Kanal-Konfiguration — Dokument

Im Reiter Dokument der Kanal-Konfiguration legen Sie die zentralen Verarbeitungs-Einstellungen für einen einzelnen Kanal fest: Zeitzone, Automatisierungsschwellen, Datums- und Zahlenformate, Einheitenumrechnung, Validierungsprüfungen, dokumenttypspezifische Optionen, das Auffüllen fehlender Werte sowie die automatische Aussortierung unpassender Dokumente.

Die Seite ist eine Abfolge unabhängiger Themenblöcke. Jeder Block hat seinen eigenen Speichern-Button. Änderungen in einem Block werden nicht übernommen, wenn Sie ohne Speichern zu einem anderen Block wechseln.

Voraussetzungen

• Ein Workbench-Konto mit Zugriff auf die Kanal-Konfiguration des betreffenden Kanals.
• Klarheit darüber, welche Felder, Validierungen und Dokumenttypen für diesen Kanal relevant sind. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihre Ansprechperson bei Workist — viele Werte sind ab Einrichtung sinnvoll vorbelegt und müssen nicht zwingend angepasst werden.

hinweis

Die Einstellungen wirken nur auf diesen Kanal. Sie überschreiben gegebenenfalls Werte, die auf Kundenebene konfiguriert sind (z. B. die Zeitzone). Sollen mehrere Kanäle dieselben Einstellungen haben, müssen Sie sie pro Kanal pflegen.

Aufruf der Seite

Öffnen Sie in der Workbench den gewünschten Kanal, klicken Sie auf Kanal-Konfiguration und wählen Sie unter der Gruppe Dokumentenverarbeitung den Eintrag Dokument. Die Seite zeigt die Themenblöcke von oben nach unten in derselben Reihenfolge, in der sie in dieser Anleitung beschrieben sind.

Schritt 1 — Lokalisierung

Im Block Lokalisierung stellen Sie die zeitliche und kalendarische Verortung des Kanals ein.

Feld	Bedeutung
Zeitzone	Zeitzone des Kanals. Standardmäßig wird die auf Kundenebene angegebene Zeitzone verwendet. Hier können Sie sie für diesen Kanal überschreiben — relevant für die Interpretation und Anzeige von Datums- und Lieferzeitfeldern.
Feiertagskalender	Welcher gesetzliche Feiertagskalender für Liefertermin-Berechnungen, Mahnfristen und ähnliche Logik herangezogen wird. Wählbar sind Bund-, Bundesland- und US-Staat-Kalender (z. B. Deutschland — Bayern oder USA — Kalifornien).

Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie die gewünschten Werte eingetragen haben.

hinweis

Lassen Sie Zeitzone und Feiertagskalender leer, wenn die Kundeneinstellungen passen. Eingetragene Werte überschreiben die Vorgabe nur für diesen Kanal — eine versehentliche Abweichung kann zu falschen Lieferdaten führen.

Schritt 2 — Automatisierung

Im Block Automatisierung wird festgelegt, ob und ab welcher Sicherheit Dokumente vollautomatisch ohne menschliche Assistenz an das Zielsystem übergeben werden.

Automatisierung wird mit Workist eingerichtet

Die Automatisierung wird normalerweise gemeinsam mit Ihrer Ansprechperson bei Workist eingerichtet und konfiguriert. Eigene Anpassungen an diesem Schalter und an den Konfidenzschwellen sind nicht empfohlen und erfolgen auf eigene Gefahr. Die folgende Beschreibung dient dem Verständnis der Werte.

Feld	Bedeutung
Automatisierung aktiviert	Globaler Schalter. Wenn aus, geht jedes Dokument in die Assistenz — unabhängig von den Schwellenwerten.
Konfidenzschwellenwert der Kopfdaten (%)	Liegt die durchschnittliche Konfidenz der Kopfdatenfelder oberhalb dieses Wertes, dürfen die Kopfdaten ohne Assistenz übernommen werden.
Konfidenzschwellenwert der Positionzeilen (%)	Liegt die Konfidenz aller Positionzeilen oberhalb dieses Wertes, dürfen sie ohne Assistenz übernommen werden.

Die beiden Schwellenwerte lassen sich getrennt einstellen — typischerweise wird der Wert für Positionzeilen etwas niedriger gewählt als der für Kopfdaten, weil eine Position oft uneindeutiger ist als z. B. die Bestellnummer.

