Master Data Hub

Im Master Data Hub verwalten Sie alle Stammdatenlisten Ihrer Organisation an einer Stelle. Sie legen Listen an, ordnen sie Kanälen zu, konfigurieren den Import, laden Dateien hoch, durchsuchen die importierten Daten und prüfen, ob Importe erfolgreich waren.

Den Master Data Hub nutzen Benutzer mit der Rolle Manager, IT oder Admin (siehe Benutzer und Rollen). Andere Benutzer sehen ihn nicht.

Master Data Hub öffnen

• Klicken Sie unten in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen und wählen Sie den Eintrag für die Stammdaten.
• Aus einem Kanal: Öffnen Sie im Kanal das Menü und wählen Sie Stammdaten verwalten. Sie sehen die Stammdatenimporte aller Listen des Kanals. Das Zahnrad am Ende einer Zeile (Import konfigurieren) öffnet die Liste im Master Data Hub in einem neuen Tab.
• Aus der Kanal-Konfiguration: Unter Stammdaten steht neben jedem Feld ein Zahnrad, das die zugeordnete Liste im Master Data Hub öffnet.

Übersicht

Die Übersicht hat zwei Reiter: einen für die Daten, die Sie bereitstellen (Ihre importierten Stammdatenlisten), und einen für die gelernten Daten.

Die Tabelle zeigt pro Liste den Namen, den Typ, die ID, die Anzahl der Einträge, die Anzahl der Kanäle, die die Liste verwenden, und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung. Sie können nach Typ und nach Kanal filtern und nach Name oder letzter Aktualisierung sortieren. Ein Klick auf den Namen öffnet die Detailseite der Liste.

Die ID einer Liste benötigen Sie, wenn Sie Daten über die Stammdaten-API liefern.

Liste anlegen

1. Klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Liste.
2. Wählen Sie den Typ: Artikel, Kunden, Kundenkontakte, Adressen, Einheitenkonvertierung, Rahmenverträge, Bestellungen oder Angebote.
3. Geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie. Workist öffnet die Detailseite der neuen Liste.

Für jede Rolle im Kanal brauchen Sie eine eigene Liste. Liefer- und Rechnungsadressen sind zwei Listen vom Typ Adressen, die allgemeine und die kundenspezifische Artikelliste zwei Listen vom Typ Artikel. Welche Liste ein Dokumenttyp nutzt, zeigt die Tabelle unter Welcher Dokumenttyp welche Liste nutzt.

tipp

Beim Anlegen eines neuen Kanals legt Workist für die wichtigsten Felder bereits leere Listen an und ordnet sie dem Kanal zu. Prüfen Sie in der Übersicht mit dem Kanalfilter, welche Listen ein Kanal schon hat, bevor Sie neue anlegen.

Detailseite einer Liste

Die Detailseite hat bis zu vier Reiter:

Inhalt des Reiters	Was Sie dort tun
Allgemeine Angaben	Name ändern, Typ, ID, Anzahl der Einträge und letzte Aktualisierung einsehen, Kanälen zuordnen, Liste löschen
Daten	Importierte Datensätze im Datenexplorer durchsuchen
Importe	Importhistorie einsehen, aus dem SFTP-Verzeichnis importieren, Datei hochladen
Konfiguration	Importkonfiguration bearbeiten und mit einem Probelauf testen

Listen mit gelernten Daten haben nur die ersten beiden Reiter.

Kanälen zuordnen

Im Bereich für die Kanalzuordnung auf dem ersten Reiter sehen Sie pro Dokumenttyp die Felder, in denen dieser Listentyp verwendet werden kann, z. B. Client-Lookup-ID oder Artikel-Lookup-ID.

1. Klicken Sie in das Feld und wählen Sie einen Kanal. Workist trägt die Liste sofort in die Kanal-Konfiguration ein.
2. Verweist das Feld im Kanal bereits auf eine andere Liste, zeigt Workist eine Warnung. Bestätigen Sie, um die bisherige Liste zu ersetzen, oder brechen Sie ab.
3. Um eine Zuordnung aufzuheben, entfernen Sie den Kanal aus dem Feld.

Alternativ wählen Sie die Liste in der Kanal-Konfiguration unter Stammdaten im jeweiligen Feld aus.

Liste umbenennen

Ändern Sie auf dem ersten Reiter den Namen und speichern Sie. Der Name dient nur der Übersicht; Kanäle verweisen über die ID auf die Liste.

Liste löschen

Im rot markierten Bereich am Ende des ersten Reiters löschen Sie eine Liste mit allen ihren Daten. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Solange die Liste einem Kanal zugeordnet ist, können Sie sie nicht löschen: Heben Sie vorher alle Zuordnungen auf.

