Stammdaten

Stammdaten bilden die Basis für eine korrekte automatische Verarbeitung. Workist gleicht alle extrahierten Dokumentinformationen gegen Ihre Stammdaten ab.

Sie verwalten Ihre Stammdaten im Master Data Hub: Dort legen Sie Stammdatenlisten an, ordnen sie Kanälen zu, konfigurieren den Import und prüfen die importierten Daten. Wie Sie die erste Lieferung einrichten, beschreibt Schritt 2 des Implementierungsleitfadens.

Stammdaten-Typen

Typ	Beschreibung
Kunden & Lieferanten	Stammdaten zur Erkennung von Kunden bzw. Lieferanten
Kundenkontakte	Stammdaten zur Erkennung von Ansprechpersonen
Liefer- und Rechnungsempfänger	Adressen für Lieferung und Rechnung
(Kundenspezifische) Artikel	Artikellisten (mindestens eine ist Pflicht)
Einheitenkonvertierung	Umrechnungsquotienten für Einheiten
Rahmenverträge	Stammdaten zur Validierung von Rahmenvertragsnummern
Angebote	Stammdaten zum Abgleich von Bestellungen mit Ihren Angeboten
Abzugleichende Bestellungen	Stammdaten zum Abgleich von Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Ihren Bestellungen

warnung

Auch wenn Kundendaten in vielen Systemen als eine Art von Adressen behandelt werden, gilt in Workist für Kunden ein eigenes Format!

Welcher Dokumenttyp welche Liste nutzt

Ein Kanal verweist in seiner Konfiguration pro Feld auf eine Stammdatenliste. Dieselbe Liste kann in mehreren Kanälen verwendet werden. Liefer- und Rechnungsadressen sowie allgemeine und kundenspezifische Artikel haben jeweils dieselbe Struktur; welche Rolle eine Liste spielt, legt erst das Feld im Kanal fest. Die Zuordnung nehmen Sie im Master Data Hub vor.

Stammdatenliste	Feld im Kanal	Anfragen	Bestellungen	Auftragsbestätigungen	Rechnungen	Lieferscheine	Leistungsverzeichnisse
Kunden	Client-Lookup-ID	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Empfänger (Kundenliste)	Empfänger-Lookup-ID			✓		✓
Kundenkontakte	Kontakt-Lookup-ID	✓	✓		✓		✓
Interne Kontakte (Kontaktliste)	–	✓	✓
Rahmenverträge	ID der Rahmenvertragsuche	✓	✓
Rechnungsadressen	Rechnungsadressen-Lookup-ID	✓	✓		✓		✓
Lieferadressen	Lieferadressen-Lookup-ID	✓	✓	✓		✓	✓
Artikel (allgemeine Liste)	Artikel-Lookup-ID	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Kundenspezifische Artikel	Debitorenartikel-Lookup-ID	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Einheitenkonvertierung	Umrechnungsfaktor-Lookup-ID	✓	✓			✓
Abzugleichende Bestellungen	Bestellabgleich-Lookup-ID			✓	✓
Angebote	Angebotsabgleich-Lookup-ID		✓

Daneben gibt es Felder für gelernte Zuordnungen (Mappings). Diese Listen füllt Workist selbst, siehe Gelernte Daten.

Dateiformat

Workist importiert CSV-Dateien. Per SFTP gelieferte Dateien dürfen auch Excel-Dateien (.xls, .xlsx) sein. Die erste Zeile enthält die Spaltennamen.

Trennzeichen und Codierung legen Sie in der Importkonfiguration der Liste fest. Ohne Angabe liest Workist die Datei kommagetrennt und als UTF-8. Beim Import erkennt Workist das Trennzeichen nicht automatisch; der Probelauf schlägt aber passende Werte vor.

Vorschlag von Workist:

Parameter	Wert
Trennzeichen	; oder ,
Escape-Zeichen	\
Anführungszeichen	"
Codierung	UTF-8

