation auf das Produkt (z. B. **Bestellungen**). In der Ansicht **Alle Kanäle** klicken Sie oben rechts auf **Kanal hinzufügen** und geben einen Namen ein. Der neue Kanal - erhält automatisch ein E-Mail-Postfach (bei Bestellkanälen `orders`, `orders-1`, … je nach bereits vergebenen Namen). Das Postfach ist sofort aktiv. - startet mit ausgeschalteter Automatisierung: Jedes Dokument wartet in der Assistenz, bis jemand es abschließt. - überträgt abgeschlossene Dokumente standardmäßig auf den von Workist verwalteten SFTP-Server, siehe [Exportierte verarbeitete Dokumente](/docs/channel-configuration/exported-documents.md). **Kanal duplizieren:** Öffnen Sie im Kanal das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie **Kanal duplizieren**. Die Kopie übernimmt **alle** Einstellungen des Originals: Felder, Stammdaten, Team, E-Mail-, AS2-, SFTP- und Upload-Einstellungen. Sie erhält ein eigenes E-Mail-Postfach (Postfachname des Originals plus Name der Kopie). :::warning Kopie liefert an dieselben Ziele Ein duplizierter Kanal überträgt an dieselben SFTP-Ordner bzw. denselben AS2-Empfänger wie das Original. Ändern Sie die Ziele im Bereich [Exportierte verarbeitete Dokumente](/docs/channel-configuration/exported-documents.md), bevor Sie Dokumente in die Kopie schicken, wenn deren Ergebnisse nicht in Ihrem Produktivsystem landen sollen. ::: Kanäle löschen kann nur Workist. Wenden Sie sich dazu an Ihre Ansprechperson. ## Aufbau der einzelnen Konfigurationsseiten Alle Unterseiten der Kanal-Konfiguration folgen demselben Muster: - Oben steht der **Titel** der Konfiguration (z. B. „E-Mail-Konfiguration", „SFTP Konfiguration"). - Darunter folgen die **Formularfelder** mit den Einstellungen. - Eine **Speichern**-Schaltfläche schreibt die Änderungen in den Kanal. Ohne Klick auf *Speichern* werden Änderungen verworfen, sobald Sie auf eine andere Seite wechseln. Einige Bereiche (z. B. *Upload*, *Ausgabedatei*, *Verwerfen*) haben bei einem neuen Kanal noch keine gespeicherte Konfiguration. Workist arbeitet dann mit Standardwerten. Die Konfiguration wird beim ersten Klick auf **Speichern** angelegt; eine eigene Schaltfläche zum Aktivieren gibt es nicht. :::note Wann greifen Änderungen? Jede Einstellung wirkt ab dem Verarbeitungsschritt, der sie liest: - Einstellungen zum **Eingang** und zur **Extraktion** gelten für Dokumente, die nach dem Speichern eintreffen. - Einstellungen zu **Upload** und **Ausgabedatei** gelten für jedes Dokument, das nach dem Speichern abgeschlossen wird, auch für Dokumente, die schon vorher in der Assistenz lagen. - Dokumente, die noch in der Assistenz liegen, können Sie mit der aktuellen Konfiguration und den aktuellen Stammdaten neu extrahieren lassen: Zeilenmenü **Erneut verarbeiten**. Ihre bisherigen Änderungen am Dokument gehen dabei verloren. ::: ## Detailseiten pro Bereich Für jeden der vier Bereiche gibt es eine eigene Anleitung: - **[Allgemein](/docs/channel-configuration/general.md)** — Kanalname, Team, E-Mail-Postfach, Zeit pro Dokument vor Workist. - **[Eingehende Dokumente](/docs/channel-configuration/incoming-documents.md)** — E-Mail-Empfang, unterstützte Dateitypen, Selbstbedienungsformulare, Hochladen von Dateien. - **[Dokumentenverarbeitung](/docs/channel-configuration/document-processing.md)** — Feldkonfiguration, Konfidenzschwellen, agentische Extraktion