# Outlook-Add-In

Mit dem Workist-Add-In für Microsoft Outlook schicken Ihre Mitarbeitenden eine geöffnete E-Mail mit einem Klick an einen Workist-Kanal, statt sie weiterzuleiten. Arbeitet in Ihrem Unternehmen ein Inbox-Agent, zeigt das Add-In außerdem seinen Antwortentwurf zur E-Mail.

## Was Benutzer in Outlook tun

- **E-Mail an Workist senden:** Der Benutzer öffnet eine E-Mail, öffnet das Add-In und wählt einen Kanal. Workist verarbeitet die E-Mail mit ihren Anhängen so, als wäre sie an die E-Mail-Adresse des Kanals geschickt worden, siehe [Eingehende Dokumente](/docs/channel-configuration/incoming-documents.md). Enthält die E-Mail nichts, was Workist verarbeiten kann, legt Workist kein Dokument an.
- **Status sehen:** Für eine bereits übergebene E-Mail zeigt das Add-In die entstandenen Dokumente mit Kanal, Status und Link in die Workbench.

Unterstützt werden Kanäle für Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Preisanfragen und Lieferscheine.

## Add-In anlegen

Add-Ins legen Benutzer mit den Rollen **IT** und **Admin** an, siehe [Benutzer, Rollen & Teams](/docs/administration/users-and-roles.md#permissions).

1. Öffnen Sie **Einstellungen** → **Integrationen** und wählen Sie links unter **Workflow-Tools** den Eintrag **Outlook-Add-Ins**.
2. Klicken Sie auf **Add-In hinzufügen** und füllen Sie das Formular aus:

   | Feld | Bedeutung |
   | --- | --- |
   | **Name** | Name des Add-Ins, wie er in Outlook erscheint. |
   | **Kanalmodus** | Welche Kanäle das Add-In anbietet, siehe [Kanalmodus](#kanalmodus). |
   | **Bestellungskanäle** | Bestellkanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi **Add-In** und **Manuell**. |
   | **Rechnungskanäle** | Rechnungskanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi **Add-In** und **Manuell**. |
   | **Bestätigungskanäle für Aufträge** | Kanäle für Auftragsbestätigungen, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi **Add-In** und **Manuell**. |
   | **Kanäle für Angebotsanfragen** | Kanäle für Preisanfragen, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi **Add-In** und **Manuell**. |
   | **Lieferschein-Kanäle** | Lieferschein-Kanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi **Add-In** und **Manuell**. |

3. Klicken Sie auf **Add-in Erstellen**.
4. Laden Sie über das Download-Symbol in der Zeile des Add-Ins die Manifest-Datei (XML) herunter.

### Kanalmodus {#kanalmodus}

| Kanalmodus | Was Outlook-Benutzer sehen | Neues Manifest nötig? |
| --- | --- | --- |
| **Alle Kanäle** | Alle Kanäle, die der Workist-Benutzer mit der E-Mail-Adresse des Outlook-Postfachs sieht (nach seinen Teams). | Nein, Kanaländerungen wirken sofort. |
| **Add-In** | Die im Add-In ausgewählten Kanäle. Workist lädt sie beim Öffnen des Add-Ins. | Nein, Kanaländerungen wirken sofort. |
| **Manuell** | Die im Add-In ausgewählten Kanäle. Sie stehen fest in der Manifest-Datei. | Ja, nach jeder Änderung der Kanäle. |

Beim Modus **Alle Kanäle** braucht jeder Outlook-Benutzer ein Workist-Konto mit derselben E-Mail-Adresse, siehe [Teams und Sichtbarkeit](/docs/administration/users-and-roles.md#teams).

:::warning Manifest-Datei vertraulich behandeln
Die Manifest-Datei enthält einen Zugangsschlüssel für Ihr Workist-Konto. Geben Sie sie nur an die Personen weiter, die das Add-In verteilen. Wenn Sie das Add-In löschen, wird der Schlüssel ungültig und das verteilte Add-In funktioniert nicht mehr.
:::

## Add-In in Microsoft 365 verteilen

Das Add-In verteilt ein Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten:

1. Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center **Einstellungen** → **Integrierte Apps**.
2. Wählen Sie **Benutzerdefinierte Apps hochladen**, als App-Typ das Office-Add-In, und laden Sie die Manifest-Datei hoch.
3. Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, die das Add-In erhalten sollen, und schließen Sie die Bereitstellung ab.

Bis das Add-In in Outlook erscheint, kann es einige Stunden dauern. Workist empfiehlt die Verteilung an die ganze Organisation oder an alle betroffenen Teams.

**Änderungen:** Bei jedem Speichern erhöht Workist die Version des Add-Ins. Wenn Sie den Namen, den Kanalmodus oder im Modus **Manuell** die Kanäle ändern, laden Sie die neue Manifest-Datei herunter und aktualisieren Sie die App im Microsoft 365 Admin Center.

## Antwortentwürfe von Inbox-Agenten {#inbox-agents}

:::info Zusatzleistung
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie in Ihrem Workist-Vertrag enthalten ist (**Inbox-Agenten**). Ihre Ansprechperson bei Workist schaltet sie für Sie frei.
:::

Bearbeitet ein Inbox-Agent die E-Mails eines Postfachs, zeigt das Add-In zur geöffneten E-Mail das Ergebnis des Agenten: einen Antwortentwurf oder eine interne Zusammenfassung. Der Benutzer kann den Entwurf bearbeiten und übersetzen lassen, Dateien anhängen oder entfernen, daraus einen Antwortentwurf in Outlook erstellen oder die Antwort direkt senden, das Ergebnis bewerten und dem Agenten Rückfragen zur E-Mail stellen.

Legt ein Manager oder Admin einen Inbox-Agenten an, erzeugt Workist dafür automatisch ein Add-In mit dem Namen des Agenten und dem Kanalmodus **Add-In**. Laden Sie dessen Manifest-Datei herunter und verteilen Sie es wie oben beschrieben. Wenn Sie dieses Add-In löschen, löscht Workist auch den Agenten. Mehr zu Agenten unter [Agenten](/docs/agents.md).