Wie Workist Werte beim Import vereinheitlicht

• Leerzeichen und Zeilenumbrüche: Leerzeichen am Anfang und Ende von Werten und Spaltennamen entfernt Workist. Zeilenumbrüche innerhalb einer Zelle ersetzt es durch Leerzeichen.
• Doppelte Zeilen: Identische Zeilen importiert Workist nur einmal.
• Zahlen (Preise, Mengen): Komma und Punkt sind als Dezimaltrennzeichen erlaubt. Enthält ein Wert beides, gilt das zuletzt stehende Zeichen als Dezimaltrennzeichen: 1.234,56 und 1,234.56 ergeben beide 1234,56. Ein einzelnes Trennzeichen liest Workist immer als Dezimaltrennzeichen: 1.000 ergibt 1. Ausnahme: Der conversion_quotient der Einheitenkonvertierung braucht einen Punkt als Dezimaltrennzeichen.
• Datumsangaben: JJJJ-MM-TT (z. B. 2024-12-31) oder mit dem Tag zuerst (z. B. 31.12.2024). Datumsangaben, die Workist nicht lesen kann, bleiben leer.
• Länder (country): Ländernamen und Ländercodes wandelt Workist in den zweistelligen ISO-Code um (z. B. Deutschland → DE). Nicht erkannte Werte bleiben leer.
• Domains (domain): Workist schreibt Domains klein und verwirft Freemail-Domains wie gmail.com.
• Einheitenlisten (order_units, sales_units): als Liste in einer Zelle, z. B. ["KAR","ST"] oder ['KAR','ST']. Ein einzelner Wert wird zu einer Liste mit einem Eintrag; KAR,ST ohne eckige Klammern ist eine einzige Einheit. Eine leere Zelle wird als ["ST"] importiert.
• partition_id: Eine leere partition_id speichert Workist als main, siehe nächster Abschnitt.

Zuordnung zu Kunden: partition_id

Viele Listen haben eine Spalte partition_id. Sie enthält die client_id1 des Kunden (bzw. Geschäftspartners), zu dem eine Zeile gehört. Workist sucht dann nur unter den Zeilen des erkannten Kunden, was die Erkennung deutlich verbessert.

• Leere partition_id: Workist speichert die Zeile mit der Partition main. Kontakte, Adressen, Rahmenverträge, Angebote und Bestellungen mit main bietet Workist bei jedem Kunden an, zusätzlich zu den Zeilen des erkannten Kunden.
• Artikel: Hier gibt es keinen Rückfall auf main. Zeilen mit einer partition_id gelten nur für diesen Kunden. Die allgemeine Artikelliste pflegen Sie ohne partition_id.
• Einheitenkonvertierung: Die partition_id wirkt nur, wenn im Kanal die partitionsspezifische Einheitenkonversion aktiv ist. Findet Workist für den Kunden keine Umrechnung, verwendet es die Umrechnungen ohne partition_id.
• Keine Prüfung: Workist prüft beim Import nicht, ob es zur partition_id einen Kunden gibt.

Wie ein Import Ihre Daten ersetzt

• Vollimport (Standard): Jeder erfolgreiche Import ersetzt den gesamten Inhalt der Liste. Zeilen, die in der neuen Datei fehlen, entfernt Workist. Die neue Version ist sofort aktiv; einen Entwurfs- oder Freigabemodus gibt es nicht.
• Delta-Import (auf Anfrage): Auf Wunsch richtet Workist für eine Liste Delta-Importe ein. Ihre Datei enthält dann nur geänderte Zeilen und eine Statusspalte: Zeilen mit dem Status A legt Workist an oder aktualisiert sie, Zeilen mit einem anderen Status (z. B. X) löscht es, und Zeilen, die nicht in der Datei stehen, bleiben unverändert. Welche Spalten eine Zeile eindeutig kennzeichnen und wie die Statusspalte heißt, legt Workist bei der Einrichtung mit Ihnen fest. Fehlt die Statusspalte in einer Datei oder ist sie leer, behandelt Workist die Datei als Vollimport.
• Leere Datei: Enthält eine Datei nach dem Einlesen keine Datenzeilen, bricht Workist den Import ab und behält die bisherigen Daten.
• Unveränderte Datei: Haben sich Datei und Importkonfiguration seit dem letzten erfolgreichen Import nicht geändert, übernimmt Workist dessen Ergebnis, ohne die Datei erneut zu verarbeiten.
• Neuere Lieferung: Kommt für eine Liste eine neue Datei an, während ein älterer Import noch wartet, bricht Workist den älteren Import ab und importiert die neue Datei.
• Höchstens etwa 12 Importe pro Stunde: Pro Liste startet Workist höchstens etwa 12 Importe pro Stunde. Darüber hinaus per SFTP gelieferte Dateien überspringt Workist; über die API und beim Import aus dem SFTP-Verzeichnis im Master Data Hub erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Datenmodell

Die Listen sind über Nummern miteinander verknüpft. Es sind lose Verweise: Workist prüft beim Import nicht, ob eine referenzierte Nummer existiert. client_id1 und article_id1 müssen nicht eindeutig sein; ein Artikel kann z. B. pro Kunde oder pro Vertriebsorganisation mehrfach vorkommen. Liefer- und Rechnungsadressen (DeliveryAddress, InvoiceAddress) haben dieselbe Struktur, ebenso allgemeine und kundenspezifische Artikel (Article, ClientArticle). Die Spalte extra_data ist der Übersicht halber nicht dargestellt.