# Schritt 4: Ausgabeformat konfigurieren In diesem Schritt legen Sie fest, **wie** die Ergebnisse eines Kanals in Ihr System gelangen und **in welchem Format**. Alle Einstellungen dazu finden Sie in der Kanal-Konfiguration unter **[Exportierte verarbeitete Dokumente](/docs/channel-configuration/exported-documents.md)**. :::warning Die Übertragung ist bereits eingeschaltet Ohne weitere Einstellungen überträgt ein Kanal jedes abgeschlossene Dokument per SFTP in den Ordner `/incoming` auf dem Workist-verwalteten SFTP-Server, als Ausgabedatei plus PDF. Prüfen Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Dokumente abschließen. ::: ## Voraussetzungen - Die Verbindung aus [Schritt 1](/docs/implementation-guide/step-1-establish-connection.md) (SFTP-Schlüssel oder API-Zugang). - Ein Kanal aus [Schritt 3](/docs/implementation-guide/step-3-configure-processing-channel.md). - Die Berechtigung, Kanäle zu konfigurieren (Rollen **Manager** und **Admin**). ## 1. Übertragungsweg wählen Öffnen Sie im Kanal das Drei-Punkte-Menü (⋮) → **Kanal verwalten** → **Upload** und wählen Sie unter **Wie sollen die Dokumente übertragen werden? (SFTP, AS2)** den passenden Weg: | Ihr System … | Übertragungsweg | Was Sie zusätzlich brauchen | | --- | --- | --- | | liest Dateien von einem SFTP-Server | **SFTP** (Standard) | Workist-verwalteter Server: nur Ihren SSH-Schlüssel aus Schritt 1. Eigener Server: Verbindungsdaten unter **SFTP**. | | empfängt EDI-Nachrichten per AS2 | **AS2** | Verbindungsdaten und Zertifikate Ihres AS2-Partners unter **AS2**. | | ruft die Ergebnisse selbst ab | **API** | Ihren API-Zugang; optional [Webhooks](/docs/data-exchange/webhooks.md), damit Ihr System erfährt, wann ein Ergebnis bereitsteht. | | ist ein ERP-System mit Workist-Konnektor | ERP-Integration | Die eingerichtete Integration, siehe [Konnektoren](/docs/data-exchange/connectors.md). Der Weg wird automatisch gesetzt, wenn Sie den Kanal in der Integration auswählen. | | bekommt die Daten auf anderem Weg | Manuell oder Sonstige | Nichts. Workist überträgt bei diesen Wegen nichts. | Klicken Sie auf **Speichern**. ## 2. Dateiformat festlegen Unter **Ausgabedatei** legen Sie fest, was in der Datei steht. Die Felder beschreibt [Schritt 4 — Ausgabedatei](/docs/channel-configuration/exported-documents.md#ausgabedatei) im Detail. - **Format**: Lassen Sie das Feld für das Serialisierungsmodul leer, erzeugt Workist das Standardformat des Produkts, z. B. Workist-XML für Bestellungen. Aufbau und Felder jedes Formats stehen unter [Ausgabeformate](/docs/output-formats.md). Andere Formate richten Sie gemeinsam mit Workist ein. - **Zusätzliche Felder**: Unter **Zusätzliche Kopfzeilendatenfelder** und **Zusätzliche Positionszeilenfelder** ergänzen Sie weitere Felder. Geben Sie nur Feldnamen ein, die das Format kennt; ein unbekannter Name lässt die Erzeugung der Ausgabedatei für jedes Dokument fehlschlagen. - **Optionale Elemente**: `` (Dateiname der mitgesendeten PDF), `` (Link in die Workbench), `` (E-Mail-Adresse des Absenders), außerdem kurze Dateinamen. - **Bestellkanäle**: Soll die Datei aus einer individuellen Zuordnung (Output Mapper) entstehen, richtet Workist diese mit Ihnen ein. Klicken Sie auf **Speichern**, auch wenn Sie nichts geändert haben: Erst dann gelten die Schalter für die optionalen Elemente. ## 3. Begleitdateien und Zielordner festlegen Zurück unter **Upload** legen Sie fest, welche Dateien neben der Ausgabedatei mitgehen: - **Originaldokument hochladen** (Standard: an): das verarbeitete Dokument, meist als PDF, mit demselben Dateinamen wie die Ausgabedatei. - **Originale E-Mail hochladen** (nur SFTP): die ursprüngliche E-Mail als `.eml`. - **Zusätzliche Dateien** (nur Bestellkanäle): weitere Anhänge derselben E-Mail, z. B. Lieferscheine oder Angebote. - **Zielordner für generierte Dateien** und **Zielordner für ausgehende Dokumente** (nur SFTP): leer = `/incoming`. ## 4. Verbindung einrichten | Übertragungsweg | Einrichtung | | --- | --- | | SFTP, Workist-verwaltet | Seite **SFTP** leer lassen. Ihr öffentlicher SSH-Schlüssel muss unter **Einstellungen → Öffentliche SFTP-Schlüssel** hinterlegt sein, siehe [Schritt 1](/docs/implementation-guide/step-1-establish-connection.md). | | SFTP, eigener Server | Unter **SFTP** Host, Port (Pflicht), Benutzername, Hostkey im Format ` ` und Passwort eintragen. Ohne Passwort meldet sich Workist mit seinem eigenen SSH-Schlüssel an, den Sie auf Ihrem Server freigeben. | | AS2 | Unter **AS2** Endpunkt, AS2-Name und Zertifikate Ihres Partners eintragen. Ihr Partner hinterlegt die AS2-ID und Zertifikate von Workist. Workist signiert und verschlüsselt und erwartet eine synchrone MDN. | | API | Keine Verbindungsdaten im Kanal nötig. Ihr System ruft die Ergebnisse über die [API](/docs/data-exchange/api.md) ab. | | ERP-Integration | Wird in den Einstellungen der Integration eingerichtet, siehe [Konnektoren](/docs/data-exchange/connectors.md). | ## 5. Verstehen, wie Workist zustellt - Workist überträgt, sobald ein Dokument abgeschlossen ist: von Hand in der Assistenz oder automatisch, wenn die Automatisierung eingeschaltet ist. - Wie die Dateien auf dem SFTP-Server entstehen (Dateinamen, Reihenfolge, Teildateien, Überschreiben), beschreibt [Datenaustausch mittels SFTP](/docs/data-exchange/sftp.md). Richten Sie Ihren Import danach ein. - Schlägt die Übertragung fehl, zeigt das Dokument ein rotes Fehlerbanner. Nach dem Beheben der Ursache übertragen Sie es erneut, siehe [Zustellfehler](/docs/channel-configuration/exported-documents.md#zustellfehler). - Ist **Upload aktivieren** ausgeschaltet, überträgt Workist nichts, auch nicht nachträglich. ## Checkliste - [ ] Übertragungsweg gewählt und gespeichert. - [ ] Seite **Ausgabedatei** mindestens einmal gespeichert. - [ ] Begleitdateien und Zielordner wie gewünscht. - [ ] Verbindungsdaten eingetragen bzw. SSH-Schlüssel hinterlegt. - [ ] Ihr System liest aus dem richtigen Ordner bzw. ruft die richtigen Ergebnisse ab. - [ ] Festgelegt, wohin Testergebnisse gehen sollen (siehe [Schritt 5](/docs/implementation-guide/step-5-test.md)). ## Wo finde ich die erzeugte Datei? Öffnen Sie ein abgeschlossenes Dokument und klicken Sie oben auf das Symbol **Verarbeitungsverlauf anzeigen**. In der Seitenleiste laden Sie die Ausgabedatei über **Ergebnis herunterladen** herunter. ## Nächster Schritt Testen Sie den Kanal in **[Schritt 5](/docs/implementation-guide/step-5-test.md)**.