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Anfragen (Requests for Quotation)

Für Anfragen gibt es diese Standardformate: Workist XML (Standard), SAP IDoc mit dem Nachrichtentyp REQOTE und openTRANS 2.1. Andere Formate baut Workist auf Anfrage, siehe Individuelle Formate auf Anfrage.

Alle Beispiele auf dieser Seite wurden mit den Workist-Serialisierern aus denselben Beispieldaten erzeugt. Allgemeine Regeln zu Dateinamen, Datums- und Zahlenformaten finden Sie in der Übersicht.

Workist XML​

Dateiendung: .xml
Dateiname: <ID>.xml

Das Standardformat für Anfragen. Es ist aufgebaut wie das Workist XML für Bestellungen: General enthält die Kopfdaten, Invoicing und Shipping die Adressen und Liefertermine, und je Position folgt ein Line-Element.

Welche Elemente erscheinen, hängt von den Kopf- und Positionsfeldern Ihres Kanals ab. Leere Felder lässt Workist weg. Ein Line-Element schreibt Workist für jede Position, auch wenn es leer bleibt, weil keine Positionsfelder konfiguriert sind.

Vollständiges Beispiel​

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<Rfq>
  <General>
    <Sell_to_Customer>
      <Customer_Number>CUST-12345</Customer_Number>
      <Name>Acme Corporation</Name>
      <Contact_Number>CP-001</Contact_Number>
      <Contact>Max Mustermann</Contact>
      <Contact_Email>max@acme.de</Contact_Email>
      <Contact_Phone>+49 89 12345678</Contact_Phone>
      <Country>DE</Country>
      <Country_Subdivision>BY</Country_Subdivision>
      <Customer_Type>regular</Customer_Type>
    </Sell_to_Customer>
    <Request_Date>2025-03-15</Request_Date>
    <Quote_Deadline>2025-03-31</Quote_Deadline>
    <Customer_Request_number>RFQ-2025-0010</Customer_Request_number>
    <Project_Number>PRJ-500</Project_Number>
    <Info_Text>Requesting quote for Q2 2025 order.</Info_Text>
    <Commission_Number>COM-999</Commission_Number>
    <External_Document_Link>9f8c2b7e-4d1a-4c3e-9b6f-2a7d5e1c0b34.pdf</External_Document_Link>
    <Workist_URL>https://wb.workist.com/rfqs/3f2b8c1e-5a7d-4e19-8c2f-6b0d9a4e7c15</Workist_URL>
    <Received_By>max@acme.de</Received_By>
  </General>
  <Invoicing>
    <Bill_to_Customer>
      <Code>BILL-001</Code>
      <Name>Accounts Payable</Name>
      <Additional_Name_Info>Acme Corporation GmbH</Additional_Name_Info>
      <Address>Billing Strasse 10</Address>
      <Additional_Address_Info>Building C, 3rd Floor</Additional_Address_Info>
      <City>Munich</City>
      <Post_Code>80331</Post_Code>
      <Country>DE</Country>
      <Country_Subdivision>BY</Country_Subdivision>
      <Phone>+49 89 11111111</Phone>
      <Email>billing@acme.de</Email>
    </Bill_to_Customer>
  </Invoicing>
  <Shipping>
    <Ship_to_Customer>
      <Code>SHIP-002</Code>
      <Name>Warehouse Team</Name>
      <Additional_Name_Info>Acme Corporation GmbH</Additional_Name_Info>
      <Address>Lager Strasse 5</Address>
      <Additional_Address_Info>Gate 3</Additional_Address_Info>
      <City>Hamburg</City>
      <Post_Code>20095</Post_Code>
      <Country>DE</Country>
      <Country_Subdivision>HH</Country_Subdivision>
      <Phone>+49 40 22222222</Phone>
      <Email>warehouse@acme.de</Email>
    </Ship_to_Customer>
    <Expected_Delivery_Date>2025-05-01</Expected_Delivery_Date>
    <Expected_Delivery_End_Date>2025-05-15</Expected_Delivery_End_Date>
    <Delivery_Unload_Method>forklift</Delivery_Unload_Method>
  </Shipping>
  <Line>
    <Description>Industrial Sensor Module Type A</Description>
    <Unit_of_Measure>PCE</Unit_of_Measure>
    <Quantity>500</Quantity>
    <Converted_Unit_of_Measure>box</Converted_Unit_of_Measure>
    <Converted_Quantity>50</Converted_Quantity>
    <Common_Item_Number>ART-001-A</Common_Item_Number>
    <Common_Item_Number_2>ART-001-A-ALT</Common_Item_Number_2>
    <Common_Item_Number_3>4006381333931</Common_Item_Number_3>
    <Customer_Item_Number>CUST-ART-555</Customer_Item_Number>
    <Item_Number_Confidence>0,92</Item_Number_Confidence>
    <Expected_Delivery_Date>2025-05-01</Expected_Delivery_Date>
    <Commission_Number>COM-LINE-01</Commission_Number>
    <Pos>10</Pos>
  </Line>
</Rfq>

