# Workist Dokumentation > Aufträge und Anfragen automatisiert verarbeiten English: https://docs.workist.com/en/llms.txt - [Einführung](https://docs.workist.com/docs.md): Willkommen in der Workist-Dokumentation. Workist verarbeitet Aufträge und Anfragen automatisiert — Ihr KI-Agent für den Vertrieb. - [Smart Inbox](https://docs.workist.com/docs/smart-inbox.md): Die Workist Smart Inbox verbindet Microsoft-Outlook-Postfächer mit Workist, sodass eingehende E-Mails automatisch klassifiziert werden – als Bestellung, Preisanfrage (RFQ), Rechnung, Auftragsbestätigung oder Sonstiges. So gelangen relevante Dokumente ohne manuelles Weiterleiten in die richtigen Workist-Kanäle. - [KI-Assistenten](https://docs.workist.com/docs/ai-assistants.md): Workist-Dokumentation in Claude und anderen KI-Assistenten nutzen – Skill herunterladen und einrichten, Dokumentation als Markdown. ## Implementierungsleitfaden - [Implementierungsleitfaden](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide.md): Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Selbst-Einrichtung von Workist. Folgen Sie den fünf Schritten in der angegebenen Reihenfolge. - [Schritt 1: Verbindung herstellen](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide/step-1-establish-connection.md): Bevor Daten zwischen Ihrem ERP-System und Workist ausgetauscht werden können, muss eine Verbindung eingerichtet werden. Workist bietet hierfür zwei Optionen, zwischen denen Sie frei wählen können: - [Schritt 2: Stammdaten konfigurieren und hochladen](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide/step-2-configure-and-upload-master-data.md): Damit Workist eingehende Dokumente korrekt auflösen kann (z. B. Artikelnummern, Kunden, Lieferadressen), benötigt das System eine aktuelle Kopie Ihrer Stammdaten. Dieser Schritt beschreibt, welche Daten zu liefern sind, wie Sie den Import im Master Data Hub einrichten und auf welchem Weg Sie die Daten übertragen. - [Schritt 3: Verarbeitungskanal konfigurieren](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide/step-3-configure-processing-channel.md): In diesem Schritt richten Sie den Verarbeitungskanal ein: Sie legen fest, wie Dokumente in den Kanal gelangen, welche Felder Workist extrahiert, ab welcher Sicherheit automatisiert wird und welche Stammdaten für den Abgleich verwendet werden. - [Schritt 4: Ausgabeformat konfigurieren](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide/step-4-configure-output-format.md): In diesem Schritt legen Sie fest, wie die Ergebnisse eines Kanals in Ihr System gelangen und in welchem Format. Alle Einstellungen dazu finden Sie in der Kanal-Konfiguration unter Exportierte verarbeitete Dokumente. - [Schritt 5: Testen](https://docs.workist.com/docs/implementation-guide/step-5-test.md): Bevor Sie live gehen, schicken Sie echte Beispieldokumente durch den Kanal und prüfen die Ergebnisse in der Workbench und in Ihrem System. ## Kanal-Konfiguration - [Kanal-Konfiguration](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration.md): Diese Anleitung beschreibt die Kanal-Konfiguration in der Workbench. Jeder Kanal in Workist (z. B. ein Bestellungs-, Rechnungs- oder Preisanfragen-Kanal) bündelt alle Einstellungen, die für die Verarbeitung eines bestimmten Dokumentenstroms benötigt werden: wie Dokumente eintreffen, wie sie verarbeitet werden und wohin die fertig verarbeiteten Daten exportiert werden. - [Allgemein](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/general.md): Die Seite Allgemein ist die Einstiegsseite der Kanal-Konfiguration. Hier hinterlegen Sie die grundlegenden Angaben zum Kanal: den Namen, das zuständige Team, die E-Mail-Postfachadresse und