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Allgemeine Informationen zu Workist

Hat der EU Artificial Intelligence Act Einfluss auf Workist und Firmen die Workist benutzen?​

Die von uns eingesetzte KI ist Teil einer Prozessautomatisierungssoftware, die Datenfelder aus Transaktionsdokumenten automatisch erfasst, extrahiert und weiterleitet. Sie ist eingeschätzt als „KI-System ohne Risiko oder begrenztem Risiko".

Artikel 50 der KI-Verordnung folgend ist für Nutzer ersichtlich, welche Daten per KI ausgelesen werden.

Informationssicherheit und Datenschutz bei Workist​

Workist betreibt ein SOC2 Type II auditiertes ISMS. Alle produktiven Systeme befinden sich ausschließlich in der EU/EWR. Es besteht eine DSGVO-konforme AVV.

Speicherort und EU-Exklusivität​

  • Ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR
  • Cloud-Provider: AWS (Irland/Frankfurt) und Microsoft Azure (Westeuropa, Nordeuropa, Deutschland West-Zentral, Schweden-Zentral)
  • Sub-Dienstleister sind in der AVV Annex IV aufgelistet

Dauer der Speicherung​

  • Transiente Daten werden nach Verarbeitung verworfen
  • Strukturierte Extraktionsergebnisse, manuelle Korrekturen und Originaldokument werden für die Vertragsdauer gespeichert
  • Nach Vertragsende: Löschung nach einer 4-Wochen-Sicherheitsfrist

Übertragung und Schutz​

  • TLS 1.2+ für Übertragung
  • AES-256 für Speicherung
  • Logische Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Logs

Verarbeitung an mehreren Standorten​

  • Cross-Zone-Replikation und geo-redundante Backups innerhalb EU-Regionen

Korrektheit der Ergebnisse (Qualitätssicherung)​

  • Automatisierte Validierung gegen Kundenkataloge/Plausibilitätsregeln
  • Konfidenzwert-Schwellenwert-System
  • Manuelle Prüfung über Workist-Workbench bei Unterschreitung des Schwellenwerts