Rechnungen (Invoices)

Workist XML

Dateiendung: .xml
Dateiname: <UUID>.xml

Das Standardformat für Rechnungen. Die Kopfdaten stehen direkt unter invoice, danach folgen payment (Zahlungsangaben), summary (Beträge) und line_items (Positionen).

Anders als bei Bestellungen und Anfragen schreibt Workist jedes konfigurierte Kopf-, Zahlungs-, Summen- und Positionsfeld, auch wenn es leer ist (z. B. <contract_number />). Die Blöcke payment, summary und line_items sind immer vorhanden. In Adress- und Lieferantenblöcken stehen nur gefüllte Felder.

Datumsangaben haben das Format JJJJ-MM-TT. Dezimalzahlen stehen standardmäßig mit Dezimalkomma und ohne abschließende Nullen in der Datei (1487,5), siehe Datums- und Zahlenformate. Die Optionen Verweis auf die analysierte Datei einfügen, Link zur Workbench einfügen, E-Mail-Absenderinformationen einfügen und Kurzen externen Dateinamen verwenden wirken bei Rechnungen nicht.

Vollständiges Beispiel

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<invoice>
  <invoice_number>INV-2025-0042</invoice_number>
  <order_number>PO-2025-0001</order_number>
  <contract_number />
  <delivery_note_number>DN-2025-300</delivery_note_number>
  <invoice_date>2025-03-20</invoice_date>
  <invoice_due_date>2025-04-19</invoice_due_date>
  <delivery_date>2025-03-15</delivery_date>
  <document_type>Invoice</document_type>
  <recipient_address>
    <Code>RCPT-001</Code>
    <name>Accounts Payable</name>
    <street_and_nr>Hauptstrasse 42</street_and_nr>
    <misc>Building A</misc>
    <company_name>Acme Corp GmbH</company_name>
    <postcode>80331</postcode>
    <city>Munich</city>
    <country>DE</country>
    <country_subdivision>BY</country_subdivision>
    <email>invoices@acme.de</email>
    <phone>+49 89 12345678</phone>
  </recipient_address>
  <sender_supplier>
    <address>
      <name>Best Supplier GmbH</name>
      <street_and_nr>Lieferantenweg 10</street_and_nr>
      <postcode>20095</postcode>
      <city>Hamburg</city>
      <country>DE</country>
      <email>info@bestsupplier.de</email>
      <phone>+49 40 99999999</phone>
    </address>
    <name>Best Supplier GmbH</name>
    <misc>Werk Nord</misc>
    <customer_number>SUP-500</customer_number>
    <customer_type>preferred</customer_type>
    <contact_person>Hans Mueller</contact_person>
    <vat_id>DE987654321</vat_id>
    <internal_note>Pay only after goods receipt</internal_note>
  </sender_supplier>
  <sender_vat_id>DE987654321</sender_vat_id>
  <sender_tax_number>143/123/45678</sender_tax_number>
  <sender_contact>
    <contact_id>SC-001</contact_id>
    <name>Hans Mueller</name>
    <email>hans@bestsupplier.de</email>
    <phone>+49 40 88888888</phone>
  </sender_contact>
  <Info_Text>Payment due within 30 days.</Info_Text>
  <payment>
    <payment_bank>Deutsche Bank AG</payment_bank>
    <payment_bic>DEUTDEFF</payment_bic>
    <payment_iban>DE89370400440532013000</payment_iban>
    <payment_method>SEPA credit transfer</payment_method>
    <payment_reference>INV-2025-0042</payment_reference>
    <payment_swift>DEUTDEFF</payment_swift>
    <payment_terms_discount>2% within 10 days</payment_terms_discount>
    <payment_terms_due_days>30</payment_terms_due_days>
    <payment_terms_type>net</payment_terms_type>
    <payment_terms>Net 30 days</payment_terms>
  </payment>
  <summary>
    <currency>EUR</currency>
    <net_amount>1250</net_amount>
    <tax_rate>19</tax_rate>
    <tax_amount>237,5</tax_amount>
    <total_amount>1487,5</total_amount>
    <total_due>1487,5</total_due>
  </summary>
  <line_items>
    <line_item>
      <pos>10</pos>
      <article_id1>ART-001-A</article_id1>
      <article_id2>ART-001-A-ALT</article_id2>
      <article_id3>4006381333931</article_id3>
      <article_partition_specific_number>SUP-ART-777</article_partition_specific_number>
      <article_description>Industrial Sensor Module Type A</article_description>
      <quantity>100</quantity>
      <unit>PCE</unit>
      <unit_price>12,5</unit_price>
      <total_price>1250</total_price>
      <gross_price />
      <price_unit>1</price_unit>
      <tax_rate>19</tax_rate>
      <tax_amount>237,5</tax_amount>
    </line_item>
  </line_items>
</invoice>