die Zeit pro Dokument vor Workist. - [Eingehende Dokumente](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/incoming-documents.md): Im Bereich Eingehende Dokumente legen Sie fest, wie Dokumente in einen Kanal gelangen. Es gibt drei Wege: - [Dokumentenverarbeitung](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing.md): Im Bereich Dokumentenverarbeitung legen Sie fest, was Workist mit einem eingehenden Dokument macht, sobald es im Kanal angekommen ist — welche Felder extrahiert werden, ab welcher Sicherheit die Verarbeitung automatisch passiert, welche Stammdaten herangezogen werden und wie mit Dokumenten umgegangen wird, die nicht in den Kanal gehören. - [Dokument](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/document.md): Im Reiter Dokument der Kanal-Konfiguration legen Sie die zentralen Verarbeitungs-Einstellungen für einen einzelnen Kanal festinnen, Datums- und Zahlenformate, Einheitenumrechnung, Validierungsprüfungen, dokumenttypspezifische Optionen, das Auffüllen fehlender Werte sowie das Aussortieren unpassender Anhänge. - [Kopffelder](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/header-fields.md): Auf der Seite Kopffelder legen Sie fest, welche Kopfdaten Workist aus einem eingehenden Dokument extrahiert und wie jedes Feld sich in der weiteren Verarbeitung verhält: - [Positionzeilenfelder](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/line-item-fields.md): Diese Anleitung beschreibt, wie Sie unter Kanal-Konfiguration → Dokumentenverarbeitung → Positionzeilenfelder festlegen, welche Felder Workist pro Position (z. B. pro Bestellzeile) aus Ihren Dokumenten extrahiert und wie diese Felder geprüft, abgeglichen und an Ihr Zielsystem übergeben werden. - [Validierungsprüfungen und Assistenzgründe](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/validation-checks.md): Diese Seite beschreibt, wann Workist ein Dokument ohne Assistenz abschließt, welche Prüfungen ein Dokument in die Assistenz schicken und welche Gründe dafür in Analytics erscheinen. Die auswählbaren Prüfungen schalten Sie im Kanal unter Dokument → Validierung ein. - [Abgleich mit Bestell- und Angebotsdaten](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/matching.md): Workist kann Dokumente mit Daten aus Ihrem System abgleichen: Bestellungen mit Ihren Angeboten, Rechnungen und Auftragsbestätigungen mit Ihren Bestellungen. Stimmt alles überein, kann das Dokument automatisch durchlaufen. Weicht etwas ab, geht es in die Assistenz, und die Abweichung ist am Feld markiert. - [Agentische Extraktion](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/document-processing/agentic-extraction.md): Die agentische Extraktion ergänzt die klassische, regelbasierte Feldextraktion (Kopffelder und Positionzeilenfelder) durch einen KI-Agenten, dem Sie in natürlicher Sprache vorgeben, welche zusätzlichen Felder er aus einem Dokument lesen soll. Das ist besonders sinnvoll, wenn Informationen in Freitext eingebettet sind, sich inhaltlich zusammensetzen lassen oder kontextuell hergeleitet werden müssen. - [Exportierte verarbeitete Dokumente](https://docs.workist.com/docs/channel-configuration/exported-documents.md): Im Bereich Exportierte verarbeitete Dokumente legen Sie fest, wie die fertig verarbeiteten Daten in Ihr System gelangen und in welchem Format. Vier Unterseiten arbeiten dabei zusammen: ## Datenaustausch - [Datenaustausch](https://docs.workist.com/docs/data-exchange.md): Zwischen Ihren Systemen und Workist fließen drei Arten von Daten: eingehende Dokumente, Stammdaten und die Ergebnisse der Verarbeitung. Für jede Richtung gibt es mehrere Wege, die Sie kombinieren können, z. B. Stammdaten per