Kanal-Konfiguration — Allgemein
Die Seite Allgemein ist die Einstiegsseite der Kanal-Konfiguration. Hier hinterlegen Sie die grundlegenden Stammdaten des Kanals: den Namen, das zuständige Team, das verknüpfte E-Mail-Postfach und die Verarbeitungszeit vor Workist.
Diese Einstellungen sind weitgehend produktunabhängig — sie wirken auf jeden Kanal gleich, egal ob es sich um einen Bestellungs-, Rechnungs- oder Preisanfragen-Kanal handelt.
Voraussetzungen
- Zugriff auf den Kanal, dessen Konfiguration Sie ändern möchten.
- Mindestens ein angelegtes Team, dem Sie den Kanal zuordnen können. Teams werden über Einstellungen → Teams verwaltet.
Schritt 1 — Den Bereich „Allgemein" öffnen
Öffnen Sie die Kanal-Konfiguration und wählen Sie in der mittleren Navigation unter Allgemein den gleichnamigen Eintrag aus. Es erscheint das Formular mit den vier Grundeinstellungen.
Schritt 2 — Die Felder einstellen
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kanalname | Ja | Der für Benutzer:innen sichtbare Name des Kanals (z. B. „Bestellungen DE", „Eingangsrechnungen Sammelkonto"). Erscheint in der Seitenleiste und in der Übersicht. |
| Team | Ja | Welches Team Dokumente dieses Kanals bearbeitet. Nur Mitglieder dieses Teams sehen den Kanal in ihrer Übersicht. |
| E-Mail-Postfachadresse | Nein | Die von Workist vergebene Adresse, an die E-Mails für diesen Kanal geschickt werden können. Dieses Feld ist nicht editierbar — es wird automatisch aus dem Postfachnamen in der E-Mail-Konfiguration abgeleitet. |
| Zeit pro Dokument vor Workist (in Sekunden) | Nein | Wie lange ein Mitarbeitender vor Einführung von Workist im Schnitt pro Dokument gebraucht hat. Wird in den Statistiken verwendet, um die Zeitersparnis darzustellen. Leer lassen, wenn keine Vergleichszahl bekannt ist. |
Wenn Sie das Team ändern, sehen Mitarbeitende des alten Teams den Kanal nicht mehr in ihrer Liste. Bereits in Assistenz oder Bearbeitung befindliche Dokumente bleiben jedoch in ihrer Bearbeitung — die Zuordnung greift erst für neu eingehende Dokumente.
Schritt 3 — Speichern
Klicken Sie unten rechts auf Speichern. Bei Erfolg erscheint kurz eine Bestätigung („Der Kanal wurde erfolgreich aktualisiert."). Wenn Kanalname oder Team leer gelassen werden, blockiert das Formular das Speichern und zeigt einen entsprechenden Hinweis.
Häufige Fragen
Kann ich die E-Mail-Postfachadresse ändern? Nicht in diesem Bereich. Die Postfachadresse wird über den Postfachnamen im Bereich Eingehende Dokumente → E-Mail gesteuert und automatisch zusammengesetzt.
Wo lege ich neue Teams an? Über Einstellungen → Teams. Erst dort angelegte Teams stehen in der Auswahl im Feld Team zur Verfügung.
Warum brauche ich „Zeit pro Dokument vor Workist"? Ausschließlich für die Auswertung der Zeitersparnis in den Statistiken. Auf die Verarbeitung der Dokumente selbst hat dieser Wert keinen Einfluss.
Hilfe und Support
Wenn der Kanalname falsch in Übersichten erscheint, Mitarbeitende den Kanal nicht sehen oder das E-Mail-Postfach nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und nennen Sie:
- den Kanalnamen,
- das gewünschte und das aktuell hinterlegte Team,
- bei E-Mail-Problemen den Postfachnamen aus dem Bereich Eingehende Dokumente → E-Mail.