Workist Smart Inbox
Die Workist Smart Inbox verbindet Microsoft-Outlook-Postfächer mit Workist, sodass eingehende E-Mails automatisch klassifiziert werden – als Bestellung, Preisanfrage (RFQ), Rechnung, Auftragsbestätigung oder Sonstiges. So gelangen relevante Dokumente ohne manuelles Weiterleiten in die richtigen Workist-Kanäle.
Zwei Varianten
Es gibt zwei Varianten der Smart Inbox – je nachdem, welche Art von Postfach Sie verbinden möchten:
- Shared Smart Inbox – der häufigste Anwendungsfall: Teams verbinden gemeinsam genutzte Outlook-Postfächer (Sammelpostfächer). Workist klassifiziert eingehende E-Mails und wendet Aktionen an, etwa das Verschieben in Ordner oder das Markieren als gelesen.
- Persönliche Smart Inbox – Mitarbeitende verbinden ihr individuelles Outlook-Postfach. Workist klassifiziert eingehende E-Mails und versieht sie direkt in Outlook mit Tags (z. B. Bestellungen oder Preisanfragen).
Jede Variante hat einen eigenen Admin-Guide, der die angeforderten Berechtigungen erläutert und die Erteilung der Admin-Zustimmung Schritt für Schritt beschreibt.
Admin-Zustimmung
Damit Workist auf die Postfächer zugreifen darf, muss ein Outlook-Administrator der Anwendung einmalig die erforderlichen Microsoft-Graph-Berechtigungen erteilen (Admin-Zustimmung). Den Link dafür zeigt die Workbench an, solange die Zustimmung fehlt. Kopieren Sie ihn mit „Link kopieren“ und schicken Sie ihn an Ihren Outlook-Administrator.
| Variante | Wo der Link steht | Wer ihn sieht |
|---|---|---|
| Shared Smart Inbox | „Einstellungen“ → Navigation links unter „Workflow-Tools“ → „Smart Inbox“ | Benutzer mit der Rolle Manager oder Admin |
| Persönliche Smart Inbox | Name links unten → „Dein Profil“ → Bereich „Persönliche Smart Inbox für Outlook“ | Benutzer mit der Rolle Member, Manager, IT oder Admin |
Bringt Workist neue Funktionen, die weitere Berechtigungen brauchen (z. B. benutzerdefinierte Kategorien), zeigt die Workbench den Hinweis „Administratorgenehmigung erforderlich“ mit einem neuen Link. Die Rollen sind unter Benutzer und Rollen beschrieben.
Shared Smart Inbox einrichten
Nach der Admin-Zustimmung verbinden Benutzer mit der Rolle Manager oder Admin die Postfächer unter „Einstellungen“ → „Workflow-Tools“ → „Smart Inbox“ → „Integration konfigurieren“. Dabei legen Sie Name und Postfachadresse fest und wählen für jede Dokumentart (Bestellung, Auftragsbestätigung, Preisanfrage, Rechnung) den Kanal, in dem Workist die Dokumente anlegt. Die Kanäle lassen sich später nicht mehr ändern.
Über das Menü eines Postfachs → „Verwalten“ passen Sie das Verhalten an:
- Unverarbeitete Dokumente: E-Mails, die eines der angegebenen Stichwörter enthalten oder von einer der angegebenen Adressen oder Domains kommen, legt Workist nicht als Dokument an. Sie bleiben zur manuellen Bearbeitung im Postfach.
- Ereignisse: Für jede Dokumentart legen Sie fest, was in Outlook passiert, wenn ein Dokument z. B. angelegt, abgeschlossen, verworfen oder gelöscht wurde: E-Mail in einen Outlook-Ordner verschieben und/oder als gelesen markieren.
- Benutzerdefinierte Kategorien: siehe nächster Abschnitt.
Benutzerdefinierte Kategorien
Für E-Mails, die keine Bestellung, Preisanfrage, Rechnung oder Auftragsbestätigung sind, können Sie eigene Kategorien anlegen, zum Beispiel für Lieferreklamationen oder Fragen zu fehlenden Auftragsbestätigungen. Eine KI ordnet jede dieser E-Mails höchstens einer aktiven Kategorie zu, und nur, wenn sie eindeutig passt.
Sie finden die Kategorien beim Postfach unter „Verwalten“ → „Benutzerdefinierte Kategorien“ → „Kategorie erstellen“. Als Startpunkt bietet Workist „Empfohlene Kategorien“ an (z. B. „Auftragsbestätigung“ und „Lieferreklamation“). Eine eigene Kategorie beschreiben Sie mit:
- Name
- Erkennungskriterien: welche E-Mails dazugehören, in eigenen Worten
- Unterstützende Schlüsselwörter (optional), die die Erkennung verbessern
Für jede Kategorie legen Sie fest, was mit erkannten E-Mails passiert:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| „Outlook-Tag hinzufügen“ | Die E-Mail erhält in Outlook ein Tag (ein Tag pro Kategorie, Farbe wählbar). |
| „In Outlook-Ordner verschieben“ | Die E-Mail wird in den gewählten Outlook-Ordner verschoben. |
| „Als gelesen markieren“ | Die E-Mail wird in Outlook als gelesen markiert. |
| „Auto-Weiterleitung aktivieren“ | Die E-Mail wird an E-Mail-Adressen weitergeleitet oder in einem Workist-Kanal als Dokument angelegt. |
Mit „Pausieren“ und „Fortsetzen“ schalten Sie eine Kategorie vorübergehend ab und wieder an, mit „Löschen“ entfernen Sie sie. Kategorien mit der Kennzeichnung „Agent“ gehören zu einem KI-Agenten.
Persönliche Smart Inbox
Die Persönliche Smart Inbox ist in der Workbench als Beta gekennzeichnet. Jeder Benutzer mit der Rolle Member, Manager, IT oder Admin richtet sie unter „Dein Profil“ für das eigene Postfach ein:
- „Mit Outlook verbinden“ und bei Microsoft anmelden.
- Die Kanäle für Bestellungen und Preisanfragen wählen, in die Workist erkannte Dokumente legt.
Unter „Ausgeschlossener Inhalt“ geben Sie Schlüsselwörter sowie E-Mail-Adressen oder Domains an. Passende E-Mails bleiben in Ihrem Posteingang und gehen nicht an Workist. Mit „Pausieren“ und „Fortsetzen“ unterbrechen Sie die Weiterleitung vorübergehend, mit „Trennen“ beenden Sie sie.
Verliert Workist den Zugriff auf Ihr Postfach, sehen Sie im Profil einen Hinweis und erhalten eine E-Mail (sofern Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten). Trennen Sie die Persönliche Smart Inbox dann und verbinden Sie sie neu.