SFTP und Ergebnisse per API. - [SFTP](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/sftp.md): Workist stellt im Standard einen SFTP-Server bereit. Ihr System legt dort Stammdaten ab und holt die Ergebnisse der Dokumentverarbeitung ab. Der Server ist mit Public-Key-Authentifizierung gesichert: Sie erzeugen ein SSH-Schlüsselpaar und hinterlegen den öffentlichen Schlüssel in der Workbench. - [API](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/api.md): Workist stellt eine REST-API für den Datenaustausch bereit. Über die API: - [Webhooks](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/webhooks.md): Ihr System automatisch benachrichtigen, wenn sich der Stand eines Dokuments ändert. - [Outlook-Add-In](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/outlook-add-in.md): E-Mails aus Outlook an Workist-Kanäle senden und Antwortentwürfe von Inbox-Agenten nutzen. Einrichtung und Verteilung über Microsoft 365. - [Konnektoren](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors.md): Ein Konnektor verbindet Workist direkt mit Ihrem ERP-System. Workist übernimmt Stammdaten aus dem ERP und legt verarbeitete Belege dort an. Für Systeme ohne Konnektor tauschen Sie Stammdaten und Ergebnisse per SFTP oder API aus. - [Sage 100](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/sage-100.md): Sage 100 an Workist anbinden: unterstützte Versionen, Einrichtung in Ihrer Sage 100, die Angaben für Workist, die Funktionen ab Version 8 der Erweiterung und welche Daten Workist liest und schreibt. - [Sage 100 – Installation](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/sage-100-installation.md): Diese Seite führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung der Workist-Anbindung in Ihrer Sage 100. - [Sage 100 – Feldreferenz](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/sage-100-fields.md): Diese Seite führt im Detail auf, welche Felder Workist in den Verkaufsbeleg schreibt und welche - [Microsoft Dynamics 365 Business Central](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/business-central.md): Der Workist Integrator ist eine App für Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Ihr Business-Central-System mit der Workist-Plattform verbindet. Sie synchronisiert die notwendigen Stammdaten aus Business Central mit Workist und legt fertig verarbeitete Belege – zum Beispiel Verkaufsaufträge – automatisch in Business Central an. - [SAP R/3, ECC und S/4HANA](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/sap.md): Der Workist SAP-Konnektor für SAP R/3, SAP ECC und SAP S/4HANA ist ein ABAP-Entwicklungspaket, das unser Partner Syncwork AG im Auftrag von Workist in Ihrem SAP-System installiert und einrichtet. Er überträgt die benötigten Stammdaten aus SAP an Workist und legt in der Workbench abgeschlossene Bestellungen als Kundenaufträge in SAP an. - [SAP Business One](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/sap-business-one.md): Workist verbindet sich über den Service Layer von SAP Business One mit Ihrer Firmendatenbank. Workist liest Geschäftspartner und Artikel als Stammdaten und legt abgeschlossene Bestellungen als Kundenaufträge an. In SAP Business One wird nichts installiert. - [Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/dynamics-365-finance-operations.md): Workist verbindet sich über die Datenentitäten von Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) mit Ihrer Umgebung. Workist liest Debitoren und freigegebene Produkte als Stammdaten, legt abgeschlossene Bestellungen als Verkaufsaufträge an und Anfragen als Verkaufsangebote. In F&O wird nichts installiert. - [microtech