mit KI, Stammdatenabgleich, Verwerfen-Regeln. Mit ausführlichen Detailseiten: - [Dokument](/docs/channel-configuration/document-processing/document.md) — Lokalisierung, Automatisierung, Datenformatierung, Einheitenumrechnung, Validierung, Dokumenttypspezifisches, Auffüllen, Dokumentenfilterung. - [Kopffelder](/docs/channel-configuration/document-processing/header-fields.md) — Kopfdatenfelder konfigurieren. - [Positionzeilenfelder](/docs/channel-configuration/document-processing/line-item-fields.md) — Positionsfelder konfigurieren, mit Lookup- und Längenoptionen. - [Agentische Kopfzeilenextraktion](/docs/channel-configuration/document-processing/agentic-extraction.md) — KI-gestützte Extraktion zusätzlicher Kopfdaten. - [Agentische Positionsextraktion](/docs/channel-configuration/document-processing/agentic-extraction.md) — KI-gestützte Extraktion und Operationen auf Positionsebene. - **[Exportierte verarbeitete Dokumente](/docs/channel-configuration/exported-documents.md)** — Übertragungsweg (SFTP, AS2, API, ERP-Integration), Format der Ausgabedatei, Zustellfehler. ## Wichtigste Einstellungen im Überblick Wenn Sie einen neuen Kanal einrichten oder einen bestehenden Kanal prüfen, sind die folgenden Einstellungen am wichtigsten: | Einstellung | Bereich | Wirkung | | --- | --- | --- | | **Kanalname** und **Team** | Allgemein | Wem der Kanal angezeigt wird und wer Dokumente bearbeitet. | | **Aktiviert** | Eingang → Email | Ob der Kanal E-Mails an seine Postfachadresse annimmt. Bei neuen Kanälen eingeschaltet. | | **Postfachname** | Eingang → Email | Bestimmt die E-Mail-Adresse des Kanals. | | Konfidenzschwellenwerte für Kopfdaten und Positionen | Verarbeitung → Dokument | Welche Konfidenz extrahierte Werte erreichen müssen, damit ein Dokument ohne Assistenz verarbeitet werden kann. | | **Automatisierung aktiviert** | Verarbeitung → Dokument | Globaler Schalter für die End-to-End-Automatisierung dieses Kanals. Bei neuen Kanälen ausgeschaltet. | | Lookup-IDs | Verarbeitung → Stammdaten | Welche Stammdaten (Artikel, Kunden, Adressen, …) für den Abgleich verwendet werden. | | Validierungsprüfungen | Verarbeitung → Dokument | Welche fachlichen Prüfungen (Summenabgleich, eindeutige Bestellnummer, …) laufen. | | **Wie sollen die Dokumente übertragen werden? (SFTP, AS2)** | Ausgang → Upload | Übertragungsweg: SFTP (Standard), AS2, API, ERP-Integration, manuell oder sonstige. | | **Upload aktivieren** | Ausgang → Upload | Ob Workist Ergebnisse per SFTP, AS2 oder ERP-Integration aktiv überträgt. Standardmäßig eingeschaltet. | | **Zielordner für generierte Dateien** / **Zielordner für ausgehende Dokumente** | Ausgang → Upload | In welche SFTP-Ordner Workist die Dateien legt (nur bei SFTP). | | **Serialisierung aktivieren** | Ausgang → Ausgabedatei | Ob Workist eine Ausgabedatei erzeugt. | ## Hilfe und Support Wenn eine Einstellung in Ihrem Kanal nicht den erwarteten Effekt zeigt, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie die folgenden Informationen bereit: - den **Kanalnamen** sowie das **Produkt** (Bestellungen, Rechnungen, …), - den **Bereich**, in dem die Einstellung sitzt (z. B. *Dokumentenverarbeitung → Stammdaten*), - den genauen **Namen des Feldes**, das nicht wie erwartet wirkt, - bei Verarbeitungsfehlern: ein Beispiel-Dokument und den **Zeitpunkt** der Verarbeitung.