Benutzer, Rollen & Teams

Was ein Benutzer in Workist sieht und tun darf, hängt von zwei Dingen ab:

• Seine Rollen legen fest, was er tun darf, z. B. Dokumente bearbeiten, Kanäle konfigurieren oder SSO einrichten.
• Seine Teams legen fest, welche Kanäle und Dokumente er sieht.

Rollen

Workist hat fünf Rollen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben; er erhält dann alle Berechtigungen jeder dieser Rollen.

Rolle	Gedacht für
Chat user	Mitarbeitende, die nur mit Worki arbeiten. Sie sehen ausschließlich Worki und ihre eigenen Einstellungen.
Member	Sachbearbeitung: Dokumente prüfen, korrigieren und abschließen.
Manager	Fachliche Verantwortung: Kanäle, Mitarbeitende, Teams, Stammdaten, Smart Inbox und Statistiken.
IT	Technische Anbindung: Integrationen, API-Schlüssel, SFTP-Schlüssel, Webhooks und Stammdaten.
Admin	Alles, zusätzlich Unternehmenseinstellungen und Anmeldesicherheit. Sieht alle Kanäle des Unternehmens.

Berechtigungen je Rolle

Dieselbe Übersicht zeigt Workist beim Einladen und Bearbeiten von Mitarbeitenden.

Berechtigung	Chat user	Member	Manager	IT	Admin
Nutzen
Mit Worki chatten	✓				✓
Dokumente bearbeiten		✓	✓	✓	✓
Persönliche Smart Inbox nutzen		✓	✓	✓	✓
Statistiken ansehen			✓		✓
Verwalten
Kanäle konfigurieren			✓		✓
Mitarbeitende und Teams verwalten			✓		✓
Geteilte Smart Inbox konfigurieren			✓		✓
Agenten und Sprachagenten konfigurieren			✓		✓
Selbstbedienungsformulare einrichten			✓		✓
Stammdaten verwalten			✓	✓	✓
Integrationen konfigurieren				✓	✓
SSO und MFA konfigurieren					✓
Unternehmenseinstellungen verwalten					✓

Was die Berechtigungen umfassen:

• Mit Worki chatten: Gespräche mit Worki führen, Dateien anhängen, Automationen planen. Worki muss in Ihrem Vertrag enthalten und für das Unternehmen eingeschaltet sein, siehe Worki. Member, Manager und IT enthalten Worki nicht; vergeben Sie bei Bedarf zusätzlich Chat user.
• Dokumente bearbeiten: Dokumente in den Kanälen der eigenen Teams ansehen, hochladen, bearbeiten und abschließen.
• Persönliche Smart Inbox nutzen: das eigene Outlook-Postfach mit Workist verbinden, siehe Smart Inbox.
• Statistiken ansehen: die Statistiken öffnen und als Excel-Datei herunterladen.
• Kanäle konfigurieren: Kanäle anlegen und über Kanal verwalten einrichten, siehe Kanal-Konfiguration.
• Mitarbeitende und Teams verwalten: Mitarbeitende einladen, bearbeiten und löschen, Passwörter zurücksetzen, Rollen vergeben und Teams pflegen.
• Geteilte Smart Inbox konfigurieren: Sammelpostfächer verbinden und E-Mail-Kategorien pflegen.
• Agenten und Sprachagenten konfigurieren: Agenten anlegen und einrichten, sofern sie in Ihrem Vertrag enthalten sind.
• Selbstbedienungsformulare einrichten: Bestellformulare, die Ihre Kunden statt einer E-Mail ausfüllen.
• Stammdaten verwalten: Stammdaten hochladen und konfigurieren, Importprotokolle ansehen, siehe Stammdaten-Hub.
• Integrationen konfigurieren: ERP-Integrationen, API-Schlüssel, Webhooks, Outlook-Add-Ins und SFTP-Schlüssel.
• SSO und MFA konfigurieren: Single Sign-On, SAML und die MFA-Pflicht für das Unternehmen, siehe Anmeldung & Sicherheit.
• Unternehmenseinstellungen verwalten: Firmenprofil und Logo, Firmenbenachrichtigungen und Worki für das Unternehmen. Wer diese Berechtigung hat, sieht die Kanäle und Dokumente aller Teams.

Wer Rollen vergeben darf

Rolle	Darf diese Rollen vergeben
Chat user	keine
Member	keine
Manager	Member, Manager
IT	keine
Admin	Chat user, Member, Manager, IT, Admin

Dazu gilt:

• Ein Manager kann nur Mitarbeitende bearbeiten oder löschen, deren Rollen er selbst vergeben darf. Bei allen anderen ist das Menü ⋮ ausgegraut.
• Ihr eigenes Konto können Sie immer bearbeiten, aber nicht löschen.
• Ein Admin kann sich die Rolle Admin nicht selbst entziehen.
• Der letzte Admin des Unternehmens kann weder die Rolle verlieren noch gelöscht werden.