büro+](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/microtech-buero-plus.md): Workist verbindet sich über die GraphQL-Schnittstelle von microtech büro+ mit Ihrer Installation. Workist liest Adressen, Artikel und offene Angebote als Stammdaten und legt abgeschlossene Bestellungen und Anfragen als Vorgänge an. In büro+ wird nichts installiert. - [Weitere Konnektoren](https://docs.workist.com/docs/data-exchange/connectors/further-connectors.md): Diese Konnektoren laufen bei Workist und verbinden sich mit der Schnittstelle Ihres ERP-Systems. In Ihrem ERP wird nichts installiert. Sie richten sie in der Workbench unter Einstellungen → Geschäftssysteme (ERP) → Integrationen ein. Stammdatenabgleich, Übertragung und Fehlerbehandlung funktionieren wie unter Was alle Konnektoren gemeinsam haben beschrieben. ## KI-Agenten - [KI-Agenten](https://docs.workist.com/docs/agents.md): Neben der Dokumentenverarbeitung bietet Workist drei KI-Agenten. Sie arbeiten mit denselben Kanälen, Stammdaten und ERP-Anbindungen wie die übrige Workbench und sehen nie mehr Daten, als ihre Einrichtung erlaubt. - [Worki](https://docs.workist.com/docs/agents/worki.md): Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie in Ihrem Workist-Vertrag enthalten ist (Worki). Ihre Ansprechperson bei Workist schaltet sie für Sie frei. - [Sprachagenten](https://docs.workist.com/docs/agents/voice-agents.md): Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie in Ihrem Workist-Vertrag enthalten ist (Sprachagenten). Ihre Ansprechperson bei Workist schaltet sie für Sie frei. - [Inbox-Agenten](https://docs.workist.com/docs/agents/inbox-agents.md): Ein Inbox-Agent bearbeitet Kunden-E-Mails, die kein Beleg sind: Fragen nach Preisen, Verfügbarkeit, Lieferterminen, Sendungsverfolgung oder Produktdaten. Er erkennt das Anliegen, sucht die Antwort in Ihrem ERP, Ihren Stammdaten und Ihren Wissensdateien und erstellt einen Antwortentwurf oder eine interne Zusammenfassung. Das Ergebnis sehen Ihre Mitarbeitenden im Workist-Add-in für Outlook neben der E-Mail. ## Stammdaten - [Stammdaten](https://docs.workist.com/docs/master-data.md): Stammdaten bilden die Basis für eine korrekte automatische Verarbeitung. Workist gleicht alle extrahierten Dokumentinformationen gegen Ihre Stammdaten ab. - [Master Data Hub](https://docs.workist.com/docs/master-data/master-data-hub.md): Im Master Data Hub verwalten Sie alle Stammdatenlisten Ihrer Organisation an einer Stelle. Sie legen Listen an, ordnen sie Kanälen zu, konfigurieren den Import, laden Dateien hoch, durchsuchen die importierten Daten und prüfen, ob Importe erfolgreich waren. - [Kunden & Lieferanten](https://docs.workist.com/docs/master-data/customers.md): Stammdaten zur Erkennung von Kunden oder Lieferanten. Bei Auftragsbestätigungen (OC) und Rechnungen wird der Geschäftspartner in der Regel als Kunde geführt, bei Lieferscheinen kann er je nach Anwendungsfall als Kunde oder als Lieferant auftreten. Bei der Ausgabe wird in der Regel nur die client_id1 zurückgegeben. Die anderen Informationen helfen der KI, den richtigen Kunden bzw. Lieferanten zu identifizieren. - [Kundenkontakte](https://docs.workist.com/docs/master-data/customer-contacts.md): Stammdaten zur Erkennung und des Abgleichs von Kundenkontakten oder Ansprechpersonen am Dokument. - [Liefer- und Rechnungsempfänger](https://docs.workist.com/docs/master-data/delivery-and-invoice-recipients.md): Stammdaten zur Erkennung von Adressen. Bei Workist meinen wir mit Adressen immer Liefer- und Rechnungsadressen. Für beide Adressarten verwenden wir in Workist die gleiche Datenstruktur. - [(Kundenspezifische) Artikel](https://docs.workist.com/docs/master-data/articles.md): Stammdaten zur Erkennung