Kanal-Konfiguration — Kopffelder

Auf der Seite Kopffelder legen Sie fest, welche Kopfdaten Workist aus einem eingehenden Dokument extrahiert und wie jedes Feld sich in der weiteren Verarbeitung verhält:

• ob es ein Pflichtfeld ist (also fehlende Werte das Dokument in die Assistenz lenken),
• ab welcher Konfidenz das Feld als sicher genug gilt, um automatisch durchgereicht zu werden,
• ob das Feld die Automatisierung blockieren darf, wenn die Konfidenz unter dem Schwellenwert liegt,
• in welcher Reihenfolge die Felder in der Ausgabedatei erscheinen.

Die Kopffelder spannen den Bauplan der Kopfzeile Ihrer Ausgabedatei auf. Die Liste links bestimmt die Reihenfolge in der Ausgabedatei.

Benutzerdefinierte Felder

Diese Anleitung beschreibt die Bearbeitung der bereits vorhandenen Standard-Kopffelder (Auftragsart, Kunde, Bestellnummer, …). Den vollständigen Workflow für eigene Felder — Anlegen über „Benutzerdefiniertes Feld", Datentyp, Optionen einschränken, Datenbezeichnungsname und Anweisungen für die KI — finden Sie in der Anleitung zur agentischen Extraktion unter Benutzerdefinierte Felder als Ziel der agentischen Extraktion. Eigene Kopffelder werden in der Regel über die LLM-Extraktion befüllt; der Anlege-Vorgang gehört deshalb thematisch dorthin.

Voraussetzungen

• Ein Workbench-Konto mit Zugriff auf den Kanal.
• Sie wissen, welche Standard-Kopffelder Ihr Zielsystem in der Kopfzeile der Ausgabedatei erwartet.
• Vor strukturellen Änderungen empfiehlt sich eine kurze Abstimmung mit Ihrer Ansprechperson bei Workist.

Schritt 1 — Aufbau der Seite

Wechseln Sie in der Workbench zu Ihrem Kanal, öffnen Sie unter Dokumentenverarbeitung den Eintrag Kopffelder.

Die Seite ist zweispaltig:

• Links — „Konfigurierte Felder". Liste aller Kopffelder, die für diesen Kanal aktiviert sind. Jeder Eintrag zeigt den Feldnamen und darunter den Status:

  Status	Bedeutung
  Erforderlich	Pflichtfeld. Fehlt der Wert, geht das Dokument in die Assistenz.
  Optional	Kein Pflichtfeld; ein fehlender Wert blockiert die Automatisierung nicht.
  Zahl (z. B. „3", „7")	Das Feld hat Unterfelder (z. B. Lieferadresse → Firma, Name, Straße und Nr.). Die Zahl gibt die Anzahl konfigurierter Unterfelder an.

  Das gerade ausgewählte Feld ist farbig hinterlegt. Über das „+"-Symbol oben rechts in dieser Spalte fügen Sie ein weiteres Feld hinzu, über das „×"-Symbol in einer Zeile entfernen Sie das jeweilige Feld.

• Rechts — „Konfigurationsoptionen für <Feldname>". Die detaillierten Einstellungen des links ausgewählten Felds. Welche Optionen erscheinen, hängt vom Feldtyp ab — nicht jedes Feld unterstützt jede Option.

Unten rechts auf der Seite finden Sie die zentrale Schaltfläche Speichern. Sie sichert alle Änderungen an allen Feldern in einem Schritt; wechseln Sie nicht zwischen den Feldern, ohne vorher zu speichern, sonst gehen Bearbeitungen verloren.

Reihenfolge

Die Reihenfolge der Feldliste links ist die Reihenfolge, in der die Felder in der Ausgabedatei und in der Assistenz erscheinen. Sie lässt sich per Drag-and-Drop ändern (mit der Maus über einen Eintrag fahren, das Greif-Symbol links anklicken und verschieben).

Schritt 2 — Ein bestehendes Feld bearbeiten

Klicken Sie in der linken Spalte auf das Feld, das Sie ändern möchten — in unserem Beispiel „Auftragsart". Die rechte Seite wechselt automatisch zu „Konfigurationsoptionen für Auftragsart".

2.1 — Erforderlich

Ganz oben in den Optionen finden Sie den Schalter „Erforderlich".

• Aktiviert — das Feld muss befüllt sein. Findet die Extraktion keinen Wert, geht das Dokument in die Assistenz, damit eine Bearbeiter:in den Wert manuell setzen kann.
• Deaktiviert — das Feld ist optional. Ein leerer Wert blockiert die Automatisierung nicht.

Sobald Sie den Schalter umlegen, ändert sich auch der Status des Eintrags in der linken Feldliste zwischen Erforderlich und Optional.

