Abzugleichende Bestellungen (für Auftragsbestätigungen und Rechnungen)
Stammdaten zum Validieren von zugehörigen Bestellungen. Workist kann die Referenz zur Bestellung auf Auftragsbestätigungen und Rechnungen erkennen und das Dokument mit den bereitgestellten Bestelldaten abgleichen. Auftragsbestätigungen ohne Positionen füllt Workist aus den Bestelldaten vor, und nach jedem erfolgreichen Import gleicht es offene Auftragsbestätigungen erneut ab. Welche Werte Workist vergleicht und was bei Abweichungen passiert, beschreibt Abgleich mit Bestell- und Angebotsdaten.
Spaltenbeschreibung
Pflichtfeld: Ohne diese Spalte kann Workist den Datensatz nicht verwenden. Empfohlen: verbessert die Erkennung deutlich. Der Import selbst prüft keine Spalten: Fehlt eine Spalte, bleibt das Feld leer.
Kopfebene
| # | Feldname | Status | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | partition_id | Empfohlen | client_id1 des Geschäftspartners (bei Auftragsbestätigungen und Rechnungen meist der Lieferant). Nicht verpflichtend, aber sehr stark empfohlen, damit nur die Bestellungen dieses Partners ausgewählt werden können. |
| 2 | order_number | Pflichtfeld | Bestellnummer, auf die sich das Dokument bezieht |
| 3 | external_reference | Optional | Zweite Referenz der Bestellung, z. B. die Bestellnummer Ihres Geschäftspartners. Workist sucht über order_number und external_reference gleichermaßen. |
| 4 | order_date | Optional | Bestelldatum |
| 5 | delivery_address | Optional | Nummer der Lieferadresse (address_id1 aus den Liefer- und Rechnungsempfängern) |
| 6 | receiver_number | Optional | Nummer des Käufers bzw. Rechnungsempfängers (client_id1 aus der Empfängerliste des Kanals) |
| 7 | order_total_price | Optional | Nettogesamtwert der Bestellung |
| 8 | iban | Optional | IBAN, auf die gezahlt werden soll. Nur für Rechnungen. |
| 9 | swift | Optional | BIC. Nur für Rechnungen. |
| 10 | account | Optional | Zahlungsreferenz. Nur für Rechnungen. |
| 11 | payment_terms_type | Optional | Zahlungsbedingung. Nur für Rechnungen. |
| 12 | payment_terms_discount | Optional | Skonto. Nur für Rechnungen. |
| 13 | payment_terms_due_days | Optional | Zahlungsziel in Tagen. Nur für Rechnungen. |
Positionsebene
Workist kann Auftragsbestätigungen und Rechnungen auch auf Positionsebene abgleichen. Hierzu müssen die Kopffelder für jede Position wiederholt werden.
| # | Feldname | Status | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 1 | position_number | Empfohlen | Positionsnummer |
| 2 | article_id1 | Optional | Artikelnummer. Bei Textpositionen (Positionen ohne Material) leer lassen. |
| 3 | article_id2 | Optional | Alternative Artikelnummer 2 |
| 4 | article_id3 | Optional | Alternative Artikelnummer 3 |
| 5 | article_description | Optional | Artikelbeschreibung |
| 6 | article_price | Optional | Preis, bezogen auf die Preiseinheit (price_unit) |
| 7 | price_unit | Optional | Preiseinheit des Preises, z. B. 1 oder 100 (Preis pro 100). Nicht mit der Mengeneinheit (unit, z. B. ST oder KG) verwechseln. |
| 8 | quantity | Empfohlen | Menge |
| 9 | unit | Optional | Einheit |
| 10 | total_price | Optional | Gesamtpreis der Position |
| 11 | delivery_date | Optional | Lieferdatum der Position. Bei Auftragsbestätigungen vergleicht Workist es auch mit dem Lieferdatum im Kopf. |
| 12 | extra_data | Optional | Zusätzliche Angaben als JSON-Objekt, z. B. {"Marke": "Muster"}. Workist speichert sie mit dem Datensatz und zeigt sie im Datenexplorer an. Für die Erkennung nutzt Workist sie standardmäßig nicht. |
Preise, Mengen und Beträge (article_price, quantity, total_price, order_total_price) speichert Workist mit höchstens zwei Nachkommastellen; weitere Stellen werden gerundet. Für Preise mit mehr Nachkommastellen geben Sie den Preis pro 10, 100 oder 1000 Stück an und setzen price_unit entsprechend.
Format
Nicht benötigte Spalten können im Datenexport weggelassen werden.
Beispieldateiname: 20240315_order_list.csv. Damit Workist jeweils die neueste Datei importiert, verwenden Sie in der Importkonfiguration das Dateinamensmuster %Y%m%d_order_list.csv.
partition_id;order_number;order_date;position_number;article_id1;quantity
K001;ORD-2024-0042;2024-03-15;1;ART001;10
K001;ORD-2024-0042;2024-03-15;2;ART002;5
K002;ORD-2024-0043;2024-03-16;1;ART003;2
Das Beispiel verwendet ; als Trennzeichen. Stellen Sie das Trennzeichen in der Importkonfiguration ein; ohne Angabe erwartet Workist ein Komma.
Datumsangaben schreiben Sie als JJJJ-MM-TT oder mit dem Tag zuerst (31.12.2024), siehe Wie Workist Werte beim Import vereinheitlicht.
Per API übermitteln Sie dieselben Spalten als CSV-Datei oder als JSON. Endpunkt: Swagger, Grundlagen: Benutzung der Stammdaten-API.