Schritt 3 — Datenformatierung

Im Block Datenformatierung stellen Sie ein, wie extrahierte Werte interpretiert und in die Ausgabedatei geschrieben werden.

Feld	Bedeutung
Datumsformat	Wie Datumswerte aus dem Dokument geschrieben werden. Vorbelegt sind %d.%m.%Y (z. B. 31.01.2026), %d/%m/%Y, %d-%m-%Y und %m/%d/%Y. Über Benutzerdefiniert… lässt sich ein eigenes Datumsformat eintragen.
Adressformat	Reihenfolge in Straßenangaben: Straßenname zuerst (z. B. Main Street 123) oder Straßennummer zuerst (z. B. 123 Main Street). Wirkt auf die Normalisierung extrahierter Adressen.
Dezimaltrennzeichen	Welches Zeichen in der Ausgabe als Dezimaltrennzeichen verwendet wird: Komma (567,89) oder Punkt (567.89). Hat keinen Einfluss darauf, wie das Dokument gelesen wird — nur auf die ausgehende Datei.

Jede dieser Einstellungen zeigt rechts neben der Auswahl eine kleine Beispielausgabe mit Ihren aktuellen Werten — so sehen Sie sofort, wie das resultierende Datum bzw. der formatierte Betrag aussehen wird.

hinweis

Das Datums- und Dezimalformat muss zum Zielsystem passen, nicht zum Dokumentinhalt. Workist erkennt eingehende Werte automatisch in den gängigen Schreibweisen und konvertiert sie hier nur für die Ausgabedatei.

Schritt 4 — Einheitenumrechnung

Wenn die Mengeneinheit im Dokument von der Bestelleinheit Ihres Zielsystems abweicht (z. B. Stück statt Karton à 12), rechnet Workist anhand der hinterlegten Umrechnungsfaktoren um. In diesem Block bestimmen Sie, wie diese Umrechnung erfolgt.

Setzt Stammdaten voraus

Eine Einheitenumrechnung kann nur stattfinden, wenn für den Kanal entsprechende Stammdaten zur Einheitenkonvertierung hinterlegt sind. Ohne diese Stammdaten bleibt die Konfiguration in diesem Block wirkungslos.

Feld	Bedeutung
Konversionsstil	Wie Workist mit krummen Ergebnissen umgeht (siehe unten). Drei Optionen stehen zur Auswahl, sowie ein freies Feld Benutzerdefiniert….
Konversion überschreibt Originalfelder	Wenn aktiv, ersetzt Workist die Originalwerte (Menge und Einheit aus dem Dokument) mit den umgerechneten Werten. Wenn aus, werden die Originalwerte zusätzlich neben den umgerechneten Werten ausgeliefert.
Bestmögliche Konversion	Wenn aktiv, versucht Workist auch dann eine Umrechnung, wenn nicht alle Informationen eindeutig sind. Wenn aus, wird in solchen Fällen gar nicht umgerechnet und das Dokument geht in die Assistenz.
Partition-spezifische Einheitkonversion	Wenn aktiv, werden Umrechnungsfaktoren pro Partition (z. B. pro Werk oder Mandant) ausgewertet. Hilfreich, wenn ein Artikel je nach Standort unterschiedliche Bestelleinheiten hat.

Die drei Optionen unter Konversionsstil unterscheiden sich darin, wie mit nicht-ganzzahligen Ergebnissen umgegangen wird:

• Keine Umrechnung — die im Dokument stehende Menge und Einheit werden 1:1 übernommen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie Mengen aus externer Logik bereits passend bekommen.
• Aufrunden der umgerechneten Menge auf den nächsten ganzzahligen Wert — jedes nicht-ganzzahlige Ergebnis wird auf die nächste volle Einheit aufgerundet. Sinnvoll, wenn das Zielsystem keine Dezimalmengen akzeptiert und Sie lieber etwas zu viel als zu wenig liefern.
• Mathematisch runden und das Vertrauen senken, wenn sich die gerundete Menge um mehr als 30 % von der ursprünglichen Menge unterscheidet — klassisches kaufmännisches Runden. Weicht das Ergebnis stark vom Ausgangswert ab, senkt Workist zusätzlich die Konfidenz, damit das Dokument eher in die Assistenz geht.

hinweis

Wenn Sie Konversion überschreibt Originalfelder aktivieren, ist der Originalwert nach der Verarbeitung nicht mehr in der Ausgabe enthalten. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihr Zielsystem mit dem umgerechneten Wert weiterarbeiten kann.

