Konnektoren für ERP-Systeme

Ein Konnektor verbindet Workist direkt mit Ihrem ERP-System. Workist übernimmt Stammdaten aus dem ERP und legt verarbeitete Belege dort an. Für Systeme ohne Konnektor tauschen Sie Stammdaten und Ergebnisse per SFTP oder API aus.

Konnektoren mit Installation im ERP-System

Für diese Systeme wird eine Erweiterung in Ihrem ERP-System installiert.

• Sage 100: Sie installieren die Workist API-Erweiterung in Sage 100. Workist liest darüber Stammdaten und legt Verkaufsbelege an. Ab Version 9 der Erweiterung auch Preisprüfung, offene Angebote und die ERP-Funktionen der Agenten.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die App „Workist Integrator“ sendet Stammdaten an Workist und übernimmt abgeschlossene Belege, zum Beispiel als Verkaufsaufträge.
• SAP ECC und SAP S/4HANA: Ein ABAP-Paket, das unser Partner Syncwork AG in Ihrem SAP installiert, sendet Stammdaten an Workist und legt abgeschlossene Bestellungen als Kundenaufträge an. Auch für SAP R/3.

Konnektoren ohne Installation im ERP-System

Bei diesen Systemen verbindet sich Workist mit der Schnittstelle Ihres ERP-Systems. In Ihrem ERP wird nichts installiert. Die Verbindung richten Sie in der Workbench ein, siehe Was alle Konnektoren gemeinsam haben.

• SAP Business One: liest Geschäftspartner und Artikel, legt Bestellungen als Kundenaufträge an.
• Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations: liest Debitoren und freigegebene Produkte, legt Verkaufsaufträge und Verkaufsangebote an.
• microtech büro+: liest Adressen, Artikel und offene Angebote, legt Bestellungen und Anfragen als Vorgänge an.
• ORDAT.ERP: liest Kunden, Artikel und Einheiten, legt Aufträge und Angebote an.
• NetSuite: liest Kunden und Artikel, legt Sales Orders, Estimates und Vendor Bills an.
• QuickBooks Desktop: liest Kunden und Artikel, legt Sales Orders an. QuickBooks Online wird nicht unterstützt.
• OrderWise: legt Sales Orders und Quotes an und prüft Einzelpreise gegen OrderWise.
• Weclapp: liest Kunden und Artikel, legt Kundenaufträge an und übernimmt E-Mails aus Weclapp-Tickets.
• Sage 200 Professional: Sage 200 für Großbritannien.

Was alle Konnektoren gemeinsam haben

Dieser Abschnitt gilt für die Konnektoren ohne Installation im ERP-System. Für die übrigen Konnektoren steht der Ablauf auf ihren eigenen Seiten.

Einrichtung in der Workbench

Benutzer mit der Rolle IT oder Admin (siehe Benutzer und Rollen) richten die Verbindung unter Einstellungen → Geschäftssysteme (ERP) → Integrationen ein: beim gewünschten System auf Verbinden klicken, die Zugangsdaten eintragen und die Kanäle auswählen, deren Belege in das ERP-System übertragen werden. Für die ausgewählten Kanäle stellt Workist die Übertragung auf die ERP-Integration um und schaltet die Ausgabedatei ab. Die Option „Upload aktivieren“ in der Upload-Konfiguration des Kanals muss eingeschaltet bleiben, sonst überträgt Workist nichts.

Stammdaten

• Workist liest die Stammdaten einmal täglich aus dem ERP-System. Die Uhrzeit steht auf der Seite des jeweiligen Konnektors.
• Mit Stammdaten Update starten auf der Seite der Integration stoßen Sie einen Abgleich sofort an.
• Workist schreibt die Stammdaten in die Stammdaten-Lookups, die den verbundenen Kanälen zugeordnet sind (siehe Master Data Hub). Jeder Lauf ersetzt den bisherigen Stand.
• Neu angelegte Kunden und Artikel kennt Workist ab dem nächsten Lauf.

Belege

• Sobald ein Beleg abgeschlossen ist, automatisch oder nach Ihrer Bearbeitung, legt Workist ihn im ERP-System an.
• Die Belegnummer aus dem ERP-System steht danach als Referenz am Beleg in der Workbench. Sie können in der Belegliste danach suchen.
• Workist legt Belege neu an. Bestehende Belege im ERP-System ändert Workist nur dort, wo es die Seite des Konnektors beschreibt, zum Beispiel wenn ein Angebot in einen Auftrag umgewandelt wird.

Fehler

Lehnt das ERP-System einen Beleg ab, erscheint er wieder unter den offenen Belegen. Am Beleg steht „Ihr System hat das Dokument mit der folgenden Antwort abgelehnt:“ mit der Meldung des ERP-Systems. Workist versucht die Übertragung nicht automatisch erneut. Beheben Sie die Ursache, zum Beispiel fehlende Stammdaten im ERP-System, öffnen Sie den Beleg mit Erneut assistieren, korrigieren Sie ihn bei Bedarf und schließen Sie ihn wieder ab. Workist überträgt ihn dann neu.

Fragen

Für Details zur Anbindung Ihres ERP-Systems wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist oder schreiben Sie an support@workist.com.