Mitarbeitende verwalten

Mitarbeitende verwalten Benutzer mit den Rollen Manager und Admin unter Einstellungen → Mitarbeiter*innen. Die Liste zeigt Name, Rollen, Teams und den Status der Persönlichen Smart Inbox. Sie können suchen und nach Rolle oder Team filtern. Über Kopiere … E-Mail-Adressen kopieren Sie die Adressen aller Mitarbeitenden, die zum Rollen- und Teamfilter passen.

Mitarbeitende einladen

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter einladen.

2. Füllen Sie das Formular aus:

   Feld	Bedeutung
   Vorname	Pflichtfeld.
   Nachname	Pflichtfeld.
   Email	Pflichtfeld. Die Adresse, mit der sich die Person anmeldet. Bei SSO muss sie genau der Adresse beim Identitätsanbieter entsprechen.
   E-Mail-Aliase (in der Oberfläche: Email aliases)	Weitere Adressen, von denen die Person Dokumente schickt. Workist ordnet Dokumente von diesen Adressen der Person zu.
   Sprache	Pflichtfeld. Sprache der Oberfläche und der E-Mails von Workist an diese Person.
   Rollen	Eine oder mehrere Rollen; ohne Rolle hat die Person keine Berechtigungen. Rollen, die Sie nicht vergeben dürfen, sind ausgegraut.
   Teams	Teams, deren Kanäle die Person sieht. Das Standardteam ist immer ausgewählt.

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Workist schickt der Person eine Einladung per E-Mail:

• Ohne SSO enthält die E-Mail einen Link, mit dem die Person ihr Passwort setzt. Der Link ist 7 Tage gültig. Ist er abgelaufen, wählen Sie bei der Person ⋮ → Passwort zurücksetzen.
• Mit SSO (Microsoft Entra ID oder SAML ist eingerichtet) meldet sich die Person über SSO an und erhält kein Workist-Passwort, siehe Single Sign-On.

Mit aktivierter Selbstregistrierung für Microsoft Entra ID legt Workist Konten auch selbst an, wenn sich jemand das erste Mal per SSO anmeldet. Diese Konten erhalten die Rolle Member und das Standardteam; weitere Rollen und Teams vergeben Sie hier.

Bearbeiten, Passwort zurücksetzen, löschen

Über das Menü ⋮ in der Zeile einer Person:

• Bearbeiten: Name, E-Mail-Adresse, E-Mail-Aliase, Sprache, Rollen und Teams ändern, dann Speichern.
• Passwort zurücksetzen: Workist schickt der Person eine E-Mail mit einem Link, um ein neues Passwort zu setzen. Personen ohne Workist-Passwort, weil sie sich per SSO anmelden, erhalten keine E-Mail.
• Smart Inbox verwalten: erscheint, wenn die Person eine Persönliche Smart Inbox verbunden hat.
• Löschen: Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Ihre E-Mail-Adresse ist danach wieder frei; Sie können sie später erneut einladen.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung einer Person können Sie nicht selbst zurücksetzen, siehe Zugang verloren.

Teams und Sichtbarkeit

Jeder Kanal gehört zu genau einem Team. Ein Benutzer sieht die Kanäle seiner Teams und deren Dokumente, in der Dokumentenübersicht ebenso wie in den Statistiken und im Outlook-Add-In. Benutzer mit der Rolle Admin sehen alle Kanäle aller Teams.

Manager ohne Zugriff auf einen Kanal

Auch ein Manager sieht nur die Kanäle seiner Teams. Soll er alle Kanäle sehen, nehmen Sie ihn in alle Teams auf oder vergeben Sie die Rolle Admin.

Das Team eines Kanals legen Sie in der Kanal-Konfiguration fest, siehe Kanal-Konfiguration — Allgemein. Ein Teamwechsel wirkt sofort für alle Dokumente des Kanals.

Das Standardteam

Jedes Unternehmen hat ein Standardteam mit dem Namen des Unternehmens. Alle Mitarbeitenden sind immer Mitglied; neue Mitarbeitende kommen automatisch hinzu. Das Standardteam lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Kanäle, die alle sehen sollen, ordnen Sie dem Standardteam zu.

Teams anlegen und pflegen

Teams verwalten Benutzer mit den Rollen Manager und Admin unter Einstellungen → Teams.

1. Klicken Sie auf Team erstellen.
2. Geben Sie Name und optional eine Beschreibung ein und wählen Sie die Mitarbeiter*innen aus.
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Über ⋮ → Verwalten ändern Sie ein Team, über Löschen entfernen Sie es. Ein Team, dem noch Kanäle zugeordnet sind, lässt sich nicht löschen; ordnen Sie die Kanäle vorher einem anderen Team zu. Die Teams einer einzelnen Person ändern Sie auch beim Bearbeiten der Person.

Worki für das Unternehmen ein- und ausschalten

Ein Admin kann Worki für alle Benutzer des Unternehmens ausschalten:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Organisation.
2. Wählen Sie links den Eintrag für Agenten (in der Oberfläche: Agents).
3. Schalten Sie die Option für Worki aus (in der Oberfläche: Worki is enabled for your organization) und speichern Sie.

Danach kann niemand im Unternehmen Worki nutzen. Mehr dazu unter Worki.