Schritt 5 — Validierung

Im Block Validierung stellen Sie ein, welche fachlichen Prüfungen Workist während der Verarbeitung auf das Dokument anwendet. Außerdem können Sie Schlüsselwörter hinterlegen, die das Dokument in die Assistenz zwingen, sowie Wörter, die beim Kundenextrakt ignoriert werden sollen.

Validierungsprüfungen

Die Validierungsprüfungen sind eine Mehrfachauswahl. Jede aktivierte Prüfung wird auf jedes Dokument angewendet; schlägt sie an, geht das Dokument in die Assistenz und der jeweilige Hinweis wird der Bearbeiter:in angezeigt.

Die wichtigsten Prüfungen im Überblick:

Prüfung	Wirkt auf
Gesamtbetrag	Der im Dokument ausgewiesene Gesamtbetrag wird gegen die Summe der Positionen geprüft.
Position Summe	Pro Position: Menge × Einzelpreis muss zum Zeilenbetrag passen.
Positionsnummer	Fortlaufende Positionsnummern (1, 2, 3, …) ohne Lücken oder Dubletten.
Vergessene Posten	Plausibilitätscheck, ob im Dokument visuell weitere Positionen sichtbar sind, die nicht extrahiert wurden.
Unvollständige Posten	Einer Position fehlen Pflichtfelder (Menge, Artikel, …).
Maximale Menge	Mengen oberhalb eines konfigurierten Maximalwerts werden markiert — schützt gegen Tippfehler („1.000 statt 10").
Massenbestellzusammenfassung entfernen	Erkennt zusammengefasste Sammelpositionen und entfernt sie automatisch aus der Ausgabe.
Kundeninterne Notiz	Markiert das Dokument, wenn im Freitext eine Notiz wie „bitte Rücksprache" steht — dann ist meist Assistenz nötig.
ERP-Sperre	Wirft eine Warnung, wenn der Kunde im ERP gesperrt ist.
Mehrere Vertriebsorganisationen	Markiert das Dokument, wenn mehrere Vertriebsorganisationen in einer Lieferung kombiniert sind.
Tausendertrennzeichen bei Mengen	Erkennt verdächtige Schreibweisen wie 1.000 in der Mengenspalte und schickt das Dokument in die Assistenz.
Eindeutige Bestellnummer	Verhindert, dass dieselbe Bestellnummer mehrfach verarbeitet wird. Wichtig für Doublettenkontrolle.
Abgleich von Artikelbeschreibungen (experimentell)	Vergleicht die im Dokument stehende Artikelbeschreibung mit der Stammdatenbeschreibung — bei großer Abweichung Hinweis an die Bearbeiter:in.
Bestellabgleich	Gleicht die extrahierten Werte gegen einen bekannten Bestellbestand ab (Bestellabgleich-Lookup).
Angebotsabgleich	Analog für Angebote (Angebotsabgleich-Lookup).
Offene Angebotsprüfung (nur wenn Angebotsabgleich aktiviert ist)	Sucht zusätzlich nach noch offenen Angeboten, die zu der Bestellung passen könnten.
Feldlängenprüfung	Prüft, ob die extrahierten Werte die im Zielsystem maximal zulässige Zeichenlänge überschreiten.

Welche Prüfungen verfügbar sind, hängt vom Dokumenttyp ab — die Liste oben zeigt den Maximalumfang für Bestellungen. Bei Rechnungen, Bestellbestätigungen oder Lieferscheinen sind einzelne Prüfungen nicht sinnvoll und werden ausgeblendet.

Schlüsselwörter zur Unterstützung

Hinterlegen Sie Begriffe (jeweils mit Enter bestätigen), bei deren Vorkommen im Dokument das Dokument immer in die Assistenz geht — unabhängig von der Konfidenz. Geeignet z. B. für „Eilauftrag", „Korrektur", „Bitte Rücksprache".

