Kanal-Konfiguration — Positionzeilenfelder
Diese Anleitung beschreibt, wie Sie unter Kanal-Konfiguration → Dokumentenverarbeitung → Positionzeilenfelder festlegen, welche Felder Workist pro Position (z. B. pro Bestellzeile) aus Ihren Dokumenten extrahiert und wie diese Felder geprüft, abgeglichen und an Ihr Zielsystem übergeben werden.
Während die Kopffelder dokumentweit gelten (Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferadresse, …), wird die Positionzeilenfeld-Konfiguration auf jede einzelne Zeile Ihrer Bestellung, Rechnung, Auftragsbestätigung oder Preisanfrage angewendet. Das wichtigste Feld hier ist üblicherweise die Artikelnummer — sie ist der Schlüssel, über den Workist Ihre Stammdaten (Artikel-Lookup) mit den Daten aus dem Dokument verknüpft.
Aufbau und Bedienung sind identisch — die linke Spalte listet die konfigurierten Felder, die rechte Spalte zeigt die Optionen des ausgewählten Feldes. Es kommen jedoch positions-spezifische Optionen hinzu (Lookup-Verhalten, Behandlung der externen Artikelnummer, Feldlängenprüfung, Behandlung imperfekter Treffer).
Voraussetzungen
- Ein Workbench-Konto mit Zugriff auf die Konfiguration des jeweiligen Kanals.
- Für Lookups (z. B. Lookups durchführen bei der Artikelnummer): Im Bereich Stammdaten desselben Kanals muss eine passende Artikel-Lookup-Definition hinterlegt und mit mindestens einer Importdatei gefüllt sein. Ohne hinterlegte Stammdaten bleibt der Lookup wirkungslos. Wie Sie Stammdaten konfigurieren, ist in der Dokumentenverarbeitung-Übersicht und in der Transformer-Konfiguration beschrieben.
- Bei Änderungen, die Auswirkungen auf das Datenformat in der Ausgabedatei haben (Datenbezeichnungsname, Datentyp), stimmen Sie sich vor dem Speichern mit Ihrer Ansprechperson bei Workist ab — diese Felder sind Teil eines Mappings zum Zielsystem.
Schritt 1 — Aufbau der Seite
Öffnen Sie in der Kanal-Navigation den Bereich Dokumentenverarbeitung und wählen Sie den Reiter Positionzeilenfelder. Die Seite ist in zwei Spalten aufgeteilt:
- Links — „Konfigurierte Felder": Die Felder, die für diesen Kanal aktuell pro Position extrahiert werden. Jeder Eintrag zeigt unter dem Namen einen kurzen Hinweis (Erforderlich oder Optional). Über das +-Symbol oben rechts in dieser Spalte können Sie weitere Felder hinzufügen.
- Rechts — „Konfigurationsoptionen für …": Die Optionen des Feldes, das in der linken Spalte gerade ausgewählt ist. Welche Optionen erscheinen, hängt vom Feldtyp ab (siehe Schritt 3).
Felder lassen sich per Drag-and-Drop sortieren. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Felder in der Assistenz und in der Ausgabedatei erscheinen.
Der Hinweis unter jedem Feldnamen (Erforderlich / Optional) ergibt sich aus dem Schalter Erforderlich in den Optionen rechts. Erforderliche Felder blockieren die Automatisierung, wenn die Extraktion unsicher ist.
Schritt 2 — Ein Feld auswählen und Optionen anpassen
Klicken Sie in der linken Spalte auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten, z. B. Artikelnummer. Die rechte Spalte zeigt nun „Konfigurationsoptionen für Artikelnummer" mit allen Optionen, die für dieses Feld verfügbar sind.
Im Folgenden sind die Optionen nach Themenblöcken sortiert. Bedenken Sie: Nicht alle Optionen erscheinen bei jedem Feld (siehe Schritt 3).