Kopffelder

Element	Typ	Beschreibung
invoice_number	Text	Rechnungsnummer
order_number	Text	Bestellnummer, auf die sich die Rechnung bezieht
contract_number	Text	Vertragsnummer
delivery_note_number	Text	Lieferscheinnummer
invoice_date	Datum	Rechnungsdatum
invoice_due_date	Datum	Fälligkeitsdatum
delivery_date	Datum	Liefer- bzw. Leistungsdatum
document_type	Text	Belegart als Freitext, wie erkannt. Bei E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) Invoice oder Credit Note
recipient_address	Block	Rechnungsempfänger; Felder siehe Adressfelder
sender_supplier	Block	Rechnungssteller, gefüllt aus Ihren Lieferantenstammdaten
sender_supplier/address	Block	Adresse des Lieferanten; Felder siehe Adressfelder
sender_supplier/name	Text	Name des Lieferanten
sender_supplier/misc	Text	Zusätzliche Angaben aus den Lieferantenstammdaten (misc)
sender_supplier/customer_number	Text	Lieferantennummer
sender_supplier/customer_type	Text	Typ aus den Stammdaten
sender_supplier/contact_person	Text	Kontaktperson aus den Stammdaten
sender_supplier/vat_id	Text	USt-IdNr. aus den Stammdaten
sender_supplier/internal_note	Text	Interne Anmerkung aus Ihren Stammdaten (internal_note)
sender_vat_id	Text	USt-IdNr. des Lieferanten, wie auf der Rechnung angegeben
sender_tax_number	Text	Steuernummer des Lieferanten
sender_contact	Block	Ansprechpartner beim Lieferanten
sender_contact/contact_id	Text	Nummer des Ansprechpartners
sender_contact/name	Text	Name des Ansprechpartners
sender_contact/email	Text	E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
sender_contact/phone	Text	Telefonnummer des Ansprechpartners
Info_Text	Text	Freitext. Workist teilt ihn in Abschnitte zu 70 Zeichen auf, ein Element je Abschnitt, höchstens 5 Elemente; der Rest entfällt

Adressfelder

recipient_address und sender_supplier/address haben dieselbe Struktur. Workist schreibt nur die gefüllten Felder.

Element	Typ	Beschreibung
Code	Text	Adressnummer aus Ihren Stammdaten
name	Text	Name
street_and_nr	Text	Straße und Hausnummer
misc	Text	Adresszusatz
company_name	Text	Firmenname
postcode	Text	Postleitzahl
city	Text	Ort
country	Text	Ländercode (z. B. DE)
country_subdivision	Text	Bundesland- oder Regionscode
email	Text	E-Mail-Adresse
phone	Text	Telefonnummer

Zahlungsfelder (payment)

Element	Typ	Beschreibung
payment_bank	Text	Name der Bank
payment_bic	Text	BIC
payment_iban	Text	IBAN
payment_method	Text	Zahlungsart als Freitext; bei E-Rechnungen die Bezeichnung des Zahlungsmittelcodes (z. B. SEPA credit transfer)
payment_reference	Text	Verwendungszweck
payment_swift	Text	SWIFT-Code
payment_terms_discount	Text	Skontobedingungen
payment_terms_due_days	Text	Zahlungsziel in Tagen
payment_terms_type	Text	Art der Zahlungsbedingung
payment_terms	Text	Zahlungsbedingungen im Wortlaut

Summenfelder (summary)

Element	Typ	Beschreibung
currency	Text	Währungscode (z. B. EUR)
net_amount	Dezimal	Nettobetrag
tax_rate	Dezimal	Steuersatz in Prozent
tax_amount	Dezimal	Steuerbetrag
total_amount	Dezimal	Bruttobetrag
total_due	Dezimal	Zahlbetrag

Positionsfelder (line_items/line_item)

Workist schreibt ein line_item je Position, sofern mindestens ein Positionsfeld konfiguriert ist.

Element	Typ	Beschreibung
pos	Text	Positionsnummer
article_id1	Text	Ihre Artikelnummer (article_id1 aus Ihren Artikelstammdaten)
article_id2	Text	Zweite Artikelnummer (article_id2)
article_id3	Text	Dritte Artikelnummer (article_id3, z. B. EAN)
article_partition_specific_number	Text	Artikelnummer des Lieferanten
article_description	Text	Artikelbeschreibung
quantity	Dezimal	Menge
unit	Text	Mengeneinheit
unit_price	Dezimal	Einzelpreis
total_price	Dezimal	Positionsgesamtbetrag
gross_price	Dezimal	Bruttopreis aus Ihren Artikelstammdaten (gross_price)
price_unit	Text	Preiseinheit (z. B. 1 oder 100)
tax_rate	Dezimal	Steuersatz der Position
tax_amount	Dezimal	Steuerbetrag der Position