Allgemeine Felder (General)​

ElementTypBeschreibung
Sell_to_CustomerBlockAnfragender Kunde, gefüllt aus Ihren Kundenstammdaten
Sell_to_Customer/Customer_NumberTextKundennummer
Sell_to_Customer/NameTextKundenname
Sell_to_Customer/Contact_NumberTextNummer des Ansprechpartners beim Kunden
Sell_to_Customer/ContactTextName des Ansprechpartners
Sell_to_Customer/Contact_EmailTextE-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Sell_to_Customer/Contact_PhoneTextTelefonnummer des Ansprechpartners
Sell_to_Customer/CountryTextLändercode der Kundenadresse (z. B. DE)
Sell_to_Customer/Country_SubdivisionTextBundesland- oder Regionscode der Kundenadresse (z. B. BY)
Sell_to_Customer/Customer_TypeTextKundentyp aus Ihren Stammdaten
Request_DateDatumAnfragedatum
Quote_DeadlineDatumFrist für die Angebotsabgabe
Customer_Request_numberTextAnfragenummer des Kunden
Project_NumberTextProjektnummer
Info_TextTextFreitext. Workist teilt ihn in Abschnitte zu 70 Zeichen auf, ein Element je Abschnitt, höchstens 5 Elemente; der Rest entfällt
Commission_NumberTextKommissionsnummer
External_Document_LinkTextDateiname des Originaldokuments, das Workist zusammen mit der XML-Datei überträgt (<ID>.pdf). Kein Link
Workist_URLTextLink zum Dokument in der Workbench
Received_ByTextAbsenderadresse (Von) der E-Mail, mit der das Dokument bei Workist eingegangen ist

External_Document_Link, Workist_URL und Received_By schalten Sie in der Ausgabedatei-Konfiguration ein, siehe Optionen.

Rechnungsadresse, Lieferadresse und Liefertermine​

ElementTypBeschreibung
Invoicing/Bill_to_CustomerBlockRechnungsadresse; Felder wie bei Bestellungen
Shipping/Ship_to_CustomerBlockLieferadresse; Felder wie bei Bestellungen
Shipping/Expected_Delivery_DateDatumGewünschter Liefertermin
Shipping/Expected_Delivery_End_DateDatumEnde des Lieferzeitraums
Shipping/Delivery_Unload_MethodTextEntladeart am Lieferort

Positionsfelder (Line)​

ElementTypBeschreibung
DescriptionTextArtikelbeschreibung
Unit_of_MeasureTextMengeneinheit
QuantityDezimalAngefragte Menge
Converted_Unit_of_MeasureTextUmgerechnete Einheit (z. B. box)
Converted_QuantityDezimalMenge in der umgerechneten Einheit
Common_Item_NumberTextIhre Artikelnummer (article_id1 aus Ihren Artikelstammdaten)
Common_Item_Number_2TextZweite Artikelnummer (article_id2)
Common_Item_Number_3TextDritte Artikelnummer (article_id3, z. B. EAN)
Customer_Item_NumberTextArtikelnummer des Kunden
Item_Number_ConfidenceDezimalSicherheit der automatischen Artikelzuordnung zwischen 0 und 1, immer mit Dezimalkomma (z. B. 0,92)
Expected_Delivery_DateDatumLiefertermin der Position
Commission_NumberTextKommissionsnummer der Position
PosTextPositionsnummer

