Workist Smart Inbox

Die Workist Smart Inbox verbindet Microsoft-Outlook-Postfächer mit Workist, sodass eingehende E-Mails automatisch klassifiziert werden – zum Beispiel als Bestellung, Preisanfrage (RFQ), Rechnung oder Auftragsbestätigung. So gelangen relevante Dokumente ohne manuelles Weiterleiten in die richtigen Workist-Kanäle.

Damit Workist auf die Postfächer zugreifen darf, muss ein Outlook-Administrator der Anwendung einmalig die erforderlichen Microsoft-Graph-Berechtigungen erteilen (Admin-Zustimmung). Den dafür benötigten Link finden Sie in der Workbench.

Zwei Varianten

Es gibt zwei Varianten der Smart Inbox – je nachdem, welche Art von Postfach Sie verbinden möchten:

• Shared Smart Inbox – der häufigste Anwendungsfall: Teams verbinden gemeinsam genutzte Outlook-Postfächer (Sammelpostfächer). Workist klassifiziert eingehende E-Mails und wendet Aktionen an, etwa das Verschieben in Ordner oder das Markieren als gelesen.
• Persönliche Smart Inbox – Mitarbeitende verbinden ihr individuelles Outlook-Postfach. Workist klassifiziert eingehende E-Mails und versieht sie direkt in Outlook mit Tags (z. B. Bestellungen oder Preisanfragen).

Jede Variante hat einen eigenen Admin-Guide, der die angeforderten Berechtigungen erläutert und die Erteilung der Admin-Zustimmung Schritt für Schritt beschreibt.