Schritt 5: Testen
Bevor Sie live gehen, schicken Sie echte Beispieldokumente durch den Kanal und prüfen die Ergebnisse in der Workbench und in Ihrem System.
Workist hat keinen Testmodus für Kund:innen: Sie können Dokumente nicht als Test markieren. Die Übertragung ist standardmäßig eingeschaltet. Jedes Testdokument, das Sie abschließen, überträgt Workist wie ein echtes, an das Ziel, das unter Upload eingestellt ist. Legen Sie deshalb vor dem ersten Test fest, wohin Testergebnisse gehen.
Voraussetzungen
- Ein eingerichteter Kanal aus Schritt 3 und Schritt 4.
- Einige echte Beispieldokumente, z. B. Bestellungen verschiedener Kund:innen, mit unterschiedlichen Layouts, mehrseitig und mit mehreren Anhängen.
1. Festlegen, wohin Testergebnisse gehen
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten. Alle Einstellungen finden Sie in der Kanal-Konfiguration unter Upload.
| Möglichkeit | So geht's | Beachten Sie |
|---|---|---|
| Nur in der Workbench prüfen | Neue Kanäle haben die Automatisierung ausgeschaltet. Workist überträgt also nichts, bevor jemand ein Dokument in der Assistenz abschließt. Prüfen Sie die Extraktion und löschen Sie Testdokumente über das Zeilenmenü (Löschen), statt sie abzuschließen. | Testet nur die Extraktion, nicht die Ausgabedatei und die Zustellung. |
| Eigener Testordner (SFTP) | Tragen Sie unter Zielordner für generierte Dateien und Zielordner für ausgehende Dokumente einen Ordner ein, den Ihr Produktivimport nicht liest, z. B. /test. Bei AS2 tragen Sie stattdessen den Testendpunkt Ihres Partners ein. | Stellen Sie die produktiven Ziele vor dem Go-live wieder ein. |
| Übertragung ausschalten | Schalten Sie Upload aktivieren aus oder wählen Sie als Übertragungsweg Manuell. Workist verarbeitet die Dokumente, überträgt aber nichts. Die Ausgabedatei laden Sie im Verarbeitungsverlauf herunter. | Dokumente, die Sie in dieser Zeit abschließen, überträgt Workist auch später nicht. Nach Manuell müssen Sie Upload aktivieren beim Zurückwechseln wieder einschalten. |
| Testkanal | Duplizieren Sie den Kanal (⋮ → Kanal duplizieren) und ändern Sie in der Kopie sofort die Ziele (Testordner, AS2-Testendpunkt) oder schalten Sie dort die Übertragung aus. Schicken Sie Testdokumente an die Adresse der Kopie. | Die Kopie liefert zunächst an dieselben Ziele wie das Original. Kanäle löschen kann nur Workist; deaktivieren Sie nach dem Test das Postfach der Kopie. |
Bei API überträgt Workist nichts aktiv. Läuft Ihr Abrufprozess schon produktiv, holt er aber auch Testergebnisse ab. Testen Sie deshalb, bevor Sie ihn produktiv schalten, oder prüfen Sie die Ergebnisse dort von Hand.
2. Testdokumente senden
- Per E-Mail: Schicken oder leiten Sie Beispieldokumente an die Adresse des Kanals. Die Adresse kopieren Sie in der Dokumentenübersicht über Datei senden... → E-Mail Adresse kopieren.
- Per Upload: Klicken Sie in der Dokumentenübersicht auf Datei senden... → Vom Computer hochladen. Eine hochgeladene
.eml- oder.msg-Datei behandelt Workist wie eine eingegangene E-Mail; so testen Sie echte Kundenmails samt Anhängen.
Welche Dateien und Anhänge Workist verarbeitet, steht unter Welche Dateien verarbeitet Workist?.
3. Ergebnis in der Workbench prüfen
- Das Dokument erscheint im Eingang des Kanals. Bei ausgeschalteter Automatisierung wartet es in der Assistenz.
- Prüfen Sie die extrahierten Kopf- und Positionsdaten und den Abgleich mit Ihren Stammdaten (Kunde, Artikel, Adressen).
- Schließen Sie das Dokument mit Abschließen ab, wenn Sie auch die Ausgabedatei prüfen wollen.
- Öffnen Sie über das Symbol Verarbeitungsverlauf anzeigen die Seitenleiste und laden Sie die Datei über Ergebnis herunterladen herunter.
- Vergleichen Sie die Datei mit der Beschreibung Ihres Formats unter Ausgabeformate.
4. Konfiguration anpassen und erneut prüfen
- Passen Sie die Kanal-Konfiguration oder Ihre Stammdaten an.
- Dokumente, die noch in der Assistenz liegen, extrahiert Workist mit Erneut verarbeiten (Zeilenmenü) neu, mit der aktuellen Konfiguration und den aktuellen Stammdaten. Ihre Änderungen am Dokument gehen dabei verloren.
- Änderungen unter Upload und Ausgabedatei gelten für das nächste Dokument, das Sie abschließen.
5. Zustellung prüfen
| Übertragungsweg | Woran Sie den Erfolg erkennen |
|---|---|
| SFTP | Die Dateien liegen im Zielordner. Ihr Import liest nur vollständig geschriebene Dateien, siehe Datenaustausch mittels SFTP. |
| AS2 | Ihr Partner bestätigt den Empfang. |
| ERP-Integration | Der Beleg erscheint in Ihrem ERP-System. |
| API | Ihr System ruft das Ergebnis ab. |
Schlägt die Zustellung fehl, zeigt das Dokument ein rotes Fehlerbanner mit der Antwort des Zielsystems. Beheben Sie die Ursache und übertragen Sie erneut, siehe Zustellfehler.
6. Live gehen
- Produktive Ziele eingestellt (Zielordner bzw. AS2-Endpunkt), richtiger Übertragungsweg gewählt, Upload aktivieren eingeschaltet.
- Testkanäle deaktiviert (Postfach und Übertragung aus).
- Absender:innen informiert bzw. Weiterleitung auf die Adresse des Kanals eingerichtet.
- Automatisierung aktiviert eingeschaltet, sobald die Ergebnisse zuverlässig stimmen, am besten in Absprache mit Ihrer Ansprechperson bei Workist. Siehe Dokument → Automatisierung.
- Automatisierungsrate in den Statistiken beobachten (im Kanal: ⋮ → Kanalanalysen anzeigen).
Hilfe und Support
Wenn ein Test nicht das erwartete Ergebnis liefert, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei Workist und halten Sie bereit:
- den Kanalnamen und das betroffene Dokument (Betreff oder Zeitpunkt),
- was Sie erwartet haben und was Workist geliefert hat,
- bei Zustellproblemen den Text des Fehlerbanners.