2.1 — Allgemeine Eigenschaften
Diese Optionen finden Sie bei nahezu allen Feldern.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Erforderlich | Wenn aktiv, muss der Wert in jeder Position vorhanden sein. Fehlt er oder ist Workist unsicher, geht das Dokument in die Assistenz. |
| Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren, wenn unterhalb des Schwellenwerts | Wenn aktiv, geht ein unsicher extrahierter Wert nicht automatisch in die Assistenz. Der Wert bleibt zwar markiert, das Dokument wird aber weiterverarbeitet. |
| Konfidenzschwellenwert (nur bei manchen Feldern) | Pro-Feld-Schwellenwert. Liegt die Extraktionskonfidenz darunter, gilt der Wert als unsicher. Greift nur, wenn der Schwellenwert auf Feldebene überhaupt angeboten wird. |
Der globale Schwellenwert für Positionszeilen wird im Reiter Dokument unter Automatisierung gesetzt (Konfidenzschwellenwert der Positionzeilen). Der Pro-Feld-Schalter oben schwächt diesen globalen Schwellenwert für genau dieses Feld ab.
2.2 — Feldlänge
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Maximale Feldlänge | Maximale Anzahl Zeichen, die das Feld in der Ausgabe enthalten darf. Sinnvoll für Felder mit fester Länge im Zielsystem (z. B. Artikelnummern in SAP, die nur 18 Zeichen lang sein dürfen). |
| Automatisierung blockieren, wenn die maximale Feldlänge überschritten wird | Wenn aktiv, geht das Dokument bei zu langem Wert in Assistenz. Wenn aus, wird der Wert beim Export auf die maximale Länge gekürzt. |
Beide Optionen gehören zusammen: Stellen Sie zuerst die Maximale Feldlänge ein und entscheiden Sie dann, ob ein Verstoß die Automatisierung blockieren soll oder Workist still kürzen darf.
2.3 — Artikelspezifische Optionen
Diese Optionen erscheinen bei Feldern, die einen Artikel referenzieren (typischerweise die Artikelnummer). Sie steuern den Stammdatenabgleich mit Ihrer Artikel-Lookup-Definition.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Lookups durchführen | Aktiviert den Stammdatenabgleich für dieses Feld. Setzt voraus, dass im Bereich Stammdaten eine passende Artikel-Lookup-Definition hinterlegt und gefüllt ist. |
| Externe Artikelnummer beibehalten | Wenn aktiv, behält Workist die Artikelnummer aus dem Dokument in der Ausgabe — zusätzlich zur über den Lookup ermittelten internen Nummer. Sinnvoll, wenn Sie in Ihrem ERP sowohl die Kundennummer als auch die eigene Artikelnummer benötigen. |
| Imperfekte Artikelübereinstimmungen zurücksetzen | Wenn aktiv, übernimmt Workist nur perfekte Treffer. Unscharfe Treffer (Tippfehler, Teiltreffer) werden verworfen und das Feld bleibt leer bzw. geht in Assistenz. |
| Ungültige IDs zulassen | Wenn aktiv, akzeptiert Workist auch Artikelnummern, die im Stammdatenabgleich nicht gefunden wurden. Wenn aus, blockiert eine unbekannte Artikelnummer die Automatisierung. |
| Debitor-Artikel bei unterschiedlichen perfekten Übereinstimmungen | Steuert das Verhalten, wenn die Artikelnummer mehrere perfekte Treffer im Stammdatenabgleich liefert (z. B. weil derselbe Artikel in mehreren Sortimenten gelistet ist). Workist bevorzugt dann den Artikel, der zum Debitor des Dokuments passt. |
Aktivieren Sie diesen Schalter erst, wenn unter Stammdaten für denselben Kanal eine Artikel-Lookup-Definition mit hinterlegter Importdatei existiert. Andernfalls bleibt der Schalter wirkungslos und jede Artikelnummer wird als „unbekannt" markiert.
Diese Kombination erzeugt in der Ausgabedatei zwei Werte pro Position: die ursprüngliche Artikelnummer aus dem Kundendokument und die durch Workist ermittelte interne Nummer. Damit lässt sich im Zielsystem nachvollziehen, was im Originaldokument stand.
2.4 — Datenbenennung, Datentyp und Anweisungen
Bei benutzerdefinierten Feldern (und bei einigen technischen Standardfeldern) erscheinen zusätzlich die Optionen Datenbezeichnungsname, Datentyp, Geben Sie Optionen an, … (choices), Feldbezeichnungsname und Anweisungen für Datenbezeichnungen. Sie definieren, wie das Feld in der Ausgabedatei heißt und wie der Wert geprüft wird.
