Benachrichtigungen
Workist informiert Sie auf zwei Wegen über Dokumente, die Ihre Unterstützung brauchen:
- E-Mail-Zusammenfassungen zu festen Zeiten. Den Zeitplan legt ein Admin für das ganze Unternehmen fest. Jeder Benutzer kann die E-Mails für sich abbestellen.
- Browser-Benachrichtigungen für einzelne Dokumente, die Workist gerade verarbeitet.
Firmenbenachrichtigungen: Zeitplan für das Unternehmen
Den Zeitplan der E-Mail-Zusammenfassungen legen Benutzer mit der Rolle Admin fest (siehe Benutzer und Rollen). Er gilt für alle Benutzer des Unternehmens.
- Öffnen Sie „Einstellungen“ → „Organisation“.
- Wählen Sie in der Navigation links „Firmenbenachrichtigungen“.
- Wählen Sie unter „E-Mail-Benachrichtigungsoption“ eine Option, ergänzen Sie gegebenenfalls Wochentag und Uhrzeit und klicken Sie auf „Speichern“.
| Option | Wirkung |
|---|---|
| „Nie“ | Workist verschickt keine Zusammenfassungen. |
| „Bei jeder fälligen Unterstützung“ | E-Mail-Benachrichtigungen sind eingeschaltet, aber ohne Zeitplan. Mit dieser Option verschickt Workist derzeit keine Zusammenfassungen. Wenn Sie E-Mails erhalten möchten, wählen Sie einen der beiden folgenden Zeitpläne. |
| „An jedem Arbeitstag (Mo-Fr)“ | Montags bis freitags eine Zusammenfassung zur gewählten „Uhrzeit“. Unter „Zusätzliche Zeit“ können Sie eine zweite Uhrzeit am selben Tag wählen. |
| „Einmal in der Woche“ | Eine Zusammenfassung pro Woche am gewählten „Wochentag“ (Montag bis Freitag) zur gewählten „Uhrzeit“. |
Als Uhrzeit wählen Sie eine volle Stunde zwischen 06:00 und 20:00. Es gilt die Zeitzone aus dem „Firmenprofil“. Neue Unternehmen starten mit Zusammenfassungen an jedem Arbeitstag um 08:00 und 13:00.
Inhalt der Zusammenfassung
Die E-Mail listet jeden Kanal, für den Sie über Ihre Teams zuständig sind. Pro Kanal steht darin:
- wie viele Dokumente auf Unterstützung warten und
- wie viele Dokumente seit der letzten Zusammenfassung abgeschlossen wurden.
Für jede Dokumentart (Bestellungen, Preisanfragen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine) verschickt Workist eine eigene E-Mail. Ein Button in der E-Mail führt direkt in die Workbench.
Workist schickt die Zusammenfassung an alle aktiven Mitglieder des Teams, dem ein Kanal zugeordnet ist. Für Kanäle anderer Teams erhalten Sie keine Zusammenfassung, auch nicht als Admin.
Persönliche E-Mail-Benachrichtigungen
Jeder Benutzer kann die E-Mails für sich ein- oder ausschalten:
- Klicken Sie links unten auf Ihren Namen und wählen Sie „Dein Profil“.
- Wählen Sie in der Navigation links „Benachrichtigungen“.
- Stellen Sie „E-Mail-Benachrichtigungen erhalten“ auf „Ja, wenn für die Organisation aktiviert“ oder „Nein“ und klicken Sie auf „Speichern“.
Für neue Benutzer ist „Ja, wenn für die Organisation aktiviert“ voreingestellt.
Die Einstellung gilt außer für die Zusammenfassungen auch für diese E-Mails:
- Hinweise auf fehlgeschlagene Stammdatenimporte (gehen an Benutzer mit der Rolle IT)
- den Hinweis, dass Ihre Persönliche Smart Inbox die Verbindung zu Outlook verloren hat
E-Mails zu Einladungen und zum Zurücksetzen des Passworts erhalten Sie unabhängig von dieser Einstellung.
Zusammenspiel von Firmen- und persönlicher Einstellung
Sie erhalten eine Zusammenfassung nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:
- Die Firmenbenachrichtigungen stehen auf „An jedem Arbeitstag (Mo-Fr)“ oder „Einmal in der Woche“.
- Ihre persönliche Einstellung steht auf „Ja, wenn für die Organisation aktiviert“.
- Sie sind Mitglied des Teams, dem der Kanal zugeordnet ist.
| Firmenbenachrichtigungen | Persönlich „Ja, wenn für die Organisation aktiviert“ | Persönlich „Nein“ |
|---|---|---|
| „An jedem Arbeitstag (Mo-Fr)“ oder „Einmal in der Woche“ | Zusammenfassungen nach Zeitplan | keine Zusammenfassungen |
| „Nie“ oder „Bei jeder fälligen Unterstützung“ | keine Zusammenfassungen | keine Zusammenfassungen |
Browser-Benachrichtigungen für einzelne Dokumente
Öffnen Sie ein Dokument, das Workist noch verarbeitet (Status „Laufend“), zeigt die Workbench den Hinweis „Tipp: Aktivieren Sie Verarbeitungsbenachrichtigungen“.
- Klicken Sie auf „Für Benachrichtigungen anmelden“.
- Erlauben Sie Benachrichtigungen, wenn Ihr Browser danach fragt.
Braucht das Dokument nach der Verarbeitung Ihre Unterstützung, zeigt Ihr Browser eine Benachrichtigung. Ein Klick darauf öffnet das Dokument. Verarbeitet Workist das Dokument vollautomatisch, kommt keine Benachrichtigung.
- Die Anmeldung gilt nur für dieses eine Dokument und nur für den Browser, in dem Sie sie aktiviert haben.
- Mit „Von Benachrichtigungen abmelden“ nehmen Sie die Anmeldung zurück.
- Unterstützt Ihr Browser keine Push-Benachrichtigungen, erscheint der Hinweis nicht.
- Browser-Benachrichtigungen sind unabhängig von den E-Mail-Einstellungen.