Kanal-Konfiguration
Diese Anleitung beschreibt die Kanal-Konfiguration in der Workbench. Jeder Kanal in Workist (z. B. ein Bestellungs-, Rechnungs- oder Preisanfragen-Kanal) bündelt alle Einstellungen, die für die Verarbeitung eines bestimmten Dokumentenstroms benötigt werden: wie Dokumente eintreffen, wie sie verarbeitet werden und wohin die fertig verarbeiteten Daten exportiert werden.
In der Kanal-Konfiguration legen Sie unter anderem fest, welches Team für den Kanal zuständig ist, welche Felder Workist aus dem Dokument extrahieren soll, ab welcher Konfidenz die Automatisierung greift, welche Stammdaten verwendet werden und an welches Zielsystem (SFTP, AS2, Upload-Endpunkt) die fertige Ausgabedatei geschickt wird.
Da die Konfiguration umfangreich ist, ist sie auf mehrere Themenbereiche aufgeteilt. Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick und verlinkt auf die jeweiligen Detailseiten.
Voraussetzungen
- Ein Workbench-Konto mit Zugriff auf die Kanäle des entsprechenden Produkts (z. B. Bestellungen, Rechnungen, Preisanfragen).
- Mindestens ein bereits angelegter Kanal. Die Konfiguration lässt sich erst öffnen, sobald ein Kanal existiert.
Kanal-Konfiguration öffnen
Wählen Sie in der linken Navigation Ihr Produkt aus (z. B. Bestellungen) und öffnen Sie den gewünschten Kanal. Klicken Sie oben rechts auf den Kanalnamen, um den Bereich Kanal-Konfiguration zu öffnen. Sie sehen anschließend die Konfigurationsseite mit dem Navigationsmenü in der Mitte.
Die mittlere Spalte enthält die Navigation der Kanal-Konfiguration. Die Einträge sind in vier Bereiche gruppiert:
| Bereich | Was darin konfiguriert wird |
|---|---|
| Allgemein | Kanalname, zuständiges Team, E-Mail-Postfachadresse, Zeitmessung. |
| Eingehende Dokumente | Wie Dokumente in den Kanal kommen — per E-Mail, über den Sprachagenten oder über Selbstbedienungsformulare. |
| Dokumentenverarbeitung | Was Workist mit den eingehenden Dokumenten macht — Felder, Schwellenwerte, agentische Extraktion, Stammdaten, Verwerfen. |
| Exportierte verarbeitete Dokumente | Wohin die fertige Ausgabedatei geschickt wird — AS2, SFTP, Upload-Endpunkt, sowie das Format der erzeugten Datei. |
Je nach Produkt und Berechtigungen können einzelne Einträge fehlen oder zusätzlich erscheinen.
Aufbau der einzelnen Konfigurationsseiten
Alle Unterseiten der Kanal-Konfiguration folgen demselben Muster:
- Oben steht der Titel der Konfiguration (z. B. „E-Mail-Konfiguration", „SFTP-Konfiguration").
- Darunter folgen die Formularfelder mit den Einstellungen.
- Eine Speichern-Schaltfläche schreibt die Änderungen in den Kanal. Ohne Klick auf Speichern werden Änderungen verworfen, sobald Sie auf eine andere Seite wechseln.
Einige Bereiche (z. B. Stammdaten, Verwerfen, Sprachagent) sind optionale Konfigurationen: Sie sind zunächst deaktiviert und müssen erst über eine Schaltfläche Aktivieren eingeschaltet werden, bevor die Formularfelder erscheinen.
Anpassungen an der Kanal-Konfiguration wirken sich auf neu eingehende Dokumente aus. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht rückwirkend neu verarbeitet.
Detailseiten pro Bereich
Für jeden der vier Bereiche gibt es eine eigene Anleitung mit Schritt-für-Schritt-Beschreibung und Screenshots:
- Allgemein — Kanalname, Team, E-Mail-Postfach, Verarbeitungszeit.
- Eingehende Dokumente — E-Mail-Empfang, Sprachagent, Selbstbedienungsformulare.
- Dokumentenverarbeitung — Feldkonfiguration, Konfidenzschwellen, agentische Extraktion mit KI, Stammdatenabgleich, Verwerfen-Regeln. Mit ausführlichen Detailseiten:
- Dokument — Lokalisierung, Automatisierung, Datenformatierung, Einheitenumrechnung, Validierung, Dokumenttypspezifisches, Auffüllen, Dokumentenfilterung.
- Kopffelder — Kopfdatenfelder konfigurieren.
- Positionzeilenfelder — Positionsfelder konfigurieren, mit Lookup- und Längenoptionen.
- Agentische Kopfzeilenextraktion — KI-gestützte Extraktion zusätzlicher Kopfdaten.
- Agentische Positionsextraktion — KI-gestützte Extraktion und Operationen auf Positionsebene.
- Exportierte verarbeitete Dokumente — AS2, SFTP, generischer Upload, Format der Ausgabedatei.
Wichtigste Einstellungen im Überblick
Wenn Sie einen neuen Kanal einrichten oder einen bestehenden Kanal prüfen, sind die folgenden Einstellungen am wichtigsten:
| Einstellung | Bereich | Wirkung |
|---|---|---|
| Kanalname und Team | Allgemein | Wem der Kanal angezeigt wird und wer Anfragen bearbeitet. |
| Aktiviert (in E-Mail / Upload / SFTP / AS2) | Eingang / Ausgang | Schaltet einen Empfangs- oder Versandweg überhaupt erst ein. |
| Postfachname | Eingang → E-Mail | Welches E-Mail-Postfach automatisch in den Kanal eingelesen wird. |
| Konfidenzschwellenwert der Kopfdaten/Positionzeilen | Verarbeitung | Ab welcher Sicherheit ein Dokument automatisch verarbeitet wird, ohne Assistenz. |
| Automatisierung aktiviert | Verarbeitung | Globaler Schalter für die End-to-End-Automatisierung dieses Kanals. |
| Stammdaten-Lookup-IDs | Verarbeitung | Welche Stammdaten (Artikel, Kunden, Adressen, …) für den Abgleich verwendet werden. |
| Validierungsprüfungen | Verarbeitung | Welche fachlichen Prüfungen (Summenabgleich, eindeutige Bestellnummer, …) laufen. |
| Zielordner / Empfänger (SFTP / AS2 / Upload) | Ausgang | Wohin die fertige Ausgabedatei geschickt wird. |
| Ausgabedatei aktivieren | Ausgang | Ob die XML-/JSON-Ausgabedatei überhaupt erzeugt wird. |
Hilfe und Support
Wenn eine Einstellung in Ihrem Kanal nicht den erwarteten Effekt zeigt, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie die folgenden Informationen bereit:
- den Kanalnamen sowie das Produkt (Bestellungen, Rechnungen, …),
- den Bereich, in dem die Einstellung sitzt (z. B. Dokumentenverarbeitung → Stammdaten),
- den genauen Namen des Feldes, das nicht wie erwartet wirkt,
- bei Verarbeitungsfehlern: ein Beispiel-Dokument und den Zeitpunkt der Verarbeitung.