Kanal-Konfiguration — Dokumentenverarbeitung

Im Bereich Dokumentenverarbeitung legen Sie fest, was Workist mit einem eingehenden Dokument macht, sobald es im Kanal angekommen ist — welche Felder extrahiert werden, ab welcher Sicherheit die Verarbeitung automatisch passiert, welche Stammdaten herangezogen werden und wie mit Dokumenten umgegangen wird, die nicht in den Kanal gehören.

Diese Seite gibt einen Überblick über die sieben Unterseiten in der Reihenfolge, in der sie in der Navigation erscheinen. Für jede der ersten fünf Unterseiten gibt es eine ausführliche Detailanleitung mit Screenshots:

1. Dokument — allgemeine Verarbeitungs-Einstellungen pro Kanal (Lokalisierung, Automatisierung, Datumsformat, Validierung, …).
2. Kopffelder — welche Kopfdaten extrahiert werden.
3. Positionzeilenfelder — welche Felder pro Position extrahiert werden.
4. Agentische Extraktion — optionale LLM-basierte Extraktion zusätzlicher Felder. In der Navigation als zwei Einträge Agentische Kopfzeilenextraktion und Agentische Positionsextraktion; beide sind in einer gemeinsamen Anleitung beschrieben.
5. Stammdaten — welche Lookup-Definitionen für Artikel, Kunden, Adressen, … verwendet werden (siehe Schritt 5).
6. Verwerfen — Regeln für Dokumente, die nicht in den Kanal gehören (siehe Schritt 6).

Voraussetzungen

• Zugriff auf den Kanal.
• Für Stammdaten: vorab eingerichtete Lookup-Definitionen mit Stammdaten-Importen (siehe Transformer-Konfiguration für Stammdaten-Importe).
• Für Agentische Extraktion: Verständnis darüber, welche zusätzlichen Felder die KI extrahieren soll und welche Datenquellen ihr dafür zur Verfügung stehen.

Schritt 1 — Dokument: zentrale Verarbeitungs-Einstellungen

Wählen Sie in der Navigation unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Dokument. Diese Seite ist nach Themen sortiert. Jeder Themenblock hat einen eigenen Speichern-Button.

Themenblock	Wichtigste Einstellungen
Lokalisierung	Zeitzone und Feiertagskalender des Kanals. Überschreibt die Einstellungen auf Kundenebene für diesen Kanal.
Automatisierung	Automatisierung aktiviert als globaler Schalter. Konfidenzschwellenwert der Kopfdaten/Positionzeilen (%) legt fest, ab welcher Sicherheit ein Dokument ohne Assistenz an das Zielsystem übergeben wird.
Datenformatierung	Datumsformat, Dezimaltrennzeichen, Adressformat (Straßenname zuerst / Straßennummer zuerst), Optionen für Dezimalmengen und ungültige Artikel-IDs.
Einheitenumrechnung	Konversionsstil (Keine / Aufrunden / 30 %-Regel), Optionen zum Überschreiben der Originalfelder und für partitionsspezifische Umrechnung.
Validierung	Validierungsprüfungen — Mehrfachauswahl aus den fachlichen Prüfungen, die Workist während der Verarbeitung anwendet (Gesamtbetrag, Positionssumme, Positionsnummer, Eindeutige Bestellnummer, …).
Dokumenttypspezifisch	Einstellungen, die nur den jeweiligen Dokumenttyp betreffen (z. B. Bestellformulare unterstützen, Frachtkostenpositionen entfernen, Factur-X-Erkennung aktivieren bei Rechnungen).
Auffüllen (Backfilling)	Mit E-Mail-Daten auffüllen und Dokumentformate für das Auffüllen — wenn ein Wert fehlt, kann Workist ihn aus E-Mail-Inhalt oder einem zweiten Dokumentformat ergänzen.
Dokumentenfilterung	Dokumenttypen aussortieren und Filterempfindlichkeit — Workist klassifiziert eingehende Dokumente und kann unpassende automatisch aussortieren (z. B. Werbe-Mails).

Automatisierung wird mit Workist eingerichtet

Die Automatisierung (globaler Schalter und Konfidenzschwellen) wird normalerweise gemeinsam mit Ihrer Ansprechperson bei Workist eingerichtet und konfiguriert. Eigene Anpassungen hier sind nicht empfohlen und erfolgen auf eigene Gefahr.

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zu allen Themenblöcken finden Sie unter Dokument.

Schritt 2 — Kopffelder

Wählen Sie in der Navigation unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Kopffelder. Hier legen Sie fest, welche Kopfdatenfelder (z. B. Auftragsart, Bestellnummer, Kundenkontakt) Workist aus dem Dokument extrahiert und welche Eigenschaften jedes Feld hat.

Der Aufbau ist zweispaltig: links die Liste der konfigurierten Felder, rechts die Konfigurationsoptionen für das gerade ausgewählte Feld. Im Alltag legen Sie hier vor allem fest, welche Standardfelder extrahiert werden, ob ein Feld erforderlich ist und in welcher Reihenfolge die Felder erscheinen. Die meisten Optionen sind bei den vorbereiteten Standardfeldern bereits sinnvoll vorbelegt.

Vollständige Anleitung: Kopffelder.

Schritt 3 — Positionzeilenfelder

Wählen Sie in der Navigation unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Positionzeilenfelder. Die Bedienlogik ist identisch zu den Kopffeldern; gegenüber den Kopffeldern kommen einige positionszeilen-spezifische Optionen hinzu.