von Artikeln. Bei Workist unterscheiden wir zwischen einer kundenspezifischen Artikelliste und einer allgemeinen Artikelliste. Für beide Artikellisten verwenden wir in Workist die gleiche Datenstruktur. - [Einheitenkonvertierung](https://docs.workist.com/docs/master-data/unit-conversion.md): Stammdaten zur Umrechnung von Einheiten. Workist kann Einheiten erkennen und automatisch in andere Mengen umrechnen. Um dies durchzuführen benötigt Workist eine Liste an Umrechnungsquotienten. - [Rahmenverträge](https://docs.workist.com/docs/master-data/framework-agreements.md): Stammdaten zum Validieren von Rahmenvertragsnummern. Workist kann Rahmenvertragsnummern erkennen und diese mit den bereitgestellten Stammdaten validieren. Rahmenverträge nutzt Workist bei Anfragen und Bestellungen. - [Angebote](https://docs.workist.com/docs/master-data/quotes.md): Stammdaten zum Validieren von Angebotsnummern. Workist kann Angebotsnummern erkennen und diese mit den bereitgestellten Stammdaten validieren. Angebote nutzt Workist bei Bestellungen: Es gleicht Bestellungen mit dem referenzierten Angebot ab, übernimmt den Kunden aus dem Angebot und füllt Bestellungen ohne Positionen aus dem Angebot vor. Wie das im Einzelnen funktioniert, beschreibt Abgleich mit Bestell- und Angebotsdaten. - [Abzugleichende Bestellungen](https://docs.workist.com/docs/master-data/orders-to-be-matched.md): Stammdaten zum Validieren von zugehörigen Bestellungen. Workist kann die Referenz zur Bestellung auf Auftragsbestätigungen und Rechnungen erkennen und das Dokument mit den bereitgestellten Bestelldaten abgleichen. Auftragsbestätigungen ohne Positionen füllt Workist aus den Bestelldaten vor, und nach jedem erfolgreichen Import gleicht es offene Auftragsbestätigungen erneut ab. Welche Werte Workist vergleicht und was bei Abweichungen passiert, beschreibt Abgleich mit Bestell- und Angebotsdaten. - [Transformer-Konfiguration](https://docs.workist.com/docs/master-data/transformer-configuration.md): Diese Anleitung beschreibt, wie Sie im Master Data Hub die Importkonfiguration (Transformer-Konfiguration) einer Stammdatenliste einsehen und anpassen. Sie bestimmt, welche Datei vom SFTP-Server gelesen wird, wie sie eingelesen wird (Codierung, Trennzeichen, …) und wie die Spalten Ihrer Datei auf das von Workist erwartete Zielschema abgebildet werden. Dieselbe Konfiguration gilt für Dateien, die Sie in der Workbench hochladen oder über die API liefern. ## Administration - [Administration](https://docs.workist.com/docs/administration.md): Benutzer, Rollen und Teams verwalten, Anmeldung absichern, Benachrichtigungen steuern und Statistiken auswerten. - [Benutzer, Rollen & Teams](https://docs.workist.com/docs/administration/users-and-roles.md): Rollen und Berechtigungen, Mitarbeitende einladen und verwalten, Teams und die Sichtbarkeit von Kanälen. - [Anmeldung & Sicherheit](https://docs.workist.com/docs/administration/login-and-security.md): Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, MFA-Pflicht, Single Sign-On mit Microsoft Entra ID oder SAML und API-Schlüssel. - [Benachrichtigungen](https://docs.workist.com/docs/administration/notifications.md): E-Mail-Zusammenfassungen zu Dokumenten in der Unterstützung und Browser-Benachrichtigungen für einzelne Dokumente. - [Statistiken](https://docs.workist.com/docs/administration/analytics.md): Automatisierung, Zeitersparnis und häufigste Gründe für Unterstützung auswerten und als Excel-Datei exportieren. ## API Dokumentation - [API Dokumentation](https://docs.workist.com/docs/api-documentation.md): Die Workist-API verbindet Ihre Systeme direkt mit Workist. Über sie laden Sie Dokumente hoch, rufen