SAP IDoc (REQOTE)​

Dateiendung: .xml
Dateiname: <IDoc-Nummer>.xml

Anfragen im IDoc-Basistyp ORDERS05 mit dem Nachrichtentyp REQOTE. Aufbau, Segmente und Feldlängen entsprechen dem SAP IDoc ORDERS05 für Bestellungen. Diese Punkte unterscheiden sich:

ElementBestellungAnfrage
EDI_DC40/MESTYP, EDI_DC40/STDMESORDERSREQOTE
E1EDK01/BELNR, E1EDK02/BELNRBestellnummerAnfragenummer
E1EDK03 (IDDAT = 012), E1EDK02/DATUMBestelldatumAnfragedatum
EDI_DC40/SNDPOR, SNDPRT, SNDPRNeinstellbarfest WORKIST, LS, WORKIST

Anfragedatum und Liefertermin sind Pflicht. Fehlt einer der beiden Werte, erzeugt Workist keine Datei.

Diese Werte stellt Workist bei der Einrichtung für Sie ein:

FeldStandardMax. Zeichen
MANDT050–
RCVPORXML_WKI10
RCVPRTLS2
RCVPRNSUPPLIER10
RECIPNT_NOSUPPLIER10

openTRANS 2.1​

Dateiendung: .xml
Dateiname: <UUID>.xml

Anfrage im openTRANS-2.1-Format (RFQ). Das Format hat eine feste Struktur: Die Feldauswahl Ihres Kanals und die Optionen der Ausgabedatei-Konfiguration ändern es nicht. Rechnungs- und Lieferadresse sind nicht enthalten.

Vollständiges Beispiel​

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<RFQ xmlns:bmecat="http://www.bmecat.org/bmecat/2005" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" version="2.1" xmlns="http://www.opentrans.org/XMLSchema/2.1" xsi:schemaLocation="http://www.opentrans.org/XMLSchema/2.1 opentrans_2_1.xsd" type="standard">
  <RFQ_HEADER>
    <CONTROL_INFO>
      <GENERATOR_INFO>Workist</GENERATOR_INFO>
      <GENERATION_DATE>2025-03-15T14:30:25.123456</GENERATION_DATE>
    </CONTROL_INFO>
    <RFQ_INFO>
      <RFQ_ID>RFQ-2025-0010</RFQ_ID>
      <RFQ_DATE>2025-03-15</RFQ_DATE>
      <DELIVERY_DATE>
        <DELIVERY_START_DATE>2025-05-01</DELIVERY_START_DATE>
        <DELIVERY_END_DATE>2025-05-15</DELIVERY_END_DATE>
      </DELIVERY_DATE>
      <DELIVERY_UNLOAD_METHOD>forklift</DELIVERY_UNLOAD_METHOD>
      <PARTIES>
        <PARTY>
          <bmecat:PARTY_ID type="party_specific">workist</bmecat:PARTY_ID>
          <PARTY_ROLE>document_creator</PARTY_ROLE>
        </PARTY>
        <PARTY>
          <bmecat:PARTY_ID type="party_specific">supplier</bmecat:PARTY_ID>
          <PARTY_ROLE>supplier</PARTY_ROLE>
        </PARTY>
        <PARTY>
          <bmecat:PARTY_ID>CUST-12345</bmecat:PARTY_ID>
          <PARTY_ROLE>buyer</PARTY_ROLE>
          <ADDRESS>
            <bmecat:NAME>Acme Corporation</bmecat:NAME>
            <bmecat:STREET>Hauptstrasse 42</bmecat:STREET>
            <bmecat:ZIP>80331</bmecat:ZIP>
            <bmecat:CITY>Munich</bmecat:CITY>
            <bmecat:COUNTRY>DE</bmecat:COUNTRY>
          </ADDRESS>
        </PARTY>
      </PARTIES>
      <ORDER_PARTIES_REFERENCE>
        <bmecat:BUYER_IDREF>CUST-12345</bmecat:BUYER_IDREF>
        <bmecat:SUPPLIER_IDREF>supplier</bmecat:SUPPLIER_IDREF>
      </ORDER_PARTIES_REFERENCE>
      <bmecat:CURRENCY>EUR</bmecat:CURRENCY>
    </RFQ_INFO>
  </RFQ_HEADER>
  <RFQ_ITEM_LIST>
    <RFQ_ITEM>
      <LINE_ITEM_ID>10</LINE_ITEM_ID>
      <PRODUCT_ID>
        <bmecat:SUPPLIER_PID type="supplier_specific">ART-001-A</bmecat:SUPPLIER_PID>
        <bmecat:BUYER_PID>CUST-ART-555</bmecat:BUYER_PID>
        <bmecat:DESCRIPTION_LONG>Industrial Sensor Module Type A</bmecat:DESCRIPTION_LONG>
      </PRODUCT_ID>
      <QUANTITY>500.0</QUANTITY>
      <bmecat:ORDER_UNIT>PCE</bmecat:ORDER_UNIT>
      <DELIVERY_DATE>
        <DELIVERY_START_DATE>2025-05-01</DELIVERY_START_DATE>
        <DELIVERY_END_DATE>2025-05-01</DELIVERY_END_DATE>
      </DELIVERY_DATE>
    </RFQ_ITEM>
  </RFQ_ITEM_LIST>
  <RFQ_SUMMARY>
    <TOTAL_ITEM_NUM>1</TOTAL_ITEM_NUM>
  </RFQ_SUMMARY>
</RFQ>

