microtech büro+

Workist verbindet sich über die GraphQL-Schnittstelle von microtech büro+ mit Ihrer Installation. Workist liest Adressen, Artikel und offene Angebote als Stammdaten und legt abgeschlossene Bestellungen und Anfragen als Vorgänge an. In büro+ wird nichts installiert.

Überblick

Voraussetzungen

• microtech büro+ mit freigeschalteter GraphQL-Schnittstelle und einem Client (Client-ID und Client-Secret) für den Zugriff von Workist.
• Workist muss die Schnittstelle Ihrer Installation erreichen. Wie die Verbindung hergestellt wird, stimmen Sie mit Ihrer Ansprechperson bei Workist ab.
• Die Vorgangsarten, die Workist anlegen soll, zum Beispiel „Auftragsbestätigung“ und „Anfrage“, sind in büro+ eingerichtet.

Datenfluss

Richtung	Inhalt	Zeitpunkt
büro+ → Workist	Kunden, Ansprechpartner, Anschriften, Artikel, offene Angebote	täglich um 04:00 Uhr deutscher Zeit und auf Knopfdruck
Workist → büro+	Vorgang der eingestellten Vorgangsart mit Positionen, Bestelldokument (PDF) und Original-E-Mail	sobald eine Bestellung oder Anfrage abgeschlossen ist

Was wir aus microtech büro+ lesen

Stammdaten in Workist	Quelle in microtech büro+
Kunden	Adressen mit Kundenkennzeichen (fnIsCustomer)
Kundenkontakte	Ansprechpartner
Lieferadressen	Anschriften (alle Anschriften jeder Adresse)
Rechnungsadressen	Anschriften (dieselben wie bei den Lieferadressen)
Artikel	Artikel
Offene Angebote	Offene Vorgänge der Vorgangsart aus „Angebot Sync Vorgangsart“, je Position

• Workist liest alle Artikel, auch als historisch gekennzeichnete.
• Offene Angebote liest Workist nur, wenn eine Angebots-Vorgangsart eingetragen ist. Als erledigt markierte Vorgänge liest Workist nicht.
• Kundenspezifische Artikelnummern, Einheitenumrechnungen, Rahmenverträge und Preise liest Workist nicht aus büro+.

Welche Felder Workist im Einzelnen übernimmt, steht in der Feldreferenz.

Was wir in microtech büro+ schreiben

Neuer Vorgang

Für jede abgeschlossene Bestellung legt Workist einen Vorgang der „Bestell-Vorgangsart“ an, für jede Anfrage einen Vorgang der „Anfrage-Vorgangsart“:

• Kopf: Kunde, Belegdatum, Bestell- bzw. Anfragenummer als Herkunfts- und Auftragsnummer, eine Bezeichnung wie „Workist Order #4711“ und das Lieferdatum.
• Anschriften: Rechnungs- und Lieferanschrift aus dem Dokument. Jede Angabe, die im Dokument steht, überschreibt die Standardanschrift, die büro+ aus der Kundenadresse vorbelegt.
• Positionen: Artikelnummer, Menge, Einheit und Lieferdatum. Preise berechnet büro+.
• Dokumente: Ist eine Dokumenten-Systemart eingetragen, hängt Workist das Bestelldokument (PDF) und, bei E-Mail-Eingang, die Original-E-Mail an den Vorgang.

Angebot wandeln

Passt die Angebotsreferenz einer Bestellung zu einem offenen Angebot aus büro+, legt Workist keinen neuen Vorgang an. Stattdessen wandelt Workist das Angebot mit der Prozesskette von büro+ in die „Bestell-Vorgangsart“ um und hängt die Dokumente an. Wie Workist Angebotsreferenzen abgleicht, steht unter Abgleich.

Als Referenz am Beleg in der Workbench speichert Workist die Belegnummer des Vorgangs aus büro+.

Einrichtung in der Workbench

1. Öffnen Sie Einstellungen → Geschäftssysteme (ERP) → Integrationen und klicken Sie bei microtech büro+ auf Verbinden.

2. Tragen Sie die Verbindung ein:

   Feld	Inhalt
   Name der Integration	frei wählbar
   Installations-Basis-URL	Adresse Ihrer Installation bis einschließlich der Instanz-ID
   Client-ID, Client-Secret	Zugang für Workist aus büro+
   Bestell-Vorgangsart	Bezeichnung der Vorgangsart für Bestellungen, zum Beispiel „Auftragsbestätigung“
   Anfrage-Vorgangsart	Bezeichnung der Vorgangsart für Anfragen, zum Beispiel „Anfrage“
   Angebot Sync Vorgangsart	Bezeichnung der Vorgangsart, deren offene Vorgänge Workist als Angebote liest, zum Beispiel „Angebot“
   Bestelldokument Systemart, Anfrage-Dokument Systemart	Dokumenten-Systemart für die angehängten Dokumente; leer lassen, wenn Workist nichts anhängen soll
   Bestellungskanäle, Kanäle für Angebotsanfragen	Kanäle, deren Belege Workist an büro+ überträgt

3. Klicken Sie auf Erstellen. Workist prüft dabei die Zugangsdaten bei büro+. Lehnt büro+ sie ab, wird die Integration nicht gespeichert. Den Stand der Anmeldung zeigt der Integrationsstatus.