verarbeitete Daten ab, melden Importergebnisse zurück und übertragen Stammdaten. - [Quickstart](https://docs.workist.com/docs/api-documentation/quickstart.md): In vier Schritten zum ersten Aufruf der Workist-API. - [Dokumenten-API](https://docs.workist.com/docs/api-documentation/document-api.md): Dokumente hochladen, verarbeitete Daten abrufen und das Importergebnis an Workist zurückmelden. - [Benutzung der Stammdaten-API](https://docs.workist.com/docs/api-documentation/master-data-api.md): Workist benötigt die Stammdaten aus Ihrem ERP-System. Per API übermitteln Sie sie: ## Ausgabeformate - [Ausgabeformate](https://docs.workist.com/docs/output-formats.md): Workist erzeugt für jedes abgeschlossene Dokument eine Ausgabedatei und überträgt sie an Ihr System. Welches Format Ihr Kanal verwendet, legt Workist bei der Einrichtung mit Ihnen fest. Die Unterseiten zeigen für jedes Standardformat ein Beispiel und beschreiben jedes Element, das Workist schreibt. Die Beispiele wurden mit den Workist-Serialisierern erzeugt und zur Lesbarkeit eingerückt; die gelieferten Dateien sind standardmäßig nicht eingerückt. - [Bestellungen](https://docs.workist.com/docs/output-formats/orders.md): Für Bestellungen gibt es diese Standardformate: Workist XML (Standard), SAP IDoc ORDERS05, openTRANS 2.1, cXML OrderRequest und ANSI X12 850. Formate wie EDIFACT, EDX, proALPHA oder Excel baut Workist auf Anfrage, siehe Individuelle Formate auf Anfrage. - [Anfragen](https://docs.workist.com/docs/output-formats/requests-for-quotation.md): Ausgabeformat für Anfragen (RFQ): Workist XML mit vollständigem Beispiel und allen Kopf-, Adress- und Positionsfeldern, alternativ SAP IDoc (REQOTE) und openTRANS 2.1. - [Rechnungen](https://docs.workist.com/docs/output-formats/invoices.md): Ausgabeformat für Rechnungen: Workist XML mit vollständigem Beispiel und allen Kopf-, Zahlungs-, Zusammenfassungs- und Positionsfeldern. - [Lieferscheine](https://docs.workist.com/docs/output-formats/delivery-notes.md): Ausgabeformat für Lieferscheine: OpenTrans 2.1 als XML, mit vollständigem Beispiel. - [Auftragsbestätigungen](https://docs.workist.com/docs/output-formats/order-confirmations.md): Ausgabeformat für Auftragsbestätigungen: openTRANS 2.1 als XML, mit vollständigem Beispiel, allen Elementen und Optionen. - [Leistungsverzeichnis](https://docs.workist.com/docs/output-formats/list-of-services.md): Ausgabeformat für Leistungsverzeichnisse: SAP IDoc BOMMAT07 als Standard, mit vollständigem Beispiel, Segmenten und Einstellungen; GAEB DA XML X94 über die API. ## FAQ - [FAQ](https://docs.workist.com/docs/faq.md): Willkommen auf unserer technischen FAQ-Seite! Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um unser Produkt. - [Allgemeine Informationen](https://docs.workist.com/docs/faq/general-information.md): Hat der EU Artificial Intelligence Act Einfluss auf Workist und Firmen die Workist benutzen? - [Workist Workbench](https://docs.workist.com/docs/faq/workbench.md): Häufige Fragen zur Workist Workbench: Stammdaten prüfen, Dokumente mit aktualisierten Stammdaten neu verarbeiten, E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren und Positionen einfügen. - [Business Central App](https://docs.workist.com/docs/faq/business-central.md): Die vollständige Dokumentation zur Business-Central-Integration – Übersicht, Installation, Einrichtung, Betrieb, Fehlerbehebung und technische Referenz – finden Sie im Konnektor-Handbuch: - [Workist Features](https://docs.workist.com/docs/faq/features.md): Dubletten-Prüfung in Workist - [Technische Konfigurationen](https://docs.workist.com/docs/faq/technical-configurations.md): Einrichten von SSO (Single Sign-On)