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Schritt 2: Stammdaten konfigurieren und hochladen

Damit Workist eingehende Dokumente korrekt auflösen kann (z. B. Artikelnummern, Kunden, Lieferadressen), benötigt das System eine aktuelle Kopie Ihrer Stammdaten. Dieser Schritt beschreibt, welche Daten zu liefern sind, wie Sie den Import im Master Data Hub einrichten und auf welchem Weg Sie die Daten übertragen.

Welche Stammdaten werden benötigt?​

Welche Stammdatenlisten nötig sind, hängt von Ihrem Anwendungsfall ab. Für nahezu jede Konfiguration brauchen Sie Kunden und Artikel.

StammdatenlisteTypischer Bedarf
Kunden (Auftraggeber / Debitor)Pflicht
ArtikelPflicht
Lieferadressenoptional
Rechnungsadressenoptional
Kundenkontakteoptional
Kundenspezifische Artikeloptional
Einheitenkonvertierungoptional, wenn Workist Einheiten umrechnen soll
Rahmenverträgeoptional, nur für Anfragen und Bestellungen
Angeboteoptional, nur für Bestellungen
Abzugleichende Bestellungenoptional, für Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Dazu kommen je nach Dokumenttyp eine Empfängerliste (Format wie Kunden) und eine Liste interner Kontakte (Format wie Kundenkontakte). Welcher Dokumenttyp welche Liste nutzt, zeigt die Tabelle unter Welcher Dokumenttyp welche Liste nutzt.

Bereiten Sie pro Liste einen aktuellen Export aus Ihrem ERP-System vor — idealerweise als CSV (UTF-8, ; oder , als Trennzeichen). Excel-Dateien (.xls, .xlsx) können Sie per SFTP liefern.

tipp

Beginnen Sie mit einem vollständigen Stammdaten-Export, nicht mit einem Delta. Jeder Import ersetzt die gesamte Liste — Zeilen, die nicht in der neuesten Datei enthalten sind, werden aus dem aktiven Datensatz entfernt. Delta-Importe richtet Workist auf Anfrage ein (siehe Wie ein Import Ihre Daten ersetzt).

Wer Stammdaten einrichten kann​

Den Master Data Hub nutzen Benutzer mit der Rolle Manager, IT oder Admin (siehe Benutzer, Rollen & Teams). Benutzer mit der Rolle IT erhalten außerdem eine E-Mail, wenn ein Import mit einem Fehler fehlschlägt, den Sie selbst beheben können.

Ablauf im Überblick​

  1. Liste anlegen: Legen Sie im Master Data Hub eine Liste pro Stammdatenliste an. Beim Anlegen eines Kanals legt Workist für die wichtigsten Felder bereits leere Listen an; prüfen Sie diese zuerst.
  2. Kanälen zuordnen: Ordnen Sie jede Liste den Kanälen und Feldern zu, die sie nutzen sollen (siehe Kanälen zuordnen).
  3. Import konfigurieren: Legen Sie Dateinamensmuster, Trennzeichen, Codierung und Spaltenzuordnung fest (siehe Transformer-Konfiguration).
  4. Mit einem Probelauf testen: Prüfen Sie die Konfiguration mit einer Beispieldatei, bevor Sie speichern (siehe Probelauf).
  5. Daten liefern: per SFTP, über die API oder als Upload in der Workbench (siehe unten).
  6. Ergebnis prüfen: in der Importhistorie (Status, Zeilen, Fehlermeldung) und im Datenexplorer.

Übertragungsweg wählen​

Stammdaten lassen sich auf drei Wegen an Workist übergeben:

OptionEmpfohlen für
SFTPRegelmäßige, datei-basierte Exporte aus dem ERP — keine eigene Integration nötig
APIProgrammatische Anbindung, ereignisgesteuertes Aktualisieren, große Datenmengen
Upload in der WorkbenchErster Test und gelegentliche manuelle Aktualisierungen

Alle Wege laufen durch dieselbe Importkonfiguration der Liste und erzeugen denselben aktiven Datensatz.

Option A: SFTP​

Beim SFTP-Import legt Ihr ERP-System die Stammdaten-Dateien in regelmäßigen Abständen im Verzeichnis /export des Workist-SFTP-Servers ab (siehe Schritt 1). Workist importiert eine Datei sofort, wenn ihr Name zum Dateinamensmuster einer Liste passt. Temporäre Dateien und weitere Regeln beschreibt die SFTP-Dokumentation.

Wichtig

Ohne passendes Dateinamensmuster wird eine eingehende Datei zwar im SFTP-Verzeichnis abgelegt, aber nicht importiert. Stellen Sie die Importkonfiguration daher fertig, bevor Sie produktive Lieferungen starten.

