Schritt 4: Ausgabeformat konfigurieren
In diesem Schritt legen Sie fest, wie die Ergebnisse eines Kanals in Ihr System gelangen und in welchem Format. Alle Einstellungen dazu finden Sie in der Kanal-Konfiguration unter Exportierte verarbeitete Dokumente.
Ohne weitere Einstellungen überträgt ein Kanal jedes abgeschlossene Dokument per SFTP in den Ordner /incoming auf dem Workist-verwalteten SFTP-Server, als Ausgabedatei plus PDF. Prüfen Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Dokumente abschließen.
Voraussetzungen
- Die Verbindung aus Schritt 1 (SFTP-Schlüssel oder API-Zugang).
- Ein Kanal aus Schritt 3.
- Die Berechtigung, Kanäle zu konfigurieren (Rollen Manager und Admin).
1. Übertragungsweg wählen
Öffnen Sie im Kanal das Drei-Punkte-Menü (⋮) → Kanal verwalten → Upload und wählen Sie unter Wie sollen die Dokumente übertragen werden? (SFTP, AS2) den passenden Weg:
| Ihr System … | Übertragungsweg | Was Sie zusätzlich brauchen |
|---|---|---|
| liest Dateien von einem SFTP-Server | SFTP (Standard) | Workist-verwalteter Server: nur Ihren SSH-Schlüssel aus Schritt 1. Eigener Server: Verbindungsdaten unter SFTP. |
| empfängt EDI-Nachrichten per AS2 | AS2 | Verbindungsdaten und Zertifikate Ihres AS2-Partners unter AS2. |
| ruft die Ergebnisse selbst ab | API | Ihren API-Zugang; optional Webhooks, damit Ihr System erfährt, wann ein Ergebnis bereitsteht. |
| ist ein ERP-System mit Workist-Konnektor | ERP-Integration | Die eingerichtete Integration, siehe Konnektoren. Der Weg wird automatisch gesetzt, wenn Sie den Kanal in der Integration auswählen. |
| bekommt die Daten auf anderem Weg | Manuell oder Sonstige | Nichts. Workist überträgt bei diesen Wegen nichts. |
Klicken Sie auf Speichern.
2. Dateiformat festlegen
Unter Ausgabedatei legen Sie fest, was in der Datei steht. Die Felder beschreibt Schritt 4 — Ausgabedatei im Detail.
- Format: Lassen Sie das Feld für das Serialisierungsmodul leer, erzeugt Workist das Standardformat des Produkts, z. B. Workist-XML für Bestellungen. Aufbau und Felder jedes Formats stehen unter Ausgabeformate. Andere Formate richten Sie gemeinsam mit Workist ein.
- Zusätzliche Felder: Unter Zusätzliche Kopfzeilendatenfelder und Zusätzliche Positionszeilenfelder ergänzen Sie weitere Felder. Geben Sie nur Feldnamen ein, die das Format kennt; ein unbekannter Name lässt die Erzeugung der Ausgabedatei für jedes Dokument fehlschlagen.
- Optionale Elemente:
<External_Document_Link>(Dateiname der mitgesendeten PDF),<Workist_URL>(Link in die Workbench),<Received_By>(E-Mail-Adresse des Absenders), außerdem kurze Dateinamen. - Bestellkanäle: Soll die Datei aus einer individuellen Zuordnung (Output Mapper) entstehen, richtet Workist diese mit Ihnen ein.
Klicken Sie auf Speichern, auch wenn Sie nichts geändert haben: Erst dann gelten die Schalter für die optionalen Elemente.
3. Begleitdateien und Zielordner festlegen
Zurück unter Upload legen Sie fest, welche Dateien neben der Ausgabedatei mitgehen:
- Originaldokument hochladen (Standard: an): das verarbeitete Dokument, meist als PDF, mit demselben Dateinamen wie die Ausgabedatei.
- Originale E-Mail hochladen (nur SFTP): die ursprüngliche E-Mail als
.eml. - Zusätzliche Dateien (nur Bestellkanäle): weitere Anhänge derselben E-Mail, z. B. Lieferscheine oder Angebote.
- Zielordner für generierte Dateien und Zielordner für ausgehende Dokumente (nur SFTP): leer =
/incoming.
4. Verbindung einrichten
| Übertragungsweg | Einrichtung |
|---|---|
| SFTP, Workist-verwaltet | Seite SFTP leer lassen. Ihr öffentlicher SSH-Schlüssel muss unter Einstellungen → Öffentliche SFTP-Schlüssel hinterlegt sein, siehe Schritt 1. |
| SFTP, eigener Server | Unter SFTP Host, Port (Pflicht), Benutzername, Hostkey im Format <Typ> <Base64> und Passwort eintragen. Ohne Passwort meldet sich Workist mit seinem eigenen SSH-Schlüssel an, den Sie auf Ihrem Server freigeben. |
| AS2 | Unter AS2 Endpunkt, AS2-Name und Zertifikate Ihres Partners eintragen. Ihr Partner hinterlegt die AS2-ID und Zertifikate von Workist. Workist signiert und verschlüsselt und erwartet eine synchrone MDN. |
| API | Keine Verbindungsdaten im Kanal nötig. Ihr System ruft die Ergebnisse über die API ab. |
| ERP-Integration | Wird in den Einstellungen der Integration eingerichtet, siehe Konnektoren. |
5. Verstehen, wie Workist zustellt
- Workist überträgt, sobald ein Dokument abgeschlossen ist: von Hand in der Assistenz oder automatisch, wenn die Automatisierung eingeschaltet ist.
- Wie die Dateien auf dem SFTP-Server entstehen (Dateinamen, Reihenfolge, Teildateien, Überschreiben), beschreibt Datenaustausch mittels SFTP. Richten Sie Ihren Import danach ein.
- Schlägt die Übertragung fehl, zeigt das Dokument ein rotes Fehlerbanner. Nach dem Beheben der Ursache übertragen Sie es erneut, siehe Zustellfehler.
- Ist Upload aktivieren ausgeschaltet, überträgt Workist nichts, auch nicht nachträglich.
Checkliste
- Übertragungsweg gewählt und gespeichert.
- Seite Ausgabedatei mindestens einmal gespeichert.
- Begleitdateien und Zielordner wie gewünscht.
- Verbindungsdaten eingetragen bzw. SSH-Schlüssel hinterlegt.
- Ihr System liest aus dem richtigen Ordner bzw. ruft die richtigen Ergebnisse ab.
- Festgelegt, wohin Testergebnisse gehen sollen (siehe Schritt 5).
Wo finde ich die erzeugte Datei?
Öffnen Sie ein abgeschlossenes Dokument und klicken Sie oben auf das Symbol Verarbeitungsverlauf anzeigen. In der Seitenleiste laden Sie die Ausgabedatei über Ergebnis herunterladen herunter.
Nächster Schritt
Testen Sie den Kanal in Schritt 5.