Wörter, die beim Extrahieren des Kunden ignoriert werden

Begriffe, die in Kundenbezeichnungen vorkommen, aber nicht zur Identifizierung beitragen sollen — etwa Rechtsformen („GmbH", „AG"), generische Zusätze („Filiale Nord", „Zentrale"). Sie werden vor dem Stammdatenabgleich aus dem Kundenfeld entfernt.

hinweis

Aktivieren Sie nur die Validierungsprüfungen, die für Ihren Anwendungsfall sinnvoll sind. Jede zusätzliche Prüfung erhöht die Anzahl der Dokumente in der Assistenz. Beobachten Sie nach jeder Änderung, ob die Trefferquote der jeweiligen Prüfung den Mehraufwand rechtfertigt.

Schritt 6 — Dokumenttypspezifisch

Dieser Block erscheint nur bei Kanälen, deren Dokumenttyp eigene Optionen mitbringt (insbesondere Bestellungen und Rechnungen). Er enthält Einstellungen, die nur für genau diesen Dokumenttyp sinnvoll sind.

Feld	Bedeutung
Trainingsbeispiele für Variantenextraktion	Eingabefeld für Beispielzuordnungen zur Variantenextraktion. Wird in der Regel gemeinsam mit Ihrer Ansprechperson bei Workist gepflegt.
Standardwährung	Welche Währung verwendet wird, wenn das Dokument keine Währung explizit nennt. Vorbelegt sind EUR und USD; eigene Codes lassen sich über Benutzerdefiniert… eintragen.
Länderkennzeichen des Dokumentempfängers	Wird als Reserve für das Datumsgebietsschema verwendet (z. B. um 07/04/2026 als 4. Juli statt 7. April zu interpretieren). Setzen Sie das Land, in dem Ihre belieferte Niederlassung steht.
Frachtkostenpositionen entfernen	Wenn aktiv, entfernt Workist erkannte Frachtkosten-Positionen automatisch aus der Ausgabe — sinnvoll, wenn Ihr Zielsystem Frachtkosten separat über die Kopfdaten erwartet.
Bestellformulare unterstützen	Wenn aktiv, verarbeitet Workist auch klassische Bestellformulare (Templates mit Ankreuzfeldern und Mengenspalten neben einer Artikelliste).
Factur-X-Erkennung aktivieren (nur Rechnungen)	Aktiviert die Unterstützung für elektronische Rechnungen im Factur-X / ZUGFeRD-Format. Workist liest dann die eingebetteten XML-Daten zusätzlich zum sichtbaren PDF.
Kommissionsnummer aus der Kopfzeile als Fallback verwenden	Wenn aktiv und Workist findet auf Positionsebene keine Kommissionsnummer, wird die aus dem Kopf übernommen.

hinweis

Welche Felder sichtbar sind, hängt vom Dokumenttyp des Kanals ab. Fehlt Ihnen ein hier dokumentiertes Feld, ist es für Ihren Kanaltyp deaktiviert und nicht relevant.

Schritt 7 — Auffüllen

Wenn ein Feld im Hauptdokument nicht eindeutig zu extrahieren ist, kann Workist es aus weiteren Quellen auffüllen — typischerweise aus dem E-Mail-Text oder aus einem zweiten Anhang in einem anderen Format.

Feld	Bedeutung
Mit E-Mail-Daten auffüllen	Wenn aktiv, darf Workist fehlende Werte aus dem E-Mail-Text der Nachricht ziehen, mit der das Dokument eingegangen ist (Betreff, Body, Signatur).
Dokumentformate für das Auffüllen	Welche Dokumentformate als zweite Quelle herangezogen werden dürfen, wenn ein Dokument in mehreren Formaten ankommt: Alle Dokumententypen, PDF-Dateien oder Excel-Dateien.

Das Auffüllen ergänzt nur fehlende Felder; Werte, die im Hauptdokument bereits extrahiert wurden, werden nie überschrieben.

tipp

Das Auffüllen aus E-Mail-Daten ist besonders nützlich, wenn Ihre Kunden Bestellnummern oder Liefertermine regelmäßig im Mail-Body angeben. Schalten Sie es testweise zu und beobachten Sie, ob die Trefferquote bei den entsprechenden Feldern steigt.