4. Mit Stammdaten Update starten laden Sie die Stammdaten sofort.

Wenn Sie die Integration später bearbeiten, prüft Workist beim Speichern, ob es die eingetragenen Vorgangsarten und Dokumenten-Systemarten in büro+ gibt. Client-ID und Client-Secret lassen Sie leer, wenn sie gleich bleiben. Neue Zugangsdaten prüft Workist beim Speichern.

Wie die Stammdaten in den Kanälen ankommen und wie Workist die Kanäle umstellt, steht unter Was alle Konnektoren gemeinsam haben.

Fehlerbehandlung

Lehnt büro+ einen Vorgang ab, erscheint der Beleg wieder unter den offenen Belegen, mit der Meldung aus büro+. Workist versucht es nicht automatisch erneut. Beheben Sie die Ursache und schließen Sie den Beleg nach Erneut assistieren wieder ab.

• Gibt es eine eingetragene Vorgangsart in büro+ nicht mehr, überträgt Workist nichts und meldet das am Beleg.
• Scheitert das Anhängen der Dokumente, ist der Vorgang in büro+ bereits angelegt. Workist markiert den Beleg trotzdem als fehlgeschlagen und nennt die Belegnummer. Schließen Sie den Beleg dann nicht erneut ab, sonst entsteht ein zweiter Vorgang. Hängen Sie die Dokumente in büro+ an oder verwerfen Sie den Beleg in Workist.
• Scheitert das Wandeln eines Angebots, legt Workist keinen neuen Vorgang an, damit in büro+ keine Doppelten entstehen.

Einschränkungen

• Beim Wandeln eines Angebots übernimmt büro+ die Positionen aus dem Angebot. Abweichende Mengen oder zusätzliche Positionen der Bestellung überträgt Workist dabei nicht.
• Positionen ohne Artikelnummer überträgt Workist nicht.
• Workist prüft vor dem Anlegen nicht, ob es zur Bestellung schon einen Vorgang gibt. Wird eine Bestellung erneut abgeschlossen, entsteht ein weiterer Vorgang.

Feldreferenz

Gelesene Felder

Kunden

Workist-Spalte	Aus microtech büro+
client_id1	fldAdrNr
company_name	fldSuchBeg – sonst fldNa1 + fldNa2 + fldNa3 der Anschrift
address1	fldStr der Standard-Rechnungsanschrift – sonst der Standard-Lieferanschrift
zip_code	fldPLZ (wie oben)
city	fldOrt (wie oben)
po_box	fldPostf (wie oben)
country	fldLandKennz – sonst fldLand (wie oben)

Kundenkontakte

Workist-Spalte	Aus microtech büro+
partition_id	fldAdrNr
contact_id	fldID – sonst fldAspNr
first_name	fldVNa
last_name	fldNNa
phone	fldTel1 – sonst fldMTel
email	fldEMail1

Liefer- und Rechnungsadressen

Beide Adressarten haben dieselben Felder.

Workist-Spalte	Aus microtech büro+
partition_id	fldAdrNr
address_id1	fldAnsNr
name	fldNa1 + fldNa2 + fldNa3
address1	fldStr
zip_code	fldPLZ
city	fldOrt
po_box	fldPostf
country	fldLandKennz – sonst fldLand
phone	fldTel

Artikel

Workist-Spalte	Aus microtech büro+
article_id1	fldArtNr
article_id3	fldBarCd
description	fldKuBez1
order_units	fldEinh

Offene Angebote

Workist-Spalte	Aus microtech büro+
partition_id	fldAdrNr
offer_number	fldBelegNr
valid_from	fldDat (Belegdatum)
position_number	fldPosNr
article_id1	fldArtNr
article_description	fldBez der Position (Text ohne RTF-Formatierung)
quantity	fldMge
unit	fldEinh

Positionen ohne Artikelnummer übernimmt Workist nicht in die Angebote.

Geschriebene Felder

Aufgeführt sind die Felder, die Workist befüllt. Belegnummer, Preise, Summen und alle übrigen Felder setzt büro+ selbst.

Vorgang – Kopf

Feld	Inhalt
fldArt	Vorgangsart aus „Bestell-Vorgangsart“ bzw. „Anfrage-Vorgangsart“
fldAdrNr	Kunde (Kundennummer)
fldDat	Bestelldatum bzw. Anfragedatum – sonst das heutige Datum
fldHerkBelegNr	Bestellnummer bzw. Anfragenummer
fldAuftrNr	Bestellnummer bzw. Anfragenummer
fldBez	Workist Order #<Bestellnummer> bzw. Workist RFQ #<Anfragenummer>
fldLiefDat	Lieferdatum, wenn vorhanden

Vorgang – Rechnungs- und Lieferanschrift

Nur Felder, die im Dokument gefüllt sind.

Feld	Inhalt
fldReNa1 / fldLiNa1	Name – sonst Firmenname
fldReNa2 / fldLiNa2	Firmenname 2
fldReNa3 / fldLiNa3	Firmenname 3
fldReStr / fldLiStr	Straße und Hausnummer
fldRePLZ / fldLiPLZ	Postleitzahl
fldReOrt / fldLiOrt	Ort
fldReLandKennz / fldLiLandKennz	Land

Vorgang – Positionen

Feld	Inhalt
fldArtNr	Artikelnummer (Positionen ohne Artikelnummer werden nicht übertragen)
fldMge	Menge
fldEinh	Einheit
fldLiefDat	Lieferdatum der Position