Da diese Optionen in der Praxis fast immer im Zusammenhang mit agentischer Extraktion verwendet werden, ist die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung — inklusive Datentyp-Auswahl, choices-Liste, sinnvollen KI-Anweisungen und Einbindung als Ausgabefeld — dort dokumentiert: Benutzerdefinierte Felder als Ziel der agentischen Extraktion.
Der dort beschriebene Workflow gilt identisch für Positionzeilenfelder — Sie arbeiten lediglich auf dieser Seite statt auf Kopffelder, und das angelegte Feld erscheint anschließend pro Position statt einmal pro Dokument.
Der Name ist Teil des Mappings zum Zielsystem (ERP/SAP/…) — wird er nach dem Go-Live geändert, bricht die nachgelagerte Verarbeitung.
2.5 — Zuordnung (Mapping)
Einige Felder bieten zusätzlich eine Zuordnung an — eine Tabelle, die Werte aus dem Dokument auf normierte Workist-Werte abbildet. Beispiel Einheit: Die im Dokument stehenden Texte (Stk, STK, St, Stück, …) werden auf eine einheitliche Workist-Einheit (STK) abgebildet.
Die Reihenfolge der Einträge ist wichtig: Zuerst aufgelistete Einheiten werden bevorzugt, wenn mehrere gültige Einheiten gefunden werden.
Schritt 3 — Welche Optionen erscheinen wann?
Welche Optionen auf der rechten Seite angezeigt werden, hängt vom Typ des gerade ausgewählten Feldes ab. Klicken Sie zum Vergleich in der linken Spalte auf ein Mengenfeld — Sie sehen sofort, dass die artikelspezifischen Optionen fehlen.
Grobe Orientierung:
| Feldtyp | Typische Optionen |
|---|---|
| Artikelnummer, Artikelbeschreibung | Allgemeine Eigenschaften, Feldlänge, artikelspezifische Optionen (Lookups, externe Nummer, imperfekte Treffer, …). |
| Menge | Erforderlich, Schwellenwert, Dezimalmengen erlauben, Nullmengen erlauben, Maximalwert. |
| Einheit | Erforderlich, Feldlänge, Zuordnung (Mapping auf normierte Einheiten). |
| Lieferdatum (am Positionsfeld) | Erforderlich, Schwellenwert, Datumsformat, Regeln für Lieferzeiträume. |
| Benutzerdefiniertes Feld | Erforderlich, Datenbezeichnungsname, Datentyp, Feldbezeichnungsname, Anweisungen für Datenbezeichnungen. Vollständige Anleitung: Agentische Kopfzeilenextraktion → Benutzerdefinierte Felder. |
Wenn eine im Abschnitt 2 beschriebene Option an einem konkreten Feld nicht erscheint, bedeutet das: Sie ist für diesen Feldtyp nicht relevant — Sie müssen nichts tun.
Schritt 4 — Ein Standardfeld hinzufügen
Klicken Sie auf das +-Symbol in der Kopfzeile der linken Spalte („Konfigurierte Felder"). Es öffnet sich eine Auswahl mit allen Feldern, die für diesen Dokumenttyp angeboten werden, aber noch nicht konfiguriert sind.
Das Menü unterteilt sich in zwei Bereiche:
- Ganz oben „Benutzerdefiniertes Feld" (durch eine Trennlinie abgesetzt) — damit legen Sie ein eigenes Feld an, das nicht im Standard-Katalog enthalten ist. Den vollständigen Workflow finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder als Ziel der agentischen Extraktion.
- Darunter die Standardfelder des Dokumenttyps, die noch nicht aktiviert sind.
Wählen Sie ein Standardfeld aus. Das Feld erscheint sofort in der linken Spalte und ist rechts mit seinen vorbelegten Optionen geöffnet.
Neu hinzugefügte Felder werden ans Ende der Liste eingefügt. Bei Bedarf können Sie sie per Drag-and-Drop am Grip-Symbol links neben dem Namen an die gewünschte Stelle verschieben.