2.2 — Weitere Optionen

Bei den vorbereiteten Standardfeldern sind alle weiteren Eigenschaften bereits sinnvoll vorbelegt — in der Regel müssen Sie hier nichts ändern. Optional anpassbar ist meist nur der Feldbezeichnungsname (der in der Workbench-Assistenz angezeigte Name; jederzeit änderbar, ohne die Ausgabedatei zu beeinflussen).

Weitere Eigenschaften wie Datentyp, Datenbezeichnungsname, eine eingeschränkte Werteliste oder Anweisungen für die KI sind vor allem für eigene (benutzerdefinierte) Felder relevant. Den vollständigen Workflow dazu finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder als Ziel der agentischen Extraktion.

2.3 — Konfidenzschwellenwert und Automatisierungs-Verhalten

Manche Felder erlauben zusätzlich, das Automatisierungs-Verhalten pro Feld zu steuern.

Option	Bedeutung
Konfidenzschwellenwert	Pro-Feld-Schwelle (0–100 %), ab der dieses spezifische Feld als sicher genug gilt, um automatisch durchgereicht zu werden. Übersteuert die globale Schwelle aus Dokumentenverarbeitung → Dokument → Automatisierung nur für dieses Feld.
Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren, wenn unterhalb des Schwellenwerts	Wenn aktiv, geht das Dokument nicht in die Assistenz, auch wenn die Konfidenz dieses Felds unterhalb des Schwellenwerts liegt. Sinnvoll für Felder, deren Wert für Sie zwar interessant, aber nicht kritisch ist.

Verfügbarkeit

Nicht jedes Kopffeld unterstützt einen eigenen Konfidenzschwellenwert. Bei Standardfeldern wie Lieferadresse finden Sie typischerweise nur den Toggle „Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren …" — die Konfidenzschwelle wird in diesem Fall aus den globalen Einstellungen übernommen. Eine feinere Pro-Feld-Konfidenz steht insbesondere bei benutzerdefinierten Feldern sowie bei einigen Spezialfeldern bereit.

Pro-Feld-Schwelle überschreibt die globale Schwelle

Wenn Sie hier z. B. 80 % einstellen, gilt für dieses Feld 80 %, auch wenn die globale Schwelle in Dokument → Automatisierung bei 95 % liegt. Setzen Sie eine Pro-Feld-Schwelle nur dann, wenn Sie sich des Unterschieds bewusst sind.

Schritt 3 — Ein Standardfeld hinzufügen

Möchten Sie ein weiteres Kopffeld in den Kanal aufnehmen, klicken Sie in der linken Spalte oben rechts auf das „+"-Symbol.

Das Dropdown listet zwei Arten von Einträgen:

• „Benutzerdefiniertes Feld" (oberster Eintrag, abgesetzt durch eine Trennlinie) — legt ein eigenes Feld an, das Sie frei benennen können. Den vollständigen Workflow dazu finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder als Ziel der agentischen Extraktion.
• Vorbereitete Standardfelder (z. B. „(voraussichtl.) Warenausgangsdatum", „Anbieter des Carriers", „Auftragsart", „Carrier-Kontonummer", „Dokument Typ", …). Diese sind in der Standardlogik von Workist bereits unterstützt und Sie müssen nur noch deren Optionen einstellen.

Wählen Sie ein Standardfeld aus. Es erscheint sofort in der Feldliste links — markiert und ausgewählt — und die rechte Seite zeigt seine (vorbelegten) Konfigurationsoptionen.

Bei einem Standardfeld sind die wichtigen Optionen vorbelegt — Sie können in den meisten Fällen direkt auf Speichern klicken. Möchten Sie das Feld als optional kennzeichnen, schalten Sie zuvor „Erforderlich" aus.

hinweis

Solange Sie nicht auf Speichern klicken, ist die Änderung nicht übernommen. Verlassen Sie die Seite vor dem Speichern, verwirft die Workbench den neuen Eintrag.

Schritt 4 — Ein Feld entfernen

Möchten Sie ein Feld nicht mehr extrahieren, fahren Sie in der linken Liste mit der Maus über den entsprechenden Eintrag — am rechten Rand erscheint dann ein „×"-Symbol.

Klicken Sie das „×" an, um das Feld zu entfernen. Bei Feldern mit Unterfeldern (z. B. Lieferadresse) werden alle Unterfelder mitentfernt.

Spätere Auswirkungen

Wird ein Feld entfernt, extrahiert Workist es ab der nächsten Verarbeitung nicht mehr und liefert es nicht mehr in der Ausgabedatei aus. Wenn Ihr Zielsystem das Feld weiterhin erwartet, schlagen die nachgelagerten Imports fehl. Entfernen Sie Felder daher nur in Abstimmung mit Ihren ERP-/Zielsystem-Verantwortlichen.