Schritt 8 — Dokumentenfilterung

Im Block Dokumentenfilterung schalten Sie eine automatische Vorab-Klassifikation eingehender Dokumente ein. Workist erkennt dann den Dokumenttyp (Bestellung, Rechnung, Lieferschein, …) und sortiert Dokumente, die nicht in den Kanal gehören, automatisch aus, bevor die eigentliche Verarbeitung startet.

Im inaktiven Zustand ist nur der Umschalter rechts oben sichtbar. Klicken Sie auf den Umschalter, um die Klassifikation zu aktivieren — darunter erscheinen dann zwei zusätzliche Felder:

Feld	Bedeutung
Dokumenttypen aussortieren	Liste aller Dokumenttypen. Aktivieren Sie pro Typ den Schalter, wenn diese Dokumente automatisch ausgeschlossen werden sollen. Der eigene Dokumenttyp des Kanals (z. B. Bestellung) ist dauerhaft deaktiviert.
Filterempfindlichkeit	Wie aggressiv Workist aussortiert: Streng (95 % Vertrauen erforderlich), Ausgewogen (90 %) oder Leicht (80 %).

Die Liste der Dokumenttypen umfasst:

• Lieferschein
• Rechnung
• Angebot
• Bestellung
• Bestellbestätigung
• Preisanfragen

Jeder hier aktivierte Typ wird vor der Extraktion aussortiert — das Dokument durchläuft anschließend den Verwerfen-Workflow (siehe Verwerfen) statt der regulären Verarbeitung.

Die drei Empfindlichkeitsstufen unterscheiden sich darin, wie sicher die Klassifikation sein muss, damit ein Dokument aussortiert wird:

• Streng (95 % Vertrauen) — sortiert nur dann aus, wenn Workist sich nahezu sicher ist. Risiko: Ein paar unpassende Dokumente rutschen trotzdem durch.
• Ausgewogen (90 % Vertrauen) — Standardempfehlung.
• Leicht (80 % Vertrauen) — sortiert auch bei mittlerer Sicherheit aus. Risiko: gelegentlich werden auch korrekte Dokumente fälschlicherweise verworfen.

tipp

Wenn Sie die Dokumentenfilterung neu aktivieren, beginnen Sie mit Ausgewogen und überprüfen Sie über zwei bis drei Tage, welche Dokumente verworfen wurden. Erst danach entscheiden Sie, ob Sie strenger oder leichter filtern wollen. Verworfene Dokumente sind nicht endgültig verloren — sie werden entsprechend der Konfiguration im Reiter Verwerfen weitergeleitet oder protokolliert.

Häufige Fragen

Muss ich nach jeder Änderung explizit speichern? Ja. Jeder Themenblock hat seinen eigenen Speichern-Button. Wenn Sie zu einem anderen Block oder einer anderen Seite wechseln, ohne zu speichern, gehen Ihre Änderungen verloren.

Warum sehe ich den Block „Dokumenttypspezifisch" nicht? Der Block erscheint nur, wenn der Dokumenttyp Ihres Kanals entsprechende Optionen mitbringt. Bei einigen Dokumenttypen (z. B. reinen Lieferscheinkanälen) ist er nicht relevant und wird automatisch ausgeblendet.

Wirken die Konfidenzschwellenwerte auch auf einzelne Felder? Sie sind die globale Schwelle. Einzelne Felder können in den Reitern Kopffelder und Positionzeilenfelder eine eigene Schwelle bekommen, die die globale überschreibt. Auch das Häkchen Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren gibt es dort.

Was passiert mit Dokumenten, die hier aussortiert wurden? Sie landen im Verwerfen-Workflow (Reiter Verwerfen). Dort können Sie eine oder mehrere Weiterleitungsadressen hinterlegen, damit Bearbeiter:innen sie manuell sichten.

Hilfe und Support

Wenn Sie unsicher sind, welche Einstellung für Ihren Kanal sinnvoll ist, oder wenn nach einer Änderung Dokumente nicht mehr wie erwartet verarbeitet werden, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie folgende Informationen bereit:

• den Kanalnamen,
• den betreffenden Themenblock (Lokalisierung, Automatisierung, …),
• die vorgenommenen Änderungen (welcher Wert vorher, welcher Wert jetzt),
• ein konkretes Beispiel-Dokument, an dem das Problem auftritt,
• bei Validierungsthemen: die genaue Validierungsprüfung, die fälschlich anschlägt oder nicht anschlägt.