Ablauf​

  1. Stammdaten-Datei pro Liste aus dem ERP exportieren.
  2. Importkonfiguration der Liste im Master Data Hub einrichten (Dateinamensmuster, Trennzeichen/Codierung, Spaltenzuordnung) und mit einem Probelauf testen.
  3. Datei in das SFTP-Verzeichnis /export hochladen — Workist erkennt sie automatisch und startet den Import.
  4. Ergebnis in der Importhistorie der Liste prüfen.

Nach einer Änderung der Importkonfiguration importieren Sie die zuletzt gelieferte Datei mit dem Import aus dem SFTP-Verzeichnis erneut, ohne sie noch einmal hochzuladen.

Option B: API​

Über die Stammdaten-API lassen sich Stammdaten auf drei Arten übertragen:

  • Als CSV-Datei (höchstens 10 MB). Die API nimmt nur CSV-Dateien an; Excel-Dateien liefern Sie per SFTP.
  • Als Link zu einer öffentlich erreichbaren CSV-Datei.
  • Als Liste von Objekten im JSON-Format (höchstens 10.000 Zeilen pro Anfrage), für größere Mengen in mehreren Blöcken.
hinweis

Alle Varianten durchlaufen die Importkonfiguration der Liste. JSON-Daten wandelt Workist vorher in eine kommagetrennte CSV-Datei (UTF-8) um, deren Spalten die Schlüssel Ihrer Objekte sind. Verwenden Sie bei JSON-Lieferungen deshalb die Workist-Spaltennamen als Schlüssel und lassen Sie in der Importkonfiguration Trennzeichen und Spaltenzuordnung leer. Ohne Importkonfiguration liest Workist jede Datei kommagetrennt und mit den Workist-Spaltennamen.

Für API-Importe brauchen Sie die ID der Liste aus dem Master Data Hub. Authentifizierung, Endpunkte, Datenmodelle und Hinweise zu Massen-Importen finden Sie unter Benutzung der Stammdaten-API.

Option C: Upload in der Workbench​

Für den ersten Test — bevor SFTP-Lieferungen oder die API-Integration produktiv laufen — laden Sie Stammdaten direkt im Master Data Hub hoch. So testen Sie eine neue Importkonfiguration, ohne auf den nächsten ERP-Export warten zu müssen.

  1. Öffnen Sie den Master Data Hub: unten in der linken Navigationsleiste Einstellungen und dann den Eintrag für die Stammdaten.
  2. Öffnen Sie die gewünschte Liste und wechseln Sie auf den Reiter für die Importe.
  3. Ziehen Sie eine CSV-Datei in die Karte zum Hochladen und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Importieren.
  4. Prüfen Sie das Ergebnis in der Importhistorie auf demselben Reiter.

Wichtige Hinweise​

  • Nur CSV. Der Upload in der Workbench nimmt ausschließlich .csv-Dateien an. Excel-Dateien liefern Sie per SFTP.
  • Dieselbe Importkonfiguration. Trennzeichen, Codierung und Spaltenzuordnung ergeben sich aus der Konfiguration der Liste. Wenn die Konfiguration ; als Trennzeichen erwartet, muss Ihre CSV-Datei dieses Trennzeichen verwenden.
  • Erst testen, dann importieren. Ein erfolgreicher Import ersetzt die bisher aktive Version unmittelbar — es gibt keinen Entwurfs- oder Freigabemodus. Testen Sie Ihre Datei deshalb vorher mit einem Probelauf: Er wandelt die Datei um, ohne etwas zu importieren.
  • Bestätigung ≠ Importerfolg. Die grüne Bestätigung im Browser bedeutet lediglich, dass die Datei angenommen wurde. Fehler erscheinen erst später in der Importhistorie als fehlgeschlagener Lauf.
  • Vollimport löscht Fehlendes. Zeilen, die in der neuen Datei nicht mehr enthalten sind, werden aus dem aktiven Datensatz entfernt. Laden Sie also keine gekürzte Testdatei in eine Liste, die ein produktiver Kanal nutzt.

Hilfe und Support​

Wenn ein Stammdaten-Import scheitert oder die Werte nicht wie erwartet im Workist-Schema landen, prüfen Sie zuerst die Fehlermeldung in der Importhistorie. Wenden Sie sich sonst an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie die folgenden Informationen bereit:

  • den Namen der Liste im Master Data Hub und den Stammdatentyp (z. B. „Artikel“),
  • den Zeitpunkt des fehlgeschlagenen Imports (Spalte Importiert am in der Importhistorie),
  • die Eingabedatei des Imports (in der Importhistorie verlinkt),
  • die Fehlermeldung des Imports bzw. das Ergebnis eines Probelaufs.