Um ein Feld wieder zu entfernen, klicken Sie auf das × rechts neben dem Feldnamen in der linken Spalte.
Schritt 5 — Speichern
Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Erst nach dem Speichern werden die neuen Einstellungen für die nachfolgende Dokumentverarbeitung wirksam. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht rückwirkend neu extrahiert.
Workist prüft die Eingaben gegen das Zielschema. Häufige Ursachen sind:
- leerer Datenbezeichnungsname bei einem benutzerdefinierten Feld;
- identischer Datenbezeichnungsname in zwei Feldern (muss eindeutig sein);
- Datentyp ohne sinnvolle Choices-Liste bei Zeichenketten, wenn Sie die Auswahl einschränken möchten.
Fehlertexte erscheinen direkt unter dem betroffenen Feld in rot.
Tipps zum Zusammenspiel mit Stammdaten
Die Positionzeilenfeld-Konfiguration entfaltet ihr volles Potenzial erst zusammen mit Ihren Stammdaten. Drei häufige Ausgangspunkte:
- Sie haben noch keine Artikelliste hochgeladen. Aktivieren Sie „Lookups durchführen" nicht — es bliebe wirkungslos. Laden Sie zuerst über Stammdaten eine Artikelliste hoch (siehe Dokumentenverarbeitung-Übersicht, Abschnitt Stammdaten).
- Sie wollen eine bestehende Artikelliste mit anderen Spaltennamen einlesen. Hier hilft die Transformer-Konfiguration — sie ist der Hebel, mit dem Sie Spalten Ihrer Datei auf das Workist-Schema abbilden.
- Sie haben unscharfe Treffer in der Artikelliste. Aktivieren Sie „Imperfekte Artikelübereinstimmungen zurücksetzen", wenn Sie lieber leere Felder als falsche Treffer akzeptieren wollen — oder verwenden Sie „Ungültige IDs zulassen" in Kombination mit „Externe Artikelnummer beibehalten", um in jedem Fall die Originalangabe zu behalten.
Häufige Fragen
Warum sehe ich bei „Menge" keine Lookup-Optionen? Lookup-Optionen sind an Felder gebunden, die Stammdaten referenzieren — typischerweise die Artikelnummer. Bei reinen Zahlenfeldern wie Menge oder Maximalwert ergibt ein Lookup keinen Sinn und die Optionen werden ausgeblendet.
Was passiert, wenn ich „Erforderlich" für ein Feld deaktiviere, das im Dokument fehlen kann? Workist lässt das Dokument dann automatisiert durch, auch wenn das Feld in einer Position leer ist. Setzen Sie zusätzlich „Feld sollte die Automatisierung nicht blockieren, wenn unterhalb des Schwellenwerts", wenn auch unsicher extrahierte Werte nicht zur Assistenz führen sollen.
Kann ich den „Datenbezeichnungsname" nachträglich ändern? Nein. Der Name ist nach dem ersten Speichern unveränderlich, weil er Teil des Mappings zum Zielsystem ist. Falls sich ein Tippfehler eingeschlichen hat, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist — das Feld kann nur mit Eingriff in die Konfiguration umbenannt werden.
Was bedeutet das * neben einem Feldnamen?
In der rechten Spalte markiert * ein Pflichtfeld, das Sie vor dem Speichern ausfüllen müssen.
Greift die neue Konfiguration sofort? Sie greift, sobald das nächste Dokument verarbeitet wird. Bereits abgeschlossene Dokumente werden nicht rückwirkend neu extrahiert.
Hilfe und Support
Wenn Sie unsicher sind, welche Optionen für Ihr Zielsystem die richtigen sind, halten Sie bitte folgende Informationen für Ihre Ansprechperson bei Workist bereit:
- den Kanalnamen und den Dokumenttyp (z. B. „Bestellungen, Test"),
- das Feld, um das es geht (z. B. „Artikelnummer"),
- die gewünschte Wirkung im Zielsystem (z. B. „SAP-Artikelnummer beibehalten, aber zusätzlich unsere interne Nummer ausgeben"),
- gegebenenfalls ein Beispiel-Dokument, an dem das Verhalten beobachtet werden kann.