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Schritt 3: Verarbeitungskanal konfigurieren

In diesem Schritt richten Sie den Verarbeitungskanal ein: Sie legen fest, wie Dokumente in den Kanal gelangen, welche Felder Workist extrahiert, ab welcher Sicherheit automatisiert wird und welche Stammdaten für den Abgleich verwendet werden.

Die vollständige Beschreibung aller Einstellungen finden Sie im Bereich Kanal-Konfiguration. Diese Seite führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die wichtigsten Punkte.

Voraussetzungen​

1. Kanal anlegen​

Nutzen Sie einen vorhandenen Kanal oder legen Sie einen neuen an: Klicken Sie in der linken Navigation auf das Produkt (z. B. Bestellungen) und in der Ansicht Alle Kanäle auf Kanal hinzufügen. Mit Kanal duplizieren (Drei-Punkte-Menü ⋮ im Kanal) übernehmen Sie alle Einstellungen eines bestehenden Kanals. Details: Kanäle anlegen und duplizieren.

Ein neuer Kanal ist sofort aktiv
  • Das E-Mail-Postfach des Kanals nimmt ab dem Anlegen E-Mails an.
  • Die Automatisierung ist ausgeschaltet: Jedes Dokument wartet in der Assistenz.
  • Die Übertragung ist eingeschaltet: Sobald jemand ein Dokument abschließt, legt Workist die Ergebnisse auf dem Workist-verwalteten SFTP-Server ab.

Richten Sie deshalb den Ausgang in Schritt 4 ein, bevor Sie Dokumente abschließen.

Die Kanal-Konfiguration öffnen Sie im Kanal über das Drei-Punkte-Menü (⋮) → Kanal verwalten.

2. Allgemeine Angaben festlegen​

Unter Allgemein vergeben Sie den Kanalnamen und das zuständige Team. Nur Mitglieder dieses Teams sehen den Kanal und seine Dokumente.

3. Eingang einrichten​

Unter Eingehende Dokumente legen Sie fest, wie Dokumente in den Kanal kommen:

  • E-Mail: Prüfen Sie den Postfachnamen und damit die Adresse des Kanals. Ihre Absender:innen schicken Dokumente an diese Adresse, oder Sie leiten ein bestehendes Postfach dorthin weiter. Welche Anhänge Workist verarbeitet, steht unter Welche Dateien verarbeitet Workist?.
  • Selbstbedienungsformulare (nur Bestellkanäle): Ihre Kund:innen erfassen Bestellungen in einem Webformular.

Sprachagenten richten Sie in einem eigenen Bereich ein, siehe Sprachagenten.

4. Dokumentenverarbeitung konfigurieren​

Unter Dokumentenverarbeitung legen Sie fest, welche Felder Workist extrahiert, welche Stammdaten es für den Abgleich nutzt und welche Prüfungen laufen. Weisen Sie dort insbesondere die Stammdaten aus Schritt 2 zu.

Lassen Sie die Automatisierung vorerst ausgeschaltet. Sie schalten sie erst ein, wenn die Ergebnisse beim Testen stimmen.

Nächster Schritt​

Richten Sie in Schritt 4 ein, wie und in welchem Format die Ergebnisse in Ihr System gelangen.