Ausgabeformate
Workist erzeugt für jedes abgeschlossene Dokument eine Ausgabedatei und überträgt sie an Ihr System. Welches Format Ihr Kanal verwendet, legt Workist bei der Einrichtung mit Ihnen fest. Die Unterseiten zeigen für jedes Standardformat ein Beispiel und beschreiben jedes Element, das Workist schreibt. Die Beispiele wurden mit den Workist-Serialisierern erzeugt und zur Lesbarkeit eingerückt; die gelieferten Dateien sind standardmäßig nicht eingerückt.
Verfügbare Formate
| Dokumenttyp | Standardformate |
|---|---|
| Bestellungen | Workist XML (Standard), SAP IDoc ORDERS05, openTRANS 2.1, cXML OrderRequest, ANSI X12 850 |
| Anfragen | Workist XML (Standard), SAP IDoc (Nachrichtentyp REQOTE), openTRANS 2.1 |
| Rechnungen | Workist XML |
| Lieferscheine | openTRANS 2.1 |
| Auftragsbestätigungen | openTRANS 2.1 |
| Leistungsverzeichnisse | SAP IDoc BOMMAT07 (Standard), GAEB DA XML X94 über die API |
Alle Dokumenttypen können Sie außerdem über die Dokument-API als JSON abrufen. Andere Formate baut Workist auf Anfrage, siehe Individuelle Formate auf Anfrage.
Welche Felder in der Datei stehen
- Workist XML (Bestellungen, Anfragen, Rechnungen): Die Datei enthält die Kopf- und Positionsfelder, die in Ihrem Kanal konfiguriert sind, sowie die Felder unter Zusätzliche Kopfzeilendatenfelder und Zusätzliche Positionszeilenfelder in der Ausgabedatei-Konfiguration. Steht dort ein Feldname, den das Format nicht kennt, erzeugt Workist keine Datei. Bei Bestellungen und Anfragen lässt Workist leere Felder weg, bei Rechnungen schreibt es jedes konfigurierte Feld, auch wenn es leer ist.
- Alle anderen Formate (SAP IDoc, openTRANS, cXML, X12) haben eine feste Struktur. Die Feldauswahl Ihres Kanals ändert sie nicht. Einzige Ausnahme: Das SAP IDoc für Bestellungen und Anfragen enthält den Rechnungsempfänger nur, wenn die Rechnungsadresse zu den Kopffeldern gehört.
Optionen in der Ausgabedatei-Konfiguration
| Option | Wirkung | Gilt für |
|---|---|---|
| Verweis auf die analysierte Datei einfügen (standardmäßig aktiv) | Schreibt den Dateinamen des mitgelieferten Originaldokuments in die Datei (External_Document_Link bzw. MIME_INFO) | Workist XML für Bestellungen und Anfragen, openTRANS für Auftragsbestätigungen |
| Link zur Workbench einfügen | Schreibt einen Link zum Dokument in der Workbench (Workist_URL bzw. ALT_CUSTOMER_ORDER_ID) | Workist XML für Bestellungen und Anfragen, openTRANS für Auftragsbestätigungen |
| E-Mail-Absenderinformationen einfügen | Schreibt die Absenderadresse der E-Mail, mit der das Dokument eingegangen ist (Received_By) | Workist XML für Bestellungen und Anfragen |
| Kurzen externen Dateinamen verwenden | Verwendet eine kurze ID statt einer UUID im Dateinamen | Workist XML für Bestellungen und Anfragen, openTRANS für Lieferscheine und Auftragsbestätigungen |
| Position überschreiben | Verwendet die Positionsnummer der zugeordneten Bestellposition | openTRANS für Auftragsbestätigungen |
In allen anderen Formaten haben diese Optionen keine Wirkung.
Dateinamen
| Format | Dateiname |
|---|---|
| Workist XML (Bestellungen, Anfragen), openTRANS (Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) | <ID>.xml; <ID> ist eine UUID oder mit Kurzen externen Dateinamen verwenden eine kurze ID |
| Workist XML (Rechnungen), openTRANS (Bestellungen, Anfragen), cXML | <UUID>.xml |
| SAP IDoc ORDERS05 | <IDoc-Nummer>.xml (16-stellig, fortlaufend) |
| SAP IDoc BOMMAT07 | BOM_<IDoc-Nummer>.xml |
| ANSI X12 850 | <kundennummer>_<bestellnummer>_<uuid>.edi in Kleinbuchstaben, z. B. cust-12345_po-2025-0001_9f8c2b7e-4d1a-4c3e-9b6f-2a7d5e1c0b34.edi; ohne Kunden- oder Bestellnummer nur <uuid>.edi |
Ist in der Upload-Konfiguration Originaldokument hochladen aktiv (Standard), überträgt Workist das Originaldokument mit demselben Namen wie die Ausgabedatei, in der Regel als .pdf. Mit Originale E-Mail hochladen legt Workist bei SFTP zusätzlich die E-Mail als <ID>.eml ab. Mit Zusätzliche Dateien übertragene Anhänge heißen <ID>_file_<n>.<Endung>.
Datums- und Zahlenformate
| Format | Datum | Dezimalzahlen |
|---|---|---|
| Workist XML | JJJJ-MM-TT | Ohne Tausendertrennzeichen und ohne abschließende Nullen. Standardmäßig mit Dezimalkomma (1487,5); auf Wunsch stellt Workist Ihren Kanal auf Dezimalpunkt um (1487.5). |
| openTRANS | JJJJ-MM-TT | Mit Dezimalpunkt (12.5) |
| cXML | JJJJ-MM-TT mit Uhrzeit T00:00:00+00:00 | Mit Dezimalpunkt (12.5) |
| SAP IDoc, ANSI X12 | JJJJMMTT | – |
Einzelne Felder weichen davon ab; die Feldtabellen der Formate nennen das.
Wann keine Datei entsteht
Fehlen bestimmte Werte, kann Workist die Datei nicht erzeugen:
| Format | Pflichtangaben |
|---|---|
| Workist XML | Nur Feldnamen, die das Format kennt, in der Ausgabedatei-Konfiguration |
| SAP IDoc ORDERS05 (Bestellungen, Anfragen) | Bestell- bzw. Anfragedatum und Liefertermin |
| cXML, openTRANS (Anfragen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) | Eine Menge je Position, die sich als Zahl lesen lässt |
Individuelle Formate auf Anfrage
Braucht Ihr System ein Format, das hier nicht als Standard aufgeführt ist, baut Workist es nach Ihrer Spezifikation. Das gilt zum Beispiel für:
- EDIFACT (z. B. ORDERS in der Version, die Ihr System erwartet)
- EDX
- proALPHA (PAI, pAX)
- Excel
- eigene Layouts in JSON, CSV, TXT (mit frei wählbarem Trennzeichen) oder XLSX für Bestellungen und Leistungsverzeichnisse, mit frei zugeordneten Feldern, z. B. eine Zeile je Position
Aufbau, Feldbelegung und Dateinamen stimmen Sie mit Ihrer Ansprechperson bei Workist ab. Auch die Standardformate kann Workist um Felder oder Logik erweitern.