Outlook-Add-In
Mit dem Workist-Add-In für Microsoft Outlook schicken Ihre Mitarbeitenden eine geöffnete E-Mail mit einem Klick an einen Workist-Kanal, statt sie weiterzuleiten. Arbeitet in Ihrem Unternehmen ein Inbox-Agent, zeigt das Add-In außerdem seinen Antwortentwurf zur E-Mail.
Was Benutzer in Outlook tun
- E-Mail an Workist senden: Der Benutzer öffnet eine E-Mail, öffnet das Add-In und wählt einen Kanal. Workist verarbeitet die E-Mail mit ihren Anhängen so, als wäre sie an die E-Mail-Adresse des Kanals geschickt worden, siehe Eingehende Dokumente. Enthält die E-Mail nichts, was Workist verarbeiten kann, legt Workist kein Dokument an.
- Status sehen: Für eine bereits übergebene E-Mail zeigt das Add-In die entstandenen Dokumente mit Kanal, Status und Link in die Workbench.
Unterstützt werden Kanäle für Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Preisanfragen und Lieferscheine.
Add-In anlegen
Add-Ins legen Benutzer mit den Rollen IT und Admin an, siehe Benutzer, Rollen & Teams.
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Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und wählen Sie links unter Workflow-Tools den Eintrag Outlook-Add-Ins.
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Klicken Sie auf Add-In hinzufügen und füllen Sie das Formular aus:
Feld Bedeutung Name Name des Add-Ins, wie er in Outlook erscheint. Kanalmodus Welche Kanäle das Add-In anbietet, siehe Kanalmodus. Bestellungskanäle Bestellkanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi Add-In und Manuell. Rechnungskanäle Rechnungskanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi Add-In und Manuell. Bestätigungskanäle für Aufträge Kanäle für Auftragsbestätigungen, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi Add-In und Manuell. Kanäle für Angebotsanfragen Kanäle für Preisanfragen, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi Add-In und Manuell. Lieferschein-Kanäle Lieferschein-Kanäle, die das Add-In anbietet. Nur bei den Kanalmodi Add-In und Manuell. -
Klicken Sie auf Add-in Erstellen.
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Laden Sie über das Download-Symbol in der Zeile des Add-Ins die Manifest-Datei (XML) herunter.
Kanalmodus
| Kanalmodus | Was Outlook-Benutzer sehen | Neues Manifest nötig? |
|---|---|---|
| Alle Kanäle | Alle Kanäle, die der Workist-Benutzer mit der E-Mail-Adresse des Outlook-Postfachs sieht (nach seinen Teams). | Nein, Kanaländerungen wirken sofort. |
| Add-In | Die im Add-In ausgewählten Kanäle. Workist lädt sie beim Öffnen des Add-Ins. | Nein, Kanaländerungen wirken sofort. |
| Manuell | Die im Add-In ausgewählten Kanäle. Sie stehen fest in der Manifest-Datei. | Ja, nach jeder Änderung der Kanäle. |
Beim Modus Alle Kanäle braucht jeder Outlook-Benutzer ein Workist-Konto mit derselben E-Mail-Adresse, siehe Teams und Sichtbarkeit.
Die Manifest-Datei enthält einen Zugangsschlüssel für Ihr Workist-Konto. Geben Sie sie nur an die Personen weiter, die das Add-In verteilen. Wenn Sie das Add-In löschen, wird der Schlüssel ungültig und das verteilte Add-In funktioniert nicht mehr.
Add-In in Microsoft 365 verteilen
Das Add-In verteilt ein Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten:
- Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center Einstellungen → Integrierte Apps.
- Wählen Sie Benutzerdefinierte Apps hochladen, als App-Typ das Office-Add-In, und laden Sie die Manifest-Datei hoch.
- Wählen Sie die Benutzer oder Gruppen aus, die das Add-In erhalten sollen, und schließen Sie die Bereitstellung ab.
Bis das Add-In in Outlook erscheint, kann es einige Stunden dauern. Workist empfiehlt die Verteilung an die ganze Organisation oder an alle betroffenen Teams.
Änderungen: Bei jedem Speichern erhöht Workist die Version des Add-Ins. Wenn Sie den Namen, den Kanalmodus oder im Modus Manuell die Kanäle ändern, laden Sie die neue Manifest-Datei herunter und aktualisieren Sie die App im Microsoft 365 Admin Center.
Antwortentwürfe von Inbox-Agenten
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie in Ihrem Workist-Vertrag enthalten ist (Inbox-Agenten). Ihre Ansprechperson bei Workist schaltet sie für Sie frei.
Bearbeitet ein Inbox-Agent die E-Mails eines Postfachs, zeigt das Add-In zur geöffneten E-Mail das Ergebnis des Agenten: einen Antwortentwurf oder eine interne Zusammenfassung. Der Benutzer kann den Entwurf bearbeiten und übersetzen lassen, Dateien anhängen oder entfernen, daraus einen Antwortentwurf in Outlook erstellen oder die Antwort direkt senden, das Ergebnis bewerten und dem Agenten Rückfragen zur E-Mail stellen.
Legt ein Manager oder Admin einen Inbox-Agenten an, erzeugt Workist dafür automatisch ein Add-In mit dem Namen des Agenten und dem Kanalmodus Add-In. Laden Sie dessen Manifest-Datei herunter und verteilen Sie es wie oben beschrieben. Wenn Sie dieses Add-In löschen, löscht Workist auch den Agenten. Mehr zu Agenten unter Agenten.