Zusätzlich zu den Kopffeld-Optionen finden Sie hier u. a. Maximale Feldlänge, Ungültige IDs zulassen, Externe Artikelnummer beibehalten, Lookups durchführen und Imperfekte Artikelübereinstimmungen zurücksetzen.

Vollständige Anleitung: Positionzeilenfelder.

Schritt 4 — Agentische Extraktion

In der Navigation finden Sie unter Dokumentenverarbeitung zwei Einträge: Agentische Kopfzeilenextraktion (pro Dokument) und Agentische Positionsextraktion (pro Position). Hier hinterlegen Sie LLM-gestützte Extraktoren, die zusätzlich zur regulären Feldextraktion arbeiten — typischerweise für Felder, die mit klassischer Extraktion schwer zu erfassen sind (z. B. fließtextbasierte Anweisungen, dokumentspezifische Klauseln).

Wann sich agentische Extraktion lohnt

Wenn ein Feld nicht immer an derselben Stelle steht, in Freitext eingebettet ist oder kombinierte Logik erfordert (z. B. „Bestellart ableiten aus Marke + Versandadresse"). Für straff strukturierte Felder reicht die reguläre Extraktion in Kopffelder / Positionzeilenfelder.

Beide Varianten sind in einer gemeinsamen Anleitung beschrieben: Agentische Extraktion.

Schritt 5 — Stammdaten

Wählen Sie in der Navigation unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Stammdaten. Hier verknüpfen Sie den Kanal mit den Lookup-Definitionen, die für den Abgleich verwendet werden.

Pro Lookup-Typ steht eine eigene Zeile zur Verfügung — z. B. Client-Lookup-ID (Kunden), Artikel-Lookup-ID, Rechnungsadressen-Lookup-ID, Lieferadressen-Lookup-ID, Kontakt-Lookup-ID, Umrechnungsfaktor-Lookup-ID, Rahmenvertragsuche-ID, Bestellabgleich-Lookup-ID, Angebotsabgleich-Lookup-ID sowie die zugehörigen Mapping-Lookup-IDs für gespeicherte Zuordnungen.

Jede Zeile enthält:

• Ein Textfeld für die Lookup-ID (UUID v4). Workist prüft das Format direkt nach der Eingabe.
• Eine Schaltfläche Datei hochladen, um Stammdaten als CSV einzuspielen, ohne sie über SFTP zu schicken.
• Ein Zahnrad-Symbol rechts daneben, das die Transformer-Konfiguration dieser Lookup-Definition öffnet.

Was passiert, wenn keine Lookup-ID hinterlegt ist?

Der entsprechende Stammdatenabgleich findet schlicht nicht statt. Beispiel: Ohne Artikel-Lookup-ID wird die Artikelnummer aus dem Dokument unverändert in die Ausgabe übernommen und nicht gegen Ihr Sortiment geprüft.

Klicken Sie nach Änderungen auf Speichern. Über Zurücksetzen können Sie pro Lookup-Typ Zuordnungen vor einem ausgewählten Datum löschen — sinnvoll, wenn sich Ihre Stammdaten grundlegend geändert haben und alte Lerndaten nicht mehr passen.

Schritt 6 — Verwerfen

Wählen Sie in der Navigation unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Verwerfen. Hier regeln Sie, was mit Dokumenten passiert, die im Kanal nicht verarbeitet werden sollen (z. B. weil die Dokumentenfilterung sie als unpassend klassifiziert hat oder eine Bearbeiter:in sie manuell verwirft).

Feld	Bedeutung
E-Mail-Adressen der Empfänger	Komma-getrennte Liste der Adressen, an die verworfene Dokumente weitergeleitet werden — typischerweise ein internes Postfach für manuelle Sichtung.
E-Mail an den ursprünglichen Absender zurücksenden	Wenn aktiv, geht zusätzlich eine Mitteilung an den ursprünglichen Absender. Vorsicht: Aktivieren Sie das nur, wenn Sie die Antwortvorlage geprüft haben.

Empfehlung

Hinterlegen Sie immer mindestens eine Weiterleitungsadresse. Sonst landen verworfene Dokumente in einem internen Audit-Log, das nicht Teil des täglichen Workflows ist.

Häufige Fragen

In welcher Reihenfolge laufen die Konfigurationen? Pro eingehendem Dokument: Dokumentfilterung → klassische Feldextraktion (Kopffelder / Positionzeilenfelder) → agentische Extraktion (falls konfiguriert) → Stammdatenabgleich → Validierung. Reicht eine Stufe nicht aus, geht das Dokument in Assistenz.

Was ist der Unterschied zwischen Datenbezeichnungsname und Feldbezeichnungsname? Datenbezeichnungsname ist der technische Name in der Ausgabedatei und damit fest. Feldbezeichnungsname ist nur das Label, das in der Workbench (Assistenz, Formulare) erscheint, und kann jederzeit geändert werden.

Hilfe und Support

Bei Problemen mit der Verarbeitung halten Sie folgende Informationen bereit:

• den Kanalnamen und den Bereich (Dokument, Kopffelder, …),
• die ID oder Bezeichnung eines konkreten Beispiel-Dokuments, das nicht wie erwartet verarbeitet wurde,
• bei Stammdaten-Themen: die betroffene Lookup-ID und idealerweise die zuletzt importierte Datei,
• bei agentischer Extraktion: den Konfigurationsnamen, ggf. den Prompt und die letzten erfolgreichen / fehlgeschlagenen Beispiele.