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Allgemeine Informationen zu Workist

Hat der EU Artificial Intelligence Act Einfluss auf Workist und Firmen die Workist benutzen?​

Die von uns eingesetzte KI ist Teil einer Prozessautomatisierungssoftware, die Datenfelder aus Transaktionsdokumenten automatisch erfasst, extrahiert und weiterleitet. Sie ist eingeschätzt als „KI-System ohne Risiko oder begrenztem Risiko".

Artikel 50 der KI-Verordnung folgend ist für Nutzer ersichtlich, welche Daten per KI ausgelesen werden.

Informationssicherheit und Datenschutz bei Workist​

Workist betreibt ein SOC2 Type II auditiertes ISMS. Alle produktiven Systeme befinden sich ausschließlich in der EU/EWR. Einzige Ausnahme sind Sprachagenten, die auf Ihren Wunsch in der globalen Umgebung von ElevenLabs laufen (siehe Sprachagenten). Es besteht eine DSGVO-konforme AVV.

Speicherort und EU-Exklusivität​

  • Ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR
  • Cloud-Provider: AWS (Irland/Frankfurt) und Microsoft Azure (Westeuropa, Nordeuropa, Deutschland West-Zentral, Schweden-Zentral)
  • Sub-Dienstleister sind in der AVV Annex IV aufgelistet

Sprachagenten​

Für Sprachagenten setzt Workist zusätzlich diese Dienstleister ein:

  • ElevenLabs für Spracherkennung und Sprachausgabe. Standardmäßig läuft jeder Sprachagent in der EU-Umgebung von ElevenLabs.
  • Twilio für die Telefonie. Anrufe werden in Irland verarbeitet.

Auf Ihren Wunsch stellt Workist einen Sprachagenten auf die globale Umgebung von ElevenLabs um. Ab dann werden die Anrufdaten dieses Sprachagenten auch außerhalb der EU verarbeitet. Sie selbst können diese Einstellung nicht ändern.

Dauer der Speicherung​

  • Transiente Daten werden nach Verarbeitung verworfen
  • Strukturierte Extraktionsergebnisse, manuelle Korrekturen und Originaldokument werden für die Vertragsdauer gespeichert
  • Auf Wunsch vereinbart Workist mit Ihnen eine kürzere Aufbewahrungsfrist in Tagen. Workist löscht dann täglich automatisch alle Dokumente, die älter als diese Frist sind, zusammen mit Originaldatei, E-Mail, Extraktionsergebnissen, Korrekturen und erzeugten Ausgabedateien. Das gilt auch für E-Mails aus der Smart Inbox und für ältere Stammdaten-Importdateien.
  • Nach Vertragsende: Workist deaktiviert alle Benutzerkonten und löscht 30 Tage danach alle Daten

Übertragung und Schutz​

  • TLS 1.2+ für Übertragung
  • AES-256 für Speicherung
  • Logische Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Logs

Verarbeitung an mehreren Standorten​

  • Cross-Zone-Replikation und geo-redundante Backups innerhalb EU-Regionen

Korrektheit der Ergebnisse (Qualitätssicherung)​

  • Automatisierte Validierung gegen Kundenkataloge/Plausibilitätsregeln
  • Konfidenzwert-Schwellenwert-System
  • Manuelle Prüfung über Workist-Workbench bei Unterschreitung des Schwellenwerts