Elemente​

ElementInhalt
CONTROL_INFOGENERATOR_INFO = Workist, GENERATION_DATE = Erstellungszeitpunkt (UTC).
RFQ_INFORFQ_ID = Anfragenummer des Kunden, RFQ_DATE = Anfragedatum, DELIVERY_UNLOAD_METHOD = Entladeart (zusätzliches Element, nicht Teil des openTRANS-Standards; nur wenn erfasst), CURRENCY = immer EUR.
DELIVERY_DATENur mit Liefertermin: DELIVERY_START_DATE = Liefertermin, DELIVERY_END_DATE = Ende des Lieferzeitraums (sonst der Liefertermin).
PARTY document_creatorWorkist als Ersteller: PARTY_ID = workist (type = party_specific), PARTY_ROLE = document_creator.
PARTY supplierSie als Lieferant, fester Platzhalter: PARTY_ID = supplier (type = party_specific), PARTY_ROLE = supplier.
PARTY buyerAnfragender Kunde: PARTY_ID = Kundennummer, PARTY_ROLE = buyer; NAME = Name aus der Kundenadresse, STREET, ZIP, CITY, COUNTRY (Ländercode).
ORDER_PARTIES_REFERENCEBUYER_IDREF = Kundennummer, SUPPLIER_IDREF = supplier.
RFQ_ITEMEine je Position: LINE_ITEM_ID = Positionsnummer, QUANTITY = Menge mit Dezimalpunkt (z. B. 500.0), ORDER_UNIT = Mengeneinheit.
PRODUCT_IDSUPPLIER_PID = Ihre Artikelnummer (type = supplier_specific), BUYER_PID = Artikelnummer des Kunden, DESCRIPTION_LONG = Artikelbeschreibung.
DELIVERY_DATE (Position)Liefertermin der Position in DELIVERY_START_DATE und DELIVERY_END_DATE.
RFQ_SUMMARYTOTAL_ITEM_NUM = Anzahl der Positionen.

Jede Position braucht eine Menge, die sich als Zahl lesen lässt, sonst erzeugt Workist keine Datei.