Auch das Entfernen wird erst durch Speichern wirksam.

Schritt 5 — Speichern

Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um alle Änderungen zu übernehmen.

• Alle Änderungen an allen Feldern (Hinzufügen, Entfernen, Bearbeiten, Sortierung) werden in einem Speichervorgang übernommen.
• Findet Workist beim Speichern einen Fehler (z. B. einen doppelten Datenbezeichnungsnamen, ein leeres Pflichtfeld), markiert die Workbench das betroffene Feld rot — der Speichervorgang wird in diesem Fall abgebrochen.
• Nach erfolgreichem Speichern wirkt die neue Konfiguration ab dem nächsten eingehenden Dokument. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht rückwirkend neu ausgewertet.

Wann welche Einstellung?

Ihre Situation	Empfohlene Einstellung
Ihr Zielsystem erwartet das Feld zwingend, sonst bricht der Import.	Erforderlich = ein. Lassen Sie „Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren …" aus.
Das Feld ist nett zu haben, ein leerer Wert ist aber okay.	Erforderlich = aus, „… nicht blockieren …" ein, ggf. eigene Konfidenzschwelle etwas niedriger als die globale.
Es darf nur einen festen Wertebereich geben (z. B. nur 4 erlaubte Auftragsarten).	Hinterlegen Sie alle erlaubten Werte unter „Optionen einschränken" — siehe Agentische Kopfzeilenextraktion → Benutzerdefinierte Felder.
Sie möchten ein eigenes Feld in der Ausgabe sehen, das im Standard nicht enthalten ist.	„+" → Benutzerdefiniertes Feld — Workflow in der LLM-Kopf-Anleitung.
Die Konfidenz dieses Felds soll niedriger sein dürfen als die globale Schwelle.	Konfidenzschwellenwert des Felds gezielt niedriger setzen, „… nicht blockieren …" je nach Risiko aktivieren oder nicht.

Häufige Fragen

Warum kann ich den Datenbezeichnungsnamen nicht mehr bearbeiten? Nach dem ersten Speichern ist der Name fix, weil er als Schlüssel in der Ausgabedatei verwendet wird. Soll er sich wirklich ändern, legen Sie ein neues Feld mit dem gewünschten Namen an und entfernen das alte — und stimmen Sie das vorab mit der Stelle ab, die das Zielsystem betreut.

Was passiert, wenn ich „Optionen einschränken" leer lasse? Workist akzeptiert dann beliebige Werte des konfigurierten Datentyps. Die Liste ist also rein optional.

Warum sehe ich bei manchen Feldern keine Option „Konfidenzschwellenwert"? Nicht jedes Standardfeld unterstützt eine Pro-Feld-Konfidenz — bei diesen Feldern gilt automatisch die globale Schwelle aus Dokumentenverarbeitung → Dokument → Automatisierung. Konfidenzwerte pro Feld können Sie insbesondere bei benutzerdefinierten und einigen Spezialfeldern setzen.

Wie wirkt sich die Reihenfolge der Feldliste links aus? Die Reihenfolge bestimmt sowohl die Reihenfolge in der Ausgabedatei als auch die Anzeigereihenfolge in der Assistenz. Sortieren Sie die Felder am besten so, dass sie der Reihenfolge in Ihrem Zielsystem entsprechen — das vereinfacht spätere Mappings.

Was ist der Unterschied zwischen „Erforderlich" und einem hohen Konfidenzschwellenwert? „Erforderlich" wirkt auf den Wert (fehlt der Wert? → Assistenz). Der Konfidenzschwellenwert wirkt auf die Sicherheit der Extraktion (Wert ist da, aber Workist ist sich nicht sicher? → Assistenz). Beide kombinieren sich: Ein Pflichtfeld mit niedriger Konfidenz geht in jedem Fall in die Assistenz.

Wo sehe ich, welche Kopffelder die Standardlogik bereits unterstützt? Im Dropdown des „+"-Symbols. Alles oberhalb der Trennlinie ist Benutzerdefiniertes Feld; alles darunter ist ein vorbereitetes Standardfeld.

Hilfe und Support

Wenn ein Feld nach einer Änderung nicht wie erwartet extrahiert oder ausgegeben wird, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie die folgenden Informationen bereit:

• den Kanalnamen und den Reiter (Kopffelder),
• den Feldnamen in der Workbench sowie den Datenbezeichnungsnamen in der Ausgabedatei,
• ein konkretes Beispiel-Dokument, das das Problem zeigt,
• bei Pflichtfeld-Themen: ob das Feld auf Erforderlich steht und ob der Wert in der Quelle eindeutig zu erkennen ist,
• bei agentenbasierten Themen: ob das Feld zusätzlich in Agentische Kopfzeilenextraktion referenziert ist.