Import konfigurieren

Auf dem Reiter für die Konfiguration legen Sie fest, welche Datei Workist liest, wie es sie einliest und wie die Spalten Ihrer Datei auf die Spalten von Workist abgebildet werden. Die Konfiguration gilt für alle Lieferwege: SFTP, API und Upload in der Workbench. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Transformer-Konfiguration.

Änderungen markiert Workist als ungespeichert. Probeläufe verwenden ungespeicherte Änderungen bereits, Importe erst nach dem Speichern.

Probelauf

Mit einem Probelauf testen Sie die aktuelle Konfiguration, einschließlich ungespeicherter Änderungen. Workist liest die Datei ein und wandelt sie um wie bei einem echten Import, importiert und speichert aber nichts.

1. Wählen Sie die Eingabedatei:
   • die zuletzt importierte Datei je Dateinamensmuster, wie bei einem regulären Import,
   • die neueste Datei im SFTP-Verzeichnis je Dateinamensmuster, auch wenn sie noch nicht importiert wurde, oder
   • eine Datei von Ihrem Computer (CSV oder Excel, zusammen höchstens 25 MB). Die Datei wird nicht gespeichert.
2. Starten Sie den Probelauf.

Ergebnis:

• Bei Erfolg zeigt Workist die Anzahl der umgewandelten Zeilen und einige Beispielzeilen so, wie sie importiert würden. Der Probelauf verarbeitet höchstens 100 Zeilen; Fehler in späteren Zeilen erkennt er nicht.
• Bei einem Fehler zeigt Workist die Fehlermeldung. Ein ausklappbares Protokoll zeigt die einzelnen Verarbeitungsschritte.
• Workist schlägt außerdem eine Konfiguration vor: Es liest Trennzeichen, Codierung und Anführungszeichen aus der Datei und ordnet Spalten zu, die genau wie eine Workist-Spalte heißen. Weicht das von Ihrer Konfiguration ab, zeigt Workist die Unterschiede und übernimmt sie auf Wunsch ins Formular. Spalten der Datei ohne passende Workist-Spalte fügt es als nicht zugeordnete Zeilen hinzu, die Sie selbst zuordnen. Nicht zugeordnete Zeilen entfernt Workist beim Speichern. Für Listen mit einem individuellen Importskript schlägt der Probelauf keine Konfiguration vor.

Speichern Sie die Konfiguration erst, wenn der Probelauf erfolgreich war.

Daten importieren

Workist importiert eine Datei automatisch, sobald sie im SFTP-Verzeichnis ankommt oder über die API geliefert wird. Auf dem Reiter für die Importe können Sie außerdem selbst einen Import starten.

Import aus dem SFTP-Verzeichnis

Die Karte zeigt pro Dateinamensmuster die neueste passende Datei in Ihrem SFTP-Verzeichnis mit Name, Muster, Größe und Änderungsdatum. Ein Klick auf die Schaltfläche zum Importieren importiert diese Dateien sofort. Für Muster ohne Datei im SFTP-Verzeichnis verwendet Workist die zuletzt importierte Datei.

So wenden Sie eine geänderte Konfiguration an, ohne die Datei erneut hochzuladen. Liegt keine passende Datei im SFTP-Verzeichnis, ist die Schaltfläche deaktiviert.

Datei hochladen

1. Ziehen Sie eine CSV-Datei in die Karte zum Hochladen oder klicken Sie, um sie auszuwählen. Die Karte zeigt die Spalten, die eine Datei für diesen Listentyp enthalten kann.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Importieren.

Workist verarbeitet die Datei mit der Importkonfiguration der Liste und ersetzt nach erfolgreichem Import die bisherigen Daten (siehe Wie ein Import Ihre Daten ersetzt). Die Bestätigung im Browser bedeutet nur, dass die Datei angenommen wurde; das Ergebnis sehen Sie in der Importhistorie. Excel-Dateien liefern Sie per SFTP.

Importhistorie

Die Importhistorie zeigt alle Importläufe der Liste mit Status, Importiert am, Dauer, Gestartet über (Workbench, SFTP, API oder Workist-Kundensupport), Eingabedatei und Ausgabedatei mit jeweils Zeilen und Größe. Die Ausgabedatei enthält die Daten so, wie Workist sie nach der Umwandlung importiert hat; damit prüfen Sie Ihre Spaltenzuordnung. Ein Haken markiert den Import, dessen Daten aktuell verwendet werden. Mit Nur aktive Stammdaten anzeigen blenden Sie alle anderen Läufe aus.

Dieselbe Tabelle sehen Sie für alle Listen eines Kanals unter Stammdaten verwalten im Kanal.

Status	Bedeutung
Ausstehend	Der Import wartet auf den Start.
Laufend	Workist verarbeitet die Datei. Bei sehr vielen neuen Zeilen bleibt ein Import länger in diesem Status.
Abgeschlossen	Die Daten sind aktiv.
Fehler	Der Import ist fehlgeschlagen. Schlägt das Einlesen oder Umwandeln der Datei fehl, bleiben die bisherigen Daten aktiv.
Abgebrochen	Ein neuerer Import für dieselbe Liste hat diesen ersetzt, oder die Datei enthielt keine Datenzeilen. Die bisherigen Daten bleiben aktiv.

Fehlermeldungen

Bei einem fehlgeschlagenen Import zeigt Workist am Status eine Erklärung. Über das Fragezeichen daneben öffnen Sie die vollständige Fehlermeldung.

Fehler	Ursache	Was Sie tun können	Benachrichtigung
Unerwartete Datei-Kodierung	Die Datei hat nicht die Codierung aus der Importkonfiguration.	Datei in der erwarteten Codierung liefern oder die Codierung in der Konfiguration anpassen.	E-Mail an die Rolle IT
Unerwartetes Trennzeichen	Die Datei verwendet ein anderes Trennzeichen als in der Konfiguration eingestellt.	Datei mit dem erwarteten Trennzeichen liefern oder das Trennzeichen in der Konfiguration anpassen.	E-Mail an die Rolle IT
Unerwartetes Dateiformat	Eine Spalte aus der Spaltenzuordnung fehlt in der Datei.	Spalte in der Datei ergänzen oder die Spaltenzuordnung anpassen.	E-Mail an die Rolle IT
Nicht verarbeitbarer Wert	Ein Wert lässt sich nicht umwandeln, z. B. Text in einer Preisspalte, oder die Datei ist leer.	Wert in der genannten Zeile und Spalte korrigieren.	E-Mail an die Rolle IT
Nicht verarbeitbare Zeile	Eine Zeile hat zu viele oder zu wenige Trennzeichen oder fehlerhafte Anführungszeichen.	Zeile prüfen und korrigieren.	E-Mail an die Rolle IT
Unbekannte Datei	Die Datei passt zu keiner Liste.	–	Workist
Fehlende Datei	Die Liste braucht mehrere Dateien, eine davon fehlt.	Die genannte Datei liefern.	Workist
Nicht standardisiertes Dateiformat	Die umgewandelte Datei entspricht nicht dem Workist-Format.	–	Workist
Temporäre Unverfügbarkeit	Workist war vorübergehend nicht erreichbar.	Datei erneut liefern.	Workist
Sonstige Fehler	z. B. eine fehlerhafte Importkonfiguration	Konfiguration mit einem Probelauf prüfen.	Workist

E-Mail bei fehlgeschlagenem Import

Bei den Fehlern, die Sie selbst beheben können (in der Tabelle mit „E-Mail an die Rolle IT“), erhalten alle Benutzer mit der Rolle IT eine E-Mail mit der Fehlermeldung und einem Link zu den Stammdatenimporten des Kanals. Voraussetzung ist, dass die Liste mindestens einem Kanal zugeordnet ist. Alle anderen Fehler meldet das System direkt an Workist.

Daten durchsuchen

Der Datenexplorer auf dem Reiter für die Daten zeigt die Datensätze der aktiven Version als Tabelle. Über die Suchfelder in den Spaltenköpfen filtern Sie nach einzelnen Spalten. Weitere Datensätze laden Sie am Ende der Tabelle nach. Zusätzliche Angaben aus extra_data zeigt Workist in einer eigenen Spalte.

Gelernte Daten

Der zweite Reiter der Übersicht listet die gelernten Daten: Zuordnungen, die Workist aus Ihren Korrekturen in der Assistenz lernt, z. B. welcher Kunde, Kontakt, Artikel oder welche Adresse zu einem Wert auf dem Dokument gehört. Diese Listen pflegt Workist selbst; Sie importieren nichts.

Auf der Detailseite sehen Sie die gelernten Einträge. Im rot markierten Bereich können Sie alle Einträge löschen, die vor einem gewählten Datum entstanden sind, z. B. nachdem sich Ihre Stammdaten grundlegend geändert haben. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Stammdatenstand im Dokument

Im Dokument zeigt die Schaltfläche Stammdaten anzeigen oben in der Assistenz den Stammdaten-Status: mit welchem Stand jeder Liste Workist das Dokument verarbeitet hat (Importiert am) und ob das noch die Neueste Version oder eine Veraltete Version ist. Details anzeigen öffnet die Stammdatenimporte.

Gibt es neuere Stammdaten, weist Workist darauf hin. Mit Dokument erneut verarbeiten verarbeitet Workist das Dokument